Архивная справка для Пенсионного фонда (с 2023 года — Социального фонда России, СФР) — это важнейший документ, подтверждающий трудовой стаж и размер заработной платы за периоды прошлых лет. Чаще всего она требуется, когда предприятие-работодатель уже ликвидировано, и подтвердить свою трудовую деятельность можно только через архив.

В данной статье мы подробно разберем, как выглядит образец архивной справки, какие данные в нем обязательно указывать, а также предоставим актуальные контакты и информацию о том, как обратиться в ведомства для получения документа.

Описание документа и особенности оформления

Архивная справка составляется на официальном бланке государственного органа, органа местного самоуправления или организации, в архиве которой хранятся документы. Согласно Правилам делопроизводства, рекомендуемый образец приведен в приложении №29 к Правилам организации архивного дела.

При заполнении бланка архивной справки необходимо учитывать следующие ключевые моменты:

• Сведения о заявителе: Ф.И.О. (в родительном падеже), дата рождения.
• Трудовой стаж: указываются точные даты приема и увольнения, профессия/должность.
• Переименования: Важно! Если организация в период работы сотрудника была переименована, в справке обязательно указываются даты переименований и названия, соответствующие этим датам.
• Заработная плата: если справка запрашивается для начисления пенсии, отражаются помесячные суммы заработка (для расчета коэффициента).
• Цитирование: если в архивной справке приводятся выдержки из документов, они заключаются в кавычки.

Где скачать образец и бланк

Вы можете бесплатно скачать актуальные на 2026 год формы и заполненные образцы справок для ПФР (СФР) по ссылкам ниже:

1. Скачать бесплатно бланк образца справки в Пенсионный фонд для начисления пенсии для заполнения (Word)
2. Скачать образец справки о стаже работы и заработной плате в Пенсионный фонд для оформления пенсии (Excel)
3. Скачать образец справки о заработной плате для СФР (PDF)
4. Скачать образец архивной справки по заработной плате (PDF)
5. Скачать справку для назначения пенсии (Word, заполненный образец)
6. Скачать образец архивной справки о подтверждении трудового стажа (Форма 9)

Разработанный бланк справки о стаже может быть утвержден в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству конкретного предприятия.

Контакты для обращений

Для получения архивной справки необходимо обращаться в архив по месту нахождения организации-работодателя. Если вы не знаете, где хранятся документы ликвидированного предприятия, запрос можно направить через Социальный фонд России (СФР) или региональные управления архивами.

Официальный сайт

Основной портал Социального фонда России: sfr.gov.ru

Для получения государственных услуг в электронном виде: gosuslugi.ru

Горячая линия

Телефон контакт-центра Социального фонда России (СФР): 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России).

Номера телефонов

Телефоны региональных управлений архивами зависят от субъекта РФ. Например, Управление архивами Свердловской области можно найти на сайте соответствующего министерства области. Рекомендуется уточнять контакты на официальных порталах вашего региона.

Электронный адрес

Электронная почта для обращений в СФР: info@sfr.gov.ru

Для обращений по вопросам оформления справок в образовательных учреждениях (если стаж связан с обучением/работой в вузе) используйте специализированные контакты. Например, по бакалавриату: nshulginahse.ru (Шульгина Нурила Калыбековна).

Личный кабинет

Подать заявление на получение архивной справки или запросить сведения о стаже можно дистанционно:

• Личный кабинет СФР: доступен на официальном сайте Социального фонда. В разделе «Справки» можно сформировать запрос.
• Госуслуги: в каталоге услуг выберите раздел «Пенсия, пособия и льготы», далее — запрос выписки и справок.

Инструкция по работе с архивной справкой формы 9 в электронном виде:

1. Войдите в личный кабинет и перейдите в раздел «Справки».
2. Нажмите кнопку «Скачать».
3. Архивная справка Ф.9 в электронном виде будет сформирована в режиме онлайн в архивированном виде.
4. Документ будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (файл form.pdf) вместе с файлом электронной подписи (form.pdf.sig).

Личный прием

Если электронный способ вам не подходит, вы можете обратиться за личным приемом к специалистам СФР или в государственные архивы.

График приема

Стандартный график приема граждан в клиентских службах СФР:

• Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00
• Перерыв: с 13:00 до 14:00
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: график приема в региональных архивах может отличаться, рекомендуется уточнять время работы заранее.

Отделы

В структуре организаций, выдающих архивные справки, можно выделить следующие ключевые отделы:

• Отдел кадров (по месту работы): выдает справку о стаже (в т.ч. форму СТД-Р, которая выдается сотруднику при увольнении и сведения из которой направляются в ПФР).
• Архивный отдел предприятия: хранит документы за прошлые годы.
• Государственные/муниципальные архивы: принимают запросы от граждан, чьи работодатели были ликвидированы. В архиве работают отделы научно-справочного аппарата и отделы использования документов.
• Клиентская служба СФР: принимает запросы и помогает с направлением межведомственных запросов в архивы.

Руководство

Если при получении архивной справки возникли спорные ситуации (например, отказ в поиске документов или неполные данные), вы можете обратиться к руководству:

• Руководитель клиентской службы СФР по вашему региону.
• Директор государственного архива субъекта РФ.
• Начальник отдела кадров действующего предприятия.

Отзывы

Граждане, оформлявшие пенсию в 2025-2026 годах, отмечают, что процесс получения архивных справок стал значительно проще благодаря электронному межведомственному взаимодействию. Однако в отзывах часто встречаются советы:

• Подавать запрос в архив заблаговременно (за 2-3 месяца до наступления пенсионного возраста), так как поиск документов в архивах может занимать до 30 дней.
• Обязательно проверять наличие переименований предприятия — это частая причина отказов ПФР из-за несовпадения записей в трудовой книжке и справке.
• Использовать форму 9 в электронном виде с ЭЦП — она имеет такую же юридическую силу, как и бумажная, но экономит время на визиты в ведомства.

Правильное оформление архивной справки — залог быстрого и корректного начисления пенсии. Пользуйтесь актуальными бланками 2026 года и при необходимости консультируйтесь со специалистами СФР!