Прием нового сотрудника на работу — это не только заключение трудового договора и оформление приказа, но и ряд обязательных процедур, связанных с уведомлением государственных органов. В связи с внедрением системы ЕФС-1 (Единая форма сведений) порядок взаимодействия с Пенсионным фондом существенно изменился. В этой статье мы подробно разберем, какие документы и сведения необходимо отправлять в Социальный фонд России (СФР, правопреемник ПФР) при трудоустройстве работника, а также предоставим актуальные контакты и информацию для обращений.

Описание: новые реалии отчетности при приеме на работу

С 2023 года Пенсионный фонд и Фонд социального страхования объединены в Социальный фонд России (СФР). Теперь работодателям не нужно подавать отдельные отчеты в разные инстанции. При приеме на работу сотрудника работодатель обязан предоставить в СФР уведомление по форме ЕФС-1. Это касается всех категорий работников, включая пенсионеров и предпенсионеров, которые сегодня составляют значительную и активную часть российского рынка труда. Работа на пенсии сейчас — это часто осознанный выбор. Пенсионеры хотят не просто подработать, но и оставаться активными, общаться и реализовывать свой профессионалький опыт. Работодателю важно корректно оформлять таких сотрудников, чтобы их пенсии и страховые накопления формировались без сбоев.

Какие документы и сведения отправлять в СФР (ПФР)

Главный документ, который подается при приеме на работу — это уведомление о трудоустройстве по форме ЕФС-1. Что необходимо указать и предоставить:

• Сведения о трудовой деятельности: данные о приеме на работу (подраздел 1.1 формы ЕФС-1).
• СНИЛС работника: обязательный реквизит для идентификации лица в системе обязательного пенсионного страхования.
• Данные трудового договора: номер, дата заключения, должность, характер работы.
• Сведения о месте работы: наименование работодателя, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.

Сроки подачи

С 1 января 2023 года действуют строгие сроки: уведомление о приеме на работу или заключении договора ГПХ необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после даты приема сотрудника. Нарушение сроков грозит штрафами.

Особенности для пенсионеров

Если на работу устраивается работающий пенсионер, работодатель подает стандартную форму ЕФС-1. Никаких дополнительных уведомлений в фонд для назначения или перерасчета пенсии работодатель подавать не обязан. Сведения о стаже и начисленных взносах будут учтены фондом автоматически при сдаче ежеквартальной отчетности;

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с предоставлением сведений о работниках, работодатели могут обращаться в Социальный фонд России.

Официальный сайт

sfro.gov.ru — единый портал Социального фонда России, где собрана вся актуальная информация, формы отчетов и нормативные документы.

Горячая линия

Для консультаций по вопросам отчетности и взаимодействия с фондом работает единый телефон:

• 8 (800) -00-00-01 (бесплатно по всей России)

Номера телефонов

Телефоны региональных отделений СФР можно найти на официальном сайте в разделе «Контакты». Для связи с центром электронного взаимодействия по вопросам сдачи отчетности (электронный документооборот) обычно выделяются отдельные номера в каждом территориальном органе.

Электронный адрес

Обращения можно направлять через специальную форму на сайте СФР. Для переписки по конкретным запросам от юридических лиц используются электронные адреса региональных управлений (доступны в личном кабинете или на информационных стендах).

Личный кабинет

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей основным инструментом взаимодействия с фондом является:

1. Личный кабинет юридического лица на сайте СФР — для просмотра состояния расчетов, сверки и подачи обращений.
2. Сервис электронного документооборота (ЭДО), для сдачи формы ЕФС-1. Подключение к ЭДО происходит через операторов связи (Контур, СБИС, Такском и др.) или через бесплатное программное обеспечение СФР (SFR-Telecom).

Личный прием и график приема

Личный прием представителей организаций по вопросам сдачи отчетности и уплаты взносов ведется в территориальных органах СФР. В связи с переходом на электронный документооборот личный визит требуется редко, в основном для сверки расчетов или при камеральных проверках.

График приема:

• Понедельник, Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье — выходной

Примечание: График может отличаться в зависимости от региона. Рекомендуется уточнять время работы вашего отделения на сайте или по телефону.

Отделы

Вопросы приема на работу и подачи формы ЕФС-1 курируют следующие подразделения СФР:

• Отдел персонифицированного учета: отвечает за корректность сведений о стаже и начислениях физических лиц.
• Отдел организации персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями: консультирует по вопросам заполнения форм и работы с электронными сервисами.
• Отдел камеральных проверок: проверяет корректность предоставленной отчетности и применяет санкции за опоздания.

Руководство

Структура управления СФР включает федеральный и региональный уровни:

• Председатель Социального фонда России: отвечает за общее руководство фондом в стране.
• Управляющие региональными отделениями СФР: руководят работой фонда в субъектах РФ. Именно к ним часто обращаются работодатели для решения спорных ситуаций на местах.
• Заместители управляющих по вопросам страхования и персонифицированного учета: курируют непосредственно блоки, связанные с работодателями и их отчетностью.

Отзывы

Отзывы работодателей о процессе подачи сведений при приеме на работу в последние годы стали более позитивными:

• Плюсы: Переход на единую форму ЕФС-1 значительно упростил жизнь бухгалтерам. Больше не нужно подавать отдельные СЗВ-ТД при приеме на работу, все данные ушли в единый отчет. Электронный документооборот позволяет отправлять сведения за пару минут.
• Минусы: Многие работодатели отмечают жесткость новых сроков (1 рабочий день). При массовых приемах (например, сезонные работы) это создает высокую нагрузку на кадровиков. Также периодически возникают технические сбои на стороне операторов ЭДО и самого фонда, из-за которых отчеты могут зависать, что вызывает панику из-за возможных штрафов.