При оформлении пенсии или перерасчете стажа часто возникает необходимость подтвердить периоды работы, которые не были учтены в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица. В таких случаях Пенсионный фонд России (СФР) требует предоставить архивную справку о работе. В этой статье мы подробно разберем, как выглядит образец такой справки, как ее правильно составить, а также приведем все необходимые контакты государственных ведомств для решения вопроса.

Описание документа

Архивная справка о работе — это официальный документ, выдаваемый государственным или ведомственным архивом, который подтверждает факт работы гражданина в определенной организации в конкретный период времени. Основная цель данного документа — восстановить пенсионные права гражданина при утрате работодателем первичной бухгалтерской и кадровой документации.

Справка составляется на основании лицевых счетов, приказов о приеме на работу и увольнении, штатных расписаний, ведомостей на выдачу заработной платы и других документов, хранящихся в архиве. Документ должен содержать:

• ФИО работника (в т.ч. девичью фамилию, если она менялась);
• Наименование организации-работодателя;
• Период работы (с точной даты по точную дату);
• Должность и профессию с указанием квалификации;
• Особые условия труда (если они были, например, вредное производство, работа в районах Крайнего Севера);
• Основание для выдачи справки (номера архивных фондов, описей и дел);
• Подпись руководителя архива, печать учреждения.

Образец архивной справки

Ниже представлен типовой образец архивной справки, который принимается Социальным фондом России (СФР). Вы можете использовать его как шаблон для запроса или сверки.

Пример заполнения:

Штамп государственного архива

Исх. № 145-а от г.

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Выдана гражданину(ке) Иванову Ивану Ивановичу (девичья фамилия — Петрова) в том, что по данным архивного фонда № Р-145, описи № 3, дела № 45, он(а) действительно работал(а) в открытом акционерном обществе «Заря» (ранее — завод «Заря» Министерства машиностроения СССР) в должности токаря-расточника 5 разряда с г. по г.

Основание: Приказы о приеме на работу и увольнении (л. 12, 45), лицевые счета по начислению заработной платы за 1985-1997 гг. (л. 5-120).

Особые условия труда: В указанный период работа протекала в нормальных условиях, без права на льготное пенсионное обеспечение.

Директор государственного архива ______________ / Сидоров А.В. /
М.П.

Контакты для обращений

Для получения архивной справки гражданам необходимо обращаться в архив по месту нахождения организации-работодателя. Если организация была ликвидирована, ее документы должны были быть переданы в муниципальный, региональный или федеральный архив. Также консультации по вопросам пенсионного стажа предоставляет Социальный фонд России (СФР).

Официальный сайт

Социальный фонд России (СФР): sfr.gov.ru
Федеральное архивное агентство (Росархив): archives.gov.ru

Горячая линия

Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России). Операторы подскажут, какой именно архив вам нужен и какие документы потребуются для подтверждения стажа.

Номера телефонов

• Росархив: +7 (495) -95-78-65 (приемная)
• Главное архивное управление г. Москвы: +7 (495) -29-80-04
• Центральный государственный архив г. Санкт-Петербурга: +7 (812) -10-37-19

Примечание: номера телефонов региональных архивов лучше уточнять на официальных сайтах администраций субъектов РФ, так как их множество.

Электронный адрес

• Электронная почта Росархива: rosarhiv@archives.gov.ru
• Электронная почта СФР для обращений: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Подать заявление на получение архивной справки можно удаленно через государственные порталы. Для этого необходимо авторизоваться в личном кабинете:

• Личный кабинет СФР (es.pfrf.ru): позволяет проверить свой стаж, подать заявление на назначение пенсии и записаться на прием к специалисту для консультации по неучтенным периодам работы.
• Портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru): в каталоге услуг выберите раздел «Пенсия, пособия и льготы» -> «Установление пенсии». Здесь также можно найти услуги региональных архивов по выдаче архивных выписок и справок (доступность зависит от региона).

Личный прием

Если электронные сервисы вам недоступны, вы можете обратиться за услугой лично. Для этого необходимо прийти в МФЦ, клиентскую службу СФР или непосредственно в Государственное архивное учреждение. При себе обязательно нужно иметь:

1. Паспорт гражданина РФ.
2. СНИЛС.
3. Трудовую книжку (или ее копию).
4. Заявление о выдаче архивной справки.

График приема

Клиентские службы СФР и МФЦ:

• Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00
• Суббота, Воскресенье: выходной

Государственные архивы (читальные залы и отдел выдачи справок):

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 17:30 (перерыв с 13:00 до 14:00)
• Пятница: с 09:00 до 16:00 (перерыв с 13:00 до 14:00)
• Суббота, Воскресенье: выходной

Внимание! Перед визитом в архив обязательно уточняйте график работы конкретного учреждения, так как время приема граждан может отличаться.

Отделы

В структуре архивных учреждений за выдачу справок для пенсионных нужд отвечают следующие подразделения:

• Отдел информационного обеспечения (или отдел использования документов): непосредственно осуществляет поиск информации по запросам граждан и юридических лиц, составляет тексты архивных справок и выписок.
• Научно-справочная библиотека: предоставляет каталоги и путеводители для самостоятельного поиска фондов ликвидированных предприятий.
• Отдел кадров и делопроизводства: принимает и регистрирует входящие заявления от граждан.

В Социальном фонде России (СФР) вопросами подтверждения стажа занимается отдел по установлению пенсий и группа по работе с обращениями граждан.

Руководство

Если вы столкнулись с нарушением сроков выдачи справки или необоснованным отказом, вы можете направить жалобу руководству:

• Руководитель Федерального архивного агентства: Аристов Евгений Николаевич;
• Председатель Социального фонда России: Чирков Сергей Анатольевич.

Контакты руководителей региональных архивных служб (главных хранителей фондов и директоров) доступны на информационных стендах в зданиях архивов и на официальных сайтах субъектов РФ.

Отзывы

Отзывы граждан о процессе получения архивных справок полярны:

• Положительные: Многие отмечают, что с внедрением межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) процесс ускорился. Если архив хорошо оцифровал описи, справку удается получить за 5-10 дней. Также хвалят возможность подать запрос через Госуслуги без выезда в другой регион.
• Отрицательные: Основная масса негативных отзывов связана с длительными сроками ожидания (до 30 дней + продление еще на 30 дней), а также с ситуациями, когда документы организации были утрачены (например, из-за пожара или небрежности при ликвидации предприятия). В таких случаях архив выдает официальный ответ об отсутствии сведений, что делает подтверждение стажа возможным только через суд с привлечением свидетелей.