С 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России (СФР). В связи с этим изменились и формы отчетности, и правила ее сдачи. Теперь страхователи (работодатели) сдают единые формы, главная из которых — ЕФС-1. В данной статье мы подробно разберем, какие документы нужны для отчета, как их подать, а также приведем все актуальные контакты и способы связи с Социальным фондом.

Описание: какие документы нужны для отчета

Для предоставления отчетности в СФР (бывший ПФР) работодателям необходимо подготовить и сдать следующие основные формы:

• ЕФС-1 — Единая форма сведений. Заменила собой сразу несколько бывших отчетов ПФР и ФСС. Включает в себя:
• Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) — подается при приеме, увольнении, переводе сотрудника.
• Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (СЗВ-СТАЖ) — отражает информацию о стаже застрахованных лиц.
• Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
• СЗВ-М — ежемесячная сводка о застрахованных лицах (по-прежнему сдается отдельно от ЕФС-1).
• ДСВ-3 — реестр застрахованных лиц, за которых уплачиваются дополнительные страховые взносы (при наличии соответствующих условий).
• ОДВ-1, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР — сопровождающие, исходные и корректирующие формы, необходимые для исправления ранее поданных данных или сдачи отчетности за прошлые периоды.

В форме СЗВ-СТАЖ (которая теперь является разделом ЕФС-1) необходимо отразить информацию о страхователе, застрахованных лицах и их стаже, указав наименование компании (или ФИО ИП), СНИЛС сотрудников и периоды работы.

Электронная отчетность и Личный кабинет

Сдача отчетности в СФР осуществляется преимущественно в электронном виде. Бумажные отчеты имеют право сдавать только работодатели с численностью сотрудников до 10 человек (однако СЗВ-ТД при определенных кадровых событиях все равно сдается электронно, если численность 10 и более).

Личный кабинет страхователя

Для отправки отчетов через официальный сайт СФР используется Кабинет страхователя. Чтобы получить доступ к личному кабинету и отправлять отчеты в электронном виде через портал СФР, необходимо:

1. Авторизоваться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) с учетной записью юридического лица или индивидуального предпринимателя.
2. Иметь действующий сертификат электронной подписи (ЭП).
3. Направить в отделение СФР (по месту регистрации компании) заявление о подключении к электронному документообороту.
4. Если требует ваше отделение фонда, заключить соглашение об обмене электронными документами в СЭД ПФР по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Система электронного документооборота с СФР называется СЭДО. В ближайшем будущем планируется переход на Единую цифровую платформу (ЕЦП), которая полностью заменит СЭДО, и весь документооборот с фондом будет вестись исключительно через нее.

Отчетность через операторов ЭДО

Большинство работодателей предпочитают сдавать отчетность через специализированные сервисы и операторов электронного документооборота:

• Контур.Экстерн, содержит абсолютно все формы отчетности (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ, СЗВ-КОРР, ОДВ-1, ЕФС-1).
• СБИС (Saby) — программа для электронной отчетности, позволяющая отправлять любые документы в контролирующие органы.
• Такском, сервис с автоматической проверкой форм и поддержкой всех видов отчетов.
• 1С:Отчетность, Моё Дело и другие.

Контакты для обращений

Если у вас возникли сложности с подготовкой документов, подключением к ЭДО или сдачей отчетности, вы можете обратиться в Социальный фонд России несколькими способами.

Официальный сайт

sfr.gov.ru — единый портал Социального фонда России. Здесь находится Кабинет страхователя, а также справочная информация по формам и срокам сдачи отчетности.

Горячая линия и номера телефонов

Для консультаций по вопросам отчетности и работы Кабинета страхователя работают следующие телефоны:

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России).
• Телефон регионального отделения, зависит от вашей регистрации. Узнать точный номер вашего отделения можно на сайте sfr.gov.ru в разделе «Контакты региональных отделений».

Электронный адрес

Для отправки заявлений на подключение к ЭДО или общих вопросов можно использовать электронную почту региональных отделений (актуальные адреса указаны на сайте фонда). Обращения также можно направлять через электронную форму на сайте СФР в разделе «Обращения граждан».

Личный прием и график приема

Для решения сложных вопросов, подачи бумажных заявлений и заключения соглашений об обмене электронными документами необходимо личное посещение фонда.

График приема страхователей

Страхователей (представителей юридических лиц и ИП) ведут специализированные отделы в Управлениях СФР. Как правило, график приема следующий:

• Понедельник ⎻ Четверг: с 09:00 до 17:00 (перерыв на обед с 13:00 до 13:45)
• Пятница: с 09:00 до 16:00 (перерыв на обед с 13:00 до 13:45)
• Суббота, Воскресенье: выходной

Внимание! График может отличаться в зависимости от региона. Перед визитом обязательно уточняйте часы работы вашего отделения на официальном сайте или по телефону горячей линии.

Отделы

Вопросы сдачи отчетности и подключения к электронному документообороту решают следующие подразделения:

• Отдел организации персонифицированного учета — отвечает за прием форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1 и ведение индивидуального учета.
• Отдел информационных технологий и телекоммуникаций, помогает с техническими вопросами: настройка ЭДО, работа с Кабинетом страхователя, сертификатами ЭП.
• Отдел страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — отвечает за больничные листы и соответствующие разделы ЕФС-1.

Руководство

Если рядовые специалисты не смогли решить вашу проблему (например, техническая ошибка в системе не позволяет сдать отчет, и вам грозят штрафы), вы можете обратиться к руководству:

• Управляющий региональным отделением СФР — принимает по предварительной записи.
• Заместители управляющего — курируют конкретные направления (учет, ИТ, страхование).
• Руководитель клиентской службы, отвечает за работу с страхователями на местах.

Запись на прием к руководству осуществляется через канцелярию отделения или по телефонам клиентской службы.

Отзывы

Отзывы страхователей о процессе сдачи отчетности в объединенный фонд носят разный характер:

• Положительные: Многие отмечают удобство объединения отчетов в единую форму ЕФС-1, что снизило количество подаваемых документов. Работа через Кабинет страхователя и операторов ЭДО (Контур, СБИС) автоматизировала процесс и ускорила сдачу.
• Отрицательные: В периоды пиковых нагрузок (окончание квартала, года) система СЭДО и Кабинет страхователя иногда работают с перебоями. Также страхователи часто жалуются на сложность заполнения новой формы ЕФС-1 из-за обилия кодов и разделов, а также на долгое ожидание ответа по телефону горячей линии.
• Типичные проблемы: Ситуации, когда из-за технических сбоев на стороне фонда отчет не принимается, а фонд начисляет штрафы за просрочку. В таких случаях крайне важно сохранять квитанции о приеме и протоколы из оператора ЭДО, чтобы обжаловать штраф в вышестоящих органах или суде.

Своевременная и правильная подготовка документов для отчета в Социальный фонд — залог отсутствия штрафов. Используйте актуальные формы, проверяйте их в программах операторов ЭДО и не забывайте про сроки сдачи!