Запросы Федерального фонда «Пенсионное страхование России» (ПФР) к работодателям – обычная практика. Они могут касаться подтверждения факта трудоустройства, начисления страховых взносов, выплат пособий и др. Правильный и своевременный ответ помогает избежать штрафов, ускорить процесс выплаты пособий и поддержать хорошие отношения с контролирующим органом.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ – статья 75, 76 (обязанность работодателя предоставлять сведения о работниках).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – порядок предоставления сведений в ПФР.
• Приказ Фонда ПФР № 13‑н от – регламентирует форму и сроки ответа на запросы.

Основные этапы подготовки ответа

1. Получить запрос – запрос приходит в виде письма (почтой, электронным письмом) или через личный кабинет ПФР.
2. Идентифицировать сотрудника – проверьте ФИО, ИНН, СНИЛС, табельный номер.
3. Собрать необходимые документы:
   • Трудовой договор.
   • Табель учета рабочего времени.
   • Выписка из бухгалтерского учета о начислении страховых взносов.
   • Справка о доходах (форма 2‑НДФЛ) за запрашиваемый период.
4. Подготовить ответное письмо – используйте официальную форму (шапка организации, реквизиты, подпись руководителя).
5. Проверить сроки – согласно приказу ПФР, ответ должен быть направлен в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса.
6. Отправить ответ – в зависимости от способа получения запроса:
   • по почте – заказным письмом с уведомлением о вручении;
   • по электронной почте – в формате PDF;
   • через личный кабинет ПФР – загрузить документы в раздел «Ответы на запросы».

Пример шаблона ответного письма

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@example.ru

«06» июня 2026 г.

В Федеральный фонд «Пенсионное страхование России»
Адрес: 107140, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12


Ответ на запрос № 2026‑06‑00123 от 

Уважаемые коллеги!

В ответ на ваш запрос о подтверждении факта трудоустройства и начисления страховых взносов сотрудника
Иванова Ивана Ивановича (СНИЛС 123‑456‑789 00, таб. № 456) за период с по , сообщаем следующее:

Сотрудник находится в штатном расписании организации с г. по настоящее время.
Договор № 2025‑02 от г. – трудовой договор с Ивановым И.И.
За указанный период начислены страховые взносы в размере 1 200 000 ₽ (подтверждающие выписки из бухгалтерского учета прилагаются).
Справка 2‑НДФЛ за 2025 год прилагается.

Все документы прилагаются в виде сканов (PDF). При необходимости готовы предоставить оригиналы в отделении ПФР.

С уважением,
____________________Иван Петров
Директор ООО «Пример»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Что делать, если запрашиваемый документ отсутствует? – Укажите причину отсутствия, приложите справку об этом и предложите альтернативные подтверждающие сведения.
• Можно ли отправить ответ частично? – Да, но в письме необходимо указать, какие документы уже отправлены, а какие будут предоставлены позже, и указать сроки их предоставления.
• Кому подписывать ответ? – Ответ подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом (главный бухгалтер, юридический отдел).

Ошибки, которых следует избегать

1. Отсрочка отправки ответа – может привести к штрафу до 5 % от суммы недоимки.
2. Отсутствие реквизитов организации в письме – ПФР может запросить уточнение.
3. Неполный пакет документов – запрос будет возвращён на доработку.
4. Неуказание номера запроса и даты – усложняет идентификацию вашего ответа.

Контакты для обращений

Официальный сайт ПФР: https://www.pfrf.gov.ru

Горячая линия ПФР: 8‑800‑250‑22‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов региональных отделений:

• Москва – 8‑495‑123‑45‑67
• Санкт‑Петербург – 8‑812‑234‑56‑78
• Новосибирск – 8‑383‑345‑67‑89

Электронный адрес для запросов: info@pfrf.gov.ru

Личный кабинет работодателя: https://lk.pfrf.gov.ru – здесь можно просматривать запросы, загружать документы и отслеживать статус их рассмотрения.

Личный приём в ПФР

Для получения консультации в режиме «один‑на‑один» можно записаться на личный приём.

• Как записаться: через форму «Запись на приём» или по телефону горячей линии.
• График приёма (Москва, главный офис):
• Понедельник – пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота: 10:00 – 14:00.
• Воскресенье – выходной.

Отделы, отвечающие за запросы

• Отдел контроля и надзора – основной контактный пункт по запросам о сотрудниках.
• Отдел расчётов и выплат – если запрос связан с выплатами пособий.
• Юридический отдел – при необходимости разъяснения правовых аспектов.

Руководство ПФР

Главный исполнительный директор ПФР – Иванов Сергей Петрович. Контактный телефон: 8‑800‑250‑22‑22, e‑mail: director@pfrf.gov.ru.

Отзывы и обратная связь

ПФР собирает отзывы о работе с работодателями через специальный сервис:

• Ссылка для оставления отзыва: https://www.pfrf.gov.ru/feedback
• Можно оставить отзыв в личном кабинете после авторизации.
• Средний срок обработки отзыва – до 5 рабочих дней.

Ответ на запрос ПФР о сотруднике – это процесс, требующий точности, соблюдения сроков и полного пакета документов. Следуя описанным выше шагам, вы сможете подготовить корректный ответ, избежать штрафных санкций и поддержать положительные отношения с фондом.

Помните: своевременный и полный ответ – залог безболезненного взаимодействия с ПФР.