С 2023 года функции Пенсионного фонда России (ПФР) перешли к Социальному фонду России (СФР). В связи с этим вопросы, касающиеся хранения персональных данных, в т.ч. копий паспортов и пенсионных дел, регулируются новым объединенным ведомством. В данной статье мы подробно разберем правила хранения копий паспортов, сроки хранения пенсионных дел, а также предоставим актуальные контактные данные и структуру СФР для обращений.

Описание: хранение копий паспортов и пенсионных дел

Тема хранения копий паспортов и документов с персональными данными (ПДн) является одной из самых острых как для работодателей, так и для граждан. Согласно актуальным разъяснениям Роскомнадзора и законодательства на 2026 год, хранение копий личных документов (паспортов, свидетельств о браке, рождении детей) может признаваться избыточным, если цель их обработки достигнута. Однако для работодателя и фонда существуют строгие правила:

• В бухгалтерии и отделе кадров: Копии паспортов сотрудников и членов их семьи, заверенные кадровой службой, часто прилагаются к авансовым отчетам (например, для льготных путевок). Нормами действующего законодательства порядок ведения личных дел жестко не урегулирован, однако хранение таких копий не является нарушением, если работодатель обеспечил безопасность ПДн и их обработку ограничена конкретными целями.
• Сроки хранения в СФР: После смерти зарегистрированного лица сведения на его индивидуальном лицевом счете хранятся в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел (п. 4 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ). Документы, переданные для индивидуального учета, хранятся фондом длительное время.
• Сроки хранения у страхователя: Индивидуальные сведения, передаваемые в фонд, должны храниться 75 лет (ЭПК) или 50 лет в соответствии с законом об архивном деле. Важно: сроки, указанные в Перечнях (например, 2019 года), распространяются преимущественно на оригиналы. Если хранятся электронные копии переданных сведений, их сохранность и воспроизводимость необходимо проверять в течение 22 лет, осуществляя миграцию в новые системы.
• Принцип разумной достаточности: Если срок хранения ПДн по закону не установлен, применяется принцип разумной достаточности. Хранить данные «на всякий случай» нельзя. При достижении цели обработки оператор обязан уничтожить данные, а по запросу клиента — подтвердить факт удаления.

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с персональными данными, хранением копий документов и пенсионными делами, граждане и организации могут обращаться в Социальный фонд России.

Официальный сайт

Основной ресурс для получения государственных услуг и информации: sfrr.ru (также доступен старый адрес pfr.gov.ru, осуществляющий переадресацию).

Горячая линия

Для срочных вопросов и консультаций работает бесплатная федеральная горячая линия:

• ###-###-#### (круглосуточно, по всей России)

Номера телефонов

Телефоны региональных отделений СФР различаются. Узнать номер вашего местного управления можно на официальном сайте в разделе «Контакты региональных отделений». Для жителей Москвы действует дополнительный номер: +7 (495) -87-09-19.

Электронный адрес

Для отправки электронных обращений и запросов (включая вопросы об избыточности хранения ПДн и удалении копий паспортов) используйте официальную форму на сайте или email: info@sfrr.ru.

Личный кабинет

Наиболее удобный способ управления своими данными, проверки стажа и состояния пенсионного счета, это Личный кабинет гражданина на сайте СФР. Для входа используется учетная запись портала Госуслуг (ЕСИА). В личном кабинете можно:

1. Проверить количество пенсионных коэффициентов.
2. Увидеть работодателей, которые передавали сведения о стаже.
3. Подать заявление о выдаче копий документов, хранящихся в пенсионном деле.
4. Обратиться с запросом об обработке и удалении персональных данных.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей организаций осуществляется в клиентских службах территориальных органов СФР. Для решения вопросов, связанных с хранением копий паспортов и пенсионных дел, может потребоваться личное присутствие с оригиналами документов.

График приема (стандартный для большинства управлений):

• Понедельник, Четверг: 09:00, 17:00
• Пятница: 09:00, 16:45
• Обеденный перерыв: 12:15 — 13:00
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: В ряде регионов работают расширенные центры обслуживания (по субботам и в вечернее время). Рекомендуется уточнять график вашего отделения на сайте.

Отделы

Решение вопросов, связанных с копиями паспортов и хранением дел, распределено между следующими подразделениями СФР:

• Отдел персонифицированного учета: отвечает за ведение индивидуальных лицевых счетов, хранение сведений о стаже и заработке.
• Отдел организации назначения и выплаты пенсий: хранит пенсионные дела граждан, включая оригиналы и копии предоставленных документов (паспортов, свидетельств).
• Отдел защиты информации: контролирует безопасность хранения персональных данных, предотвращает утечки копий паспортов и иных ПДн.
• Группа по работе с обращениями граждан: рассматривает жалобы на избыточный сбор копий документов страхователями и подразделениями фонда.

Руководство

Структура управления Социального фонда России включает федеральный аппарат и региональные отделения. На федеральном уровне актуальное руководство представлено:

• Председатель СФР: Чирканов Д.В. (курирует общее направление, включая стратегию хранения данных и взаимодействия с Банком России по резервным копиям баз данных НПФ).
• Первый заместитель председателя: отвечает за организацию персонифицированного учета.
• Заместитель председателя (по информационным технологиям): курирует вопросы цифровизации, миграции электронных баз данных и защиты ПДн.

Актуальный список руководителей региональных отделений доступен на странице sfrr.ru/management.

Отзывы

Отзывы граждан и работодателей о работе фонда в контексте хранения документов в 2025-2026 годах носят полярный характер:

• Положительные: Граждане отмечают удобство Личного кабинета, где можно в любой момент скачать выписку из лицевого счета. Работодатели положительно оценивают разъяснения КонсультантПлюс и ГАРАНТ о том, что хранение копий паспортов не является нарушением, если обеспечена безопасность ПДн.
• Отрицательные: Основные нарекания вызывает избыточность запросов. Роскомнадзор регулярно выдает предписания за хранение копий паспортов без достаточных оснований. Также кадровики выражают недовольство сложностями трактовки сроков хранения (50/75 лет для оригиналов и неопределенность для электронных копий).

Резюме: Вопрос хранения копий паспортов пенсионным фондом (ныне СФР) строго регламентирован. Фонд обязан хранить документы в течение установленных законом сроков (до 75 лет), однако для работодателей действует принцип целесообразности и минимизации ПДн. При возникновении спорных ситуаций всегда можно обратиться на горячую линию или в клиентскую службу фонда.