Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) изменил порядок кадрового учета и отчетности. С 2020 года работодатели обязаны регулярно передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР, ранее — ПФР). В данной статье мы подробно разберем, как подавать отчеты, дополнить сведения из бумажной трудовой книжки, а также предоставим все необходимые контакты и регламент работы ведомства.

Описание процесса и нормативная база

Сведения о трудовой деятельности работников (прием, перевод, увольнение) работодатели передают в СФР посредством формы ЕФС-1. Для формирования отчета необходимо использовать форму, утвержденную Приказом СФР от № 1462. Также остается актуальным Приказ Минтруда России от 10 ноября 2022 г. № 713н, утверждающий формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику.

Как дополнить ЭТК сведениями из бумажной трудовой

Если в электронной трудовой книжке гражданина отсутствуют сведения о его трудовой деятельности за периоды до 1 января 2020 года, которые содержатся в бумажной трудовой книжке, он может их добавить. Для этого необходимо:

• Выбрать в личном кабинете вариант «Дополнить ЭТК сведениями из бумажной трудовой».
• Загрузить скан-копии всех заполненных страниц бумажной трудовой книжки в хронологическом порядке.
• Добавить скан-копии документов, на основании которых вносились записи (приказы, договоры и т.д.).

После отправки анкеты и скан-копий документов специалистами территориальных органов Фонда осуществляется сверка записей с данными, которые уже содержатся в персональной карточке Реестра застрахованных лиц, и перевод их в цифровой формат.

Действия работодателя

1. Подключение к ЭДО ПФР: До отправки отчета страхователю необходимо отправить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД).
2. Формирование отчета: Кадровая служба формирует сведения в момент приема или перевода сотрудника. Программы кадрового учета (например, 1С или СБИС) позволяют проверять сведения до отправки и отправлять до 100 отчетов за 1 раз.
3. Выдача сведений работнику: Работодатель формирует форму СТД-Р по запросу работника (в т.ч. бывшего), если он отказался от ведения бумажной трудовой книжки.

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с электронными трудовыми книжками и сдачей отчетности, следует обращаться в Социальный фонд России (СФР).

Официальный сайт

СФР (ПФР): sfr.gov.ru

Портал Госуслуг: gosuslugi.ru

Горячая линия

Для получения консультаций по вопросам электронных трудовых книжек и отчетности работает бесплатная федеральная горячая линия СФР.

Телефон: ###-###-#### (круглосуточно, по всей России).

Номера телефонов

• Единый контакт-центр СФР: ###-###-####
• Телефон доверия (для сообщений о фактах коррупции): указан на региональных сайтах СФР.
• Региональные телефоны: номера территориальных органов зависят от субъекта РФ, уточняйте на сайте СФР в разделе «Контакты региональных отделений».

Электронный адрес

Для отправки скан-копий и заявлений используется функционал личного кабинета. Для общих обращений действует электронная почта:

E-mail: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Для граждан (физических лиц)

Сформировать выписку или заказать справку о трудовой деятельности можно в специально созданном разделе «Электронная трудовая книжка» на сайте СФР или на Портале государственных услуг. Для этого необходимо авторизоваться и выбрать вкладку «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

Для работодателей (страхователей)

Работодатели подают данные о трудовых отношениях через Кабинет страхователя на веб-портале СФР или через операторов электронного документооборота (ТКС). Индивидуальным предпринимателям (ФЛП) также следует подавать скан-копии через персональный кабинет Пенсионного фонда.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц осуществляется в клиентских службах территориальных органов СФР.

График приема

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: В ряде регионов могут быть установлены дополнительные часы приема в субботу (с 10:00 до 13:00) или продлен день в рабочие дни. Рекомендуется уточнять график вашего отделения на официальном сайте.

Отделы

Вопросы, связанные с отчетностью по трудовым книжкам, решаются следующими структурными подразделениями СФР:

1. Отделение персонифицированного учета: ведение реестра застрахованных лиц, обработка форм ЕФС-1, сверка записей.
2. Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан): прием заявлений на оцифровку бумажных трудовых книжек, выдача выписок из ЭТК.
3. Отдел информационных технологий и телекоммуникаций: техническая поддержка по вопросам работы Кабинета страхователя, ЭДО ПФР и ТКС.
4. Отдел страхования: консультирование работодателей по вопросам заполнения и сроков сдачи отчетности.

Руководство

Управление процессами персонифицированного учета и ведения электронных трудовых книжек осуществляется на федеральном и региональном уровнях.

• Председатель Социального фонда России: отвечает за общее руководство фондом и утверждение нормативных актов (в т.ч. форм отчетности).
• Заместители председателя: курируют отдельные направления (учет, ИТ, клиентскую работу).
• Управляющие региональными отделениями СФР: отвечают за работу фондов на местах, контроль за приемом отчетности от работодателей и обработку скан-копий трудовых книжек от граждан.

Отзывы

Внедрение электронной отчетности по трудовым книжкам вызвало широкий отклик у работодателей и граждан. Вот основные тенденции отзывов:

• Положительные: Бухгалтеры и кадровики отмечают удобство отправки отчетов через программы 1С и СБИС, которые автоматически формируют и проверяют форму ЕФС-1. Граждане высоко оценивают возможность оцифровать старую бумажную трудовую книжку с помощью телефона за 5 минут через портал Госуслуг или СФР.
• Отрицательные: Часто встречаются жалобы на то, что в электронной трудовой книжке отсутствуют данные до 2020 года, из-за чего приходится вручную загружать сканы и ждать проверки специалистами. Также работодатели иногда сталкиваются с техническими сбоями при отправке Заявления на подключение к ЭДО ПФР (ЗПЭД) на начальных этапах.

Система электронных трудовых книжек продолжает совершенствоваться. Главное правило для работодателей в 2026 году — своевременная сдача формы ЕФС-1, а для граждан — самостоятельная проверка и дополнение своего стажа через личный кабинет.