С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК). В связи с этим работодатели обязаны представлять в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности работников для формирования их электронных кадровых историй. С 2023 года функции ПФР в части страховых взносов и отчетности перешли к Единому фонду пенсионного и социального страхования (СФР), однако терминология и кадровая отчетность СЗВ-ТД по-прежнему тесно связаны с информационными ресурсами ПФР.

В данной статье подробно разобран порядок регистрации трудовой деятельности, способы подачи данных, а также приведены актуальные контакты и структура ведомства для решения возникающих вопросов.

Описание процесса регистрации и передачи сведений

Передача данных о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение) осуществляется посредством формы СЗВ-ТД. Все работодатели обязаны формировать ее на каждого работника и передавать в фонд в установленном порядке (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ, ст. 3 Федерального закона от № 439-ФЗ).

Регистрация ИП как работодателя

Для индивидуальных предпринимателей и физических лиц, производящих выплаты физическим лицам, действует упрощенный порядок. Отдельная регистрация ИП в СФР/ПФР как работодателя при заключении трудового договора больше не требуется. Ведомство самостоятельно зарегистрирует вас в качестве страхователя после получения первой отчетности СЗВ-ТД (в составе единой формы ЕФС-1). Ранее законодательство обязывало регистрироваться в 30-дневный срок, но сейчас этот пункт упразднен в пользу автоматизации процесса.

Электронная трудовая книжка: выписки и справки

Сведения о трудовой деятельности хранятся на лицевом счете гражданина в ПФР. При необходимости работник может запросить:

• Справку СТД-Р, выдается текущим работодателем и содержит сведения только с последнего места работы (включает ИНН, КПП, наименование компании и номер регистрации в Фонде).
• Справку СТД-ПФР — предоставляется из информационных ресурсов ПФР и хранит данные за весь трудовой путь гражданина. Теперь в такую выписку добавлена информация о трудовой деятельности за периоды до 31 декабря 2019 года. Данные отображаются в виде таблиц, где указываются наименование страхователя и его регистрационный номер в ПФР.

Контакты для обращений

Для решения вопросов, связанных с регистрацией трудовой деятельности и сдачей отчетности СЗВ-ТД, можно использовать следующие каналы связи:

Официальный сайт

Основной портал Пенсионного фонда России: pfr.gov.ru

Единый портал Социального фонда России (для подачи отчетности и сверки): sfr.gov.ru

Горячая линия

Единый контакт-центр СФР (включающий функции ПФР и ФСС) доступен по номеру: 8 (800) -00-00-01 (звонок по России бесплатный).

Номера телефонов

Телефоны региональных управлений и клиентских служб различаются в зависимости от субъекта РФ. Актуальные номера для вашего региона можно найти на официальном сайте в разделе «Контакты региональных отделений». Как правило, в каждом отделении есть выделенная линия по вопросам электронных трудовых книжек и отчетности страхователей.

Электронный адрес

Обращения граждан и страхователей принимаются через электронные формы на сайтах ПФР/СФР. Прямые email-адреса территориальных органов носят информационный характер (например, info@ro.pfr.gov.ru, где ro — код региона). Для официальной переписки рекомендуется использовать Личный кабинет или портал Госуслуг.

Личный кабинет

Для передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР предусмотрен специальный сервис — «Кабинет страхователя».

• Функционал: В кабинете можно не только загрузить подготовленные сведения в виде XML-файла, но и заполнить интерактивную форму СЗВ-ТД для отправки в органы ПФР напрямую.
• Доступ: Для регистрации и работы в сервисе необходимо наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и регистрация в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА). Подробная инструкция по использованию сервиса размещена непосредственно в Кабинете страхователя.

Для физических лиц (работников) доступен Личный кабинет гражданина на сайте ПФР/СФР или на портале Госуслуг, где можно заказать выписку по форме СТД-ПФР.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц (страхователей) осуществляется в клиентских службах территориальных органов ПФР/СФР.

График приема

Стандартный график работы управлений:

• Понедельник, Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье: выходной

Внимание! В некоторых регионах могут быть установлены увеличенные часы работы (например, по субботам с 09:00 до 14:00) или выделены специальные дни для страхователей. Рекомендуется уточнять график на сайте вашего регионального отделения.

Отделы

Вопросы, связанные с регистрацией трудовой деятельности, находятся в компетенции следующих структурных подразделений:

1. Отдел кадрового учета и регистрации страхователей — отвечает за постановку на учет ИП и организаций как работодателей.
2. Отдел персонифицированного учета — контролирует прием и обработку форм СЗВ-ТД, ведение лицевых счетов граждан и формирование электронных трудовых книжек.
3. Отдел информационных технологий и телекоммуникаций — оказывает техническую поддержку при работе с Кабинетом страхователя и электронным документооборотом.

Руководство

В случае возникновения спорных ситуаций или нерешенных вопросов на уровне рядовых специалистов, можно обратиться к руководящему составу территориального органа:

• Руководитель территориального управления — осуществляет общее руководство.
• Заместитель руководителя по персонифицированному учету и социальным программам — курирует вопросы, связанные с электронной трудовой книжкой и отчетностью СЗВ-ТД.
• Начальник отдела персонифицированного учета — прямое руководство отделом, обрабатывающим данные о трудовой деятельности.

Записаться на личный прием к руководству можно через официальную электронную приемную или по телефонам клиентской службы.

Отзывы

Отзывы работодателей и граждан о процессе регистрации трудовой деятельности в ПФР носят преимущественно полярный характер:

• Положительные стороны: Автоматизация процесса регистрации ИП как работодателя (после подачи первой СЗВ-ТД) значительно упростила жизнь бизнесу. Возможность заполнения интерактивной формы СЗВ-ТД прямо в Кабинете страхователя без сторонних программ также оценивается положительно. Граждане отмечают удобство заказа справок СТД-ПФР через Госуслуги.
• Проблемы и жалобы: Основные нарекания связаны с техническими сбоями в работе Кабинета страхователя в дни массовой сдачи отчетности. Также работодатели часто жалуются на сложности с привязкой УКЭП к аккаунту и длительное ожидание ответа по линиям технической поддержки. У граждан иногда возникают вопросы к полноте данных в выписках (особенно за периоды до 2020 года), если прошлый работодатель не сдал вовремя корректирующие формы.

Своевременная и корректная подача сведений о трудовой деятельности — важнейшая обязанность работодателя, от которой зависят будущие пенсионные и социальные права сотрудников. При возникновении трудностей всегда можно обратиться в ведомство по указанным выше контактам.