Ошибки, неточности или отсутствие записей в трудовой книжке могут стать серьезной проблемой при назначении пенсии. Как отмечает заслуженный юрист России Иван Соловьев, небрежность в записях может привести к тому, что часть страхового стажа просто не зачтут, что напрямую повлияет на размер пенсионных выплат. В связи с масштабной цифровизацией и переходом на электронные реестры, процесс подтверждения стажа меняется. В данной статье мы подробно разберем, как подтвердить записи в трудовой книжке для пенсионного фонда, как оцифровать документ и куда обращаться за помощью.

Описание процесса: зачем и как подтверждать стаж

Оцифровка документов для Пенсионного фонда — это перевод бумажной трудовой книжки в электронный формат для автоматического учета стажа и назначения пенсии. Как отметил заместитель председателя правления Пенсионного фонда Украины Александр Малецкий, в будущем ПФУ сможет использовать информацию из реестров для автоматического назначения пенсии практически по всем людям. Однако для этого необходимо, чтобы бумажные архивы были переведены в цифровой вид.

Если в трудовой книжке есть ошибки или она утеряна

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в ней содержатся неправильные и неточные записи либо не содержатся записи об отдельных периодах работы, в подтверждение трудового стажа принимаются:

• Справки, выдаваемые работодателем или архивным учреждением;
• Выписки из приказов;
• Лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• Удостоверения и характеристики с места работы.

В справке о стаже для пенсионного фонда необходимо дать ссылки на кадровые приказы и указать прочую информацию, которая потребуется сотруднику для подтверждения стажа. Если подтвердить стаж архивными документами невозможно, проводится опрос свидетелей органами Пенсионного фонда. В крайнем случае, вопрос подтверждения факта работы или принадлежности трудовой книжки может быть решен в судебном порядке.

Оцифровка трудовой книжки: пошаговая инструкция для работодателя

Работодатели, хранящие трудовые книжки работников (принятых до начала переходного периода), обязаны оцифровать их и отправить в Пенсионный фонд через электронный кабинет. Порядок действий через веб-портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua) выглядит следующим образом:

1. Авторизация. Работодатель заходит на веб-портал Пенсионного фонда через кабинет страхователя и авторизуется удобным способом.
2. Выбор раздела. В меню слева необходимо выбрать: Коммуникации с ПФУ → Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка).
3. Добавление файла. Нажать «Добавить файл», выбрать тип файла и загрузить цветную скан-копию трудовой книжки.
4. Подпись обращения. Подписать обращение с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для этого нужно выбрать файл ключа и ввести пароль.
5. Отправка. Нажать кнопку «Подписать и отправить в ПФУ».
6. Проверка результата. Результаты оцифровки ответственным лицом органа ПФУ можно пересмотреть в закладке «Сведения о трудовых отношениях», указав в меню поиска РНУКПН работника или период отправки трудовой книжки.

Требования к скан-копиям

• Скан должен отображать все реквизиты документа: название, серийный номер, дату выдачи, печати, подписи, ФИО владельца и сами записи.
• Рекомендованное разрешение при сканировании — 300 dpi.
• Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб.
• Сделайте качественные фото/сканы всех необходимых страниц, убедитесь, что каждое фото четкое.
• Вместе с трудовой книжкой прилагаются сканированные документы, подтверждающие страховой стаж (справки, выписки).

После внесения всех данных необходимо получить подтверждение завершения оцифровки. В случае ошибок можно обратиться в ПФУ, чтобы узнать, где можно оцифровать трудовую книжку и как контролировать результат.

Контакты для обращений

Если вы не знаете, как правильно оцифровать трудовую книжку, обнаружили ошибки в записях или нуждаетесь в консультации, вы можете обратиться в Пенсионный фонд Украины (ПФУ) используя следующие контакты:

Официальный сайт

Веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины: portal.pfu.gov.ua

Горячая линия и номера телефонов

Для оперативного решения вопросов работает контакт-центр ПФУ:

• Горячая линия ПФУ: 0 800 501 701 (бесплатно по Украине со стационарных и мобильных телефонов)
• Номера телефонов региональных управлений: уточняйте на официальном сайте ПФУ в разделе «Контакты» для вашего региона.

Электронный адрес

Для отправки электронных обращений и документов используйте официальные адреса, указанные на портале. Обращения также можно направлять через функционал электронного кабинета.

Личный кабинет

Основной инструмент для взаимодействия с ПФУ в электронном виде — Электронный кабинет страхователя/застрахованного лица.

• Вход осуществляется через портал portal.pfu.gov.ua с использованием КЭП (для юридических лиц и предпринимателей) или через систему Дія (для граждан).
• Именно через личный кабинет загружаются скан-копии трудовых книжек в виде сканкопии бумажной трудовой книжки или в оцифрованном виде (через добавление записи).

Личный прием и график приема

Если электронный способ решения вопроса вам не подходит, вы можете обратиться за личным приемом в территориальное управление ПФУ.

• График приема граждан: Понедельник – Пятница: с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00). В субботу, воскресенье и праздничные дни — выходной.
• Личный прием: Осуществляется по предварительной записи через электронный кабинет или по телефону горячей линии. При себе необходимо иметь оригинал трудовой книжки, паспорт и СНИЛС/РНУКПН.

Отделы ПФУ

Вопросы подтверждения стажа и оцифровки трудовых книжек решают следующие структурные подразделения:

1. Отдел назначения пенсий и социальных выплат — рассматривает вопросы, связанные с расчетом стажа и ошибками в записях.
2. Отдел информационных технологий и электронных услуг, помогает с техническими вопросами работы веб-портала, личного кабинета и подписания документов КЭП.
3. Отдел работы с обращениями граждан, принимает жалобы и заявления при несогласии с результатами оцифровки.

Руководство

Контроль за процессом оцифровки и автоматического назначения пенсии осуществляет руководство ПФУ:

• Александр Малецкий — заместитель председателя правления Пенсионного фонда Украины (курирует вопросы цифровизации и реестров трудового стажа).
• Главные управления ПФУ в областях и г. Киеве, руководители территориальных органов, отвечающие за работу на местах.

Отзывы

Процесс перевода бумажных архивов в электронный формат вызывает много откликов у работодателей и граждан:

• Работодатели отмечают, что процесс сканирования и отправки через кабинет страхователя интуитивно понятен, однако строгие ограничения на размер файла (не более 1 Мб) и требование разрешения 300 dpi заставляют использовать специальные программы для сжатия фото без потери качества.
• Граждане (будущие пенсионеры) в отзывах часто выражают беспокойство: из-за ошибок прошлого (неразборчивые печати, опечатки в ФИО или должностях) стаж может быть не зачтен. Многие советуют не дожидаться выхода на пенсию, а заранее заказывать архивные справки и уточнять свои данные в личном кабинете.
• Положительные отзывы касаются перспектив: после успешной оцифровки и подтверждения записей, пенсия будет назначаться автоматически, без сбора бумажных справок.