Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный формат хранения информации о трудовой деятельности и стаже работников. С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, регламентирующий переход на ЭТК. В соответствии с ним, все основные сведения о работнике формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в Пенсионный фонд России (ПФР). В данной статье мы подробно разберем порядок подачи сведений, требуемые формы, а также предоставим все необходимые контакты и способы взаимодействия с ПФР.

Описание и основные положения

Перечень сведений в электронной трудовой книжке аналогичен практически всем сведениям, которые ранее фиксировались на бумажном носителе. В ЭТК отражаются:

• Информация о работнике;
• Даты приема, увольнения, перевода;
• Место работы;
• Вид кадрового мероприятия;
• Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• Вид поручаемой работы;
• Основание кадрового мероприятия (приказ, распоряжение);
• Причины прекращения трудового договора.

Отчет по электронным трудовым книжкам формируется каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения. Работодатели обязаны подавать сведения по форме СЗВ-ТД. С 26 апреля 2020 года действуют сжатые сроки: информация о приеме на работу или увольнении должна передаваться в территориальные органы ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. При других кадровых событиях (перевод, изменение должности и т.д.) отчет подается ежемесячно. Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности на 1 января нужно подать до 15 января следующего года.

Для лиц, впервые заключающих трудовой договор начиная с 2021 года, трудовая книжка ведется исключительно в электронной форме, выбор метода ведения для них не предусмотрен.

Контакты для обращений

Для получения консультаций по вопросам ведения электронных трудовых книжек и сдачи отчетности СЗВ-ТД можно обращаться напрямую в Пенсионный фонд России.

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации и использования электронных сервисов — официальный сайт ПФР: pfr.gov.ru

Горячая линия и номера телефонов

Для связи с контакт-центром ПФР действует единый номер. Специалисты горячей линии помогут разобраться с вопросами подачи сведений и работой с личным кабинетом.

• Единый телефон контакт-центра ПФР: 8 (800) -00-02-98 (звонок бесплатный по всей России)
• Телефон для граждан, находящихся за пределами РФ: +7 (495) -86-02-98

Электронный адрес

Для отправки юридически значимой отчетности (формы СЗВ-ТД) используется не обычная электронная почта, а системы электронного документооборота (Такском, Контур, 1С-Отчетность и др.). Однако для общих вопросов и консультаций можно использовать официальные каналы связи на сайте ПФР.

Личный кабинет

Граждане могут ознакомиться со сведениями, которые содержатся в их электронной трудовой книжке, удаленно. Для этого не нужно тратить время на получение сведений у работодателя — вся нужная информация доступна онлайн.

Как получить сведения из ЭТК:

1. Через Личный кабинет гражданина на сайте ПФР (pfr.gov.ru). Необходимо зайти в раздел «Электронная трудовая книжка» и нажать кнопку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
2. Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru).
3. Через соответствующие приложения для смартфонов (мобильное приложение ПФР).

Если доступа к интернету нет, сведения на бумажном носителе можно получить в МФЦ «Мои документы» или в клиентской службе ПФР.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей работодателей (по вопросам сдачи отчетности и корректировки форм СЗВ-ТД) осуществляется в территориальных органах ПФР по месту регистрации компании или жительства гражданина.

Стандартный график приема в клиентских службах ПФР:

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: График может незначительно отличаться в зависимости от региона. Рекомендуется уточнять время работы конкретного отделения на сайте ПФР.

Отделы

Вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками, решаются следующими структурными подразделениями ПФР:

• Отделение персонифицированного учета — отвечает за прием и обработку форм СЗВ-ТД от работодателей, ведение индивидуальных лицевых счетов.
• Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан) — предоставляет выписки из ЭТК, консультирует по вопросам трудового стажа.
• Отдел информационных технологий — осуществляет техническую поддержку электронных сервисов (Личный кабинет, портал Госуслуг) и помощь при технических ошибках сдачи отчетности.

Руководство

Общее руководство процессом перехода на электронные трудовые книжки и контролем за сбором сведений осуществляют:

• Министерство труда и социальной защиты РФ — разрабатывает нормативную базу и правила ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Правление Пенсионного фонда РФ — обеспечивает функционирование информационных ресурсов ПФР, в которых хранятся сведения о трудовой деятельности работников.
• Руководители территориальных отделений ПФР — контролируют своевременность приема отчетности СЗВ-ТД на местах.

Отзывы

Переход на ЭТК вызвал широкий спектр отзывов среди работодателей и граждан:

• Работодатели и бухгалтеры: Отмечают усложнение кадрового учета из-за сжатых сроков сдачи СЗВ-ТД (на следующий день после приказа). Однако автоматизация в программах 1С и других учетных системах, где формы СЗВ-ТД и СТД-Р формируются автоматически, значительно упрощает процесс.
• Граждане: В основном положительно оценивают нововведение. Главные плюсы — доступ к данным в любое время через Личный кабинет или Госуслуги, невозможность потери или порчи трудовой книжки, а также упрощение процесса трудоустройства. Из минусов выделяют переживания о надежности хранения данных и трудности у старшего поколения при использовании электронных сервисов.

Электронная трудовая книжка стала неотъемлемой частью кадрового документооборота. Своевременная подача сведений в ПФР по форме СЗВ-ТД — важная обязанность работодателя, а удобные онлайн-сервисы ПФР позволяют гражданам всегда держать руку на пульсе своего трудового стажа.