Кадровая служба любой организации обязана своевременно и корректно предоставлять в Пенсионный фонд (ПФР) сведения о трудовой деятельности работников․ Неправильное заполнение или просрочка подачи отчетов может привести к штрафам, задержкам в начислении пенсий и другим неприятным последствиям․ В данной статье подробно рассматриваются:

• Какие формы необходимо сдавать;
• Кто отвечает за их подготовку;
• Сроки и порядок сдачи;
• Практические рекомендации по заполнению;
• Контактные данные для получения консультаций․

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регламентирующие кадровую отчетность в ПФР:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании»․
2. Приказ Минтруда России от № 5н «Об утверждении форм отчетности в ПФР»․
3. Инструкция по использованию электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР)․

Основные формы кадровой отчетности

2․1 СЗВ‑ТД (форма 1․1 ЕФС‑1)

Содержит сведения об изменениях в трудовом статусе сотрудников: прием, перевод, увольнение, заключение и расторжение договоров ГПХ, приостановление и возобновление трудовых договоров и др․

• Ключевые реквизиты: ФИО, дата рождения, СНИЛС, должность, код функции, дата и тип кадрового мероприятия (буквенный код)․
• Срок сдачи: до 15‑го числа месяца, следующего за отчетным (например, за июнь – до 15 июля)․
• Кто заполняет: кадровик (по приказу директора, в котором закрепляется ответственность)․

2․2 СЗВ‑М (форма 1․2 ЕФС‑1)

Отчет о начисленных страховых взносах по каждому сотруднику․ Заполняется совместно с бухгалтерией, поскольку требует данных из расчётных ведомостей․

2․3 ЕФС‑1 (ранее 4‑ФСС)

Конструктор‑отчет, состоящий из ьного листа и нескольких разделов․ В разделе 2 указываются сведения о трудовой деятельности нарастающим итогом․

2․4 СТД‑Р (Справка‑отчёт сведений о трудовой деятельности)

Предоставляется по запросу ПФР в рамках проверок и сверок․

Порядок сдачи отчетов

3․1 Электронный канал (СЭД ПФР)

Самый быстрый и безопасный способ – передача через личный кабинет организации в ПФР:

1. Авторизоваться в личном кабинете ПФР (логин/пароль, двухфакторная аутентификация)․
2. Выбрать раздел «Отчетность» → «Кадровая отчетность» → нужную форму․
3. Заполнить форму вручную или загрузить готовый XML‑файл, сформированный в Контур․Бухгалтерия, Контур․Экстерн, Saby (СБИС) и т․п․
4. Проверить автоматическую валидацию (проверка обязательных полей, корректности кодов мероприятий)․
5. Подтвердить отправку и сохранить подтверждающий PDF‑отчет․

3․2 Пакетная передача через бухгалтерские сервисы

Большинство организаций используют готовые решения:

• Контур․Бухгалтерия – формирует СЗВ‑ТД, СЗВ‑М и ЕФС‑1 в один пакет․
• Контур․Экстерн – позволяет отправлять отчеты без установки локального ПО (через браузер)․
• Saby (СБИС) – интегрирован с ERP‑системой, автоматически формирует файлы на основе данных кадровой и бухгалтерской подсистем․

3․3 Печать и отправка в бумажном виде

В исключительных случаях (отсутствие доступа к СЭД) допускается отправка отчета по почте с оригиналом подписи руководителя․ Однако такой способ считаеться устаревшим и может привести к задержкам․

Ответственность за подготовку и сдачу отчетов

Согласно рекомендациям ПФР, директор организации обязан издать приказ, закрепляющий ответственность за подготовку СЗВ‑ТД за кадровика․ При этом бухгалтерия обязана предоставить кадровой службе:

• Ведомости начисления заработной платы;
• Карточки учета страховых взносов;
• Отчёт о проведении СОУТ (если применимо)․

Взаимодействие двух подразделений (кадровой и бухгалтерской) позволяет избежать двойного ввода данных и ошибок․

Практические рекомендации

5․1 Подготовка к сдаче СЗВ‑ТД

• Вести единую кадровую базу (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом) с обязательным заполнением полей СНИЛС, даты рождения, кода функции․
• Ежемесячно фиксировать все кадровые события в журнале изменений․
• Проверять соответствие кода мероприятия официальному перечню (Код «П» – прием, «У» – увольнение, «ПР» – перевод и т․д․)․
• Перед отправкой использовать функцию «Проверка на ошибки» в выбранном сервисе․

5․2 Как избежать типичных ошибок

5․3 Шаги по подготовке «Отчёта по практике в ПФР» (для учебных организаций)

1. Сформировать описание структуры подразделения ПФР, в котором проходила практика․
2. Указать должностные обязанности, подчинённость, используемые информационные системы․
3. Привести примеры заполнения СЗВ‑ТД и ЕФС‑1․
4. Описать результаты анализа кадровых данных (например, назначение досрочной пенсии)․
5. Приложить скриншоты из личного кабинета ПФР (с замазкой персональных данных)․

Сроки сдачи основных форм (календарь 2026 г․)

• СЗВ‑ТД – до 15 числа месяца, следующего за отчетным․
• СЗВ‑М – до 15 числа месяца, следующего за отчетным․
• ЕФС‑1 (раздел 2) – до 20 числа месяца, следующего за отчетным․
• Сводные отчёты по СУОТ – до 30 апреля года, следующего за отчётным периодом․

Контактные данные для получения консультаций

Кадровая отчётность в Пенсионный фонд – это обязательный элемент управленческого процесса любой организации․ Правильный выбор программного обеспечения, чёткое распределение ответственности между кадровой и бухгалтерской службами, а также своевременное обращение за консультациями к специалистам ПФР позволяют избежать штрафов и обеспечить корректный расчёт страховых взносов․

Помните: каждый отчет – это не только формальность, но и важный источник данных для будущих пенсионных выплат ваших сотрудников․