С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) в 2021 году у работодателей возникло множество вопросов о том, как правильно получать и проверять сведения о стаже новых сотрудников. Разберемся, имеет ли право работодатель напрямую запрашивать данные в Пенсионном фонде (ныне — Социальный фонд России, СФР) и как правильно оформить запрос сведений о трудовой деятельности.
Описание ситуации и законодательное регулирование
С 2021 года на работников, которые не подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, сразу формируются электронные трудовые книжки в ПФР (СФР) на основании отчетных данных, подаваемых работодателем (ЕФС-1).
Может ли работодатель сам запросить сведения о трудовой книжке сотрудника напрямую из базы СФР? По законодательству работодатель сам это сделать не может. Прямой доступ к базе данных Фонда для просмотра истории трудовой деятельности соискателя у компаний нет. Однако Роструд подтверждает право работодателя запросить у нового работника сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.
Таким образом, компания может не просить представить для ознакомления закрытую бумажную трудовую книжку — всю необходимую информацию она может получить из формы СТД-ПФР, которую предоставляет сам работник.
Способы получения сведений для работника и работодателя
Хотя работодатель не может напрямую «пробить» стаж сотрудника по базе СФР, он может получить информацию легальными путями:
- Через работника: Отдел кадров вправе запросить у сотрудника форму СТД-Р (выдается текущим/последним работодателем) или СТД-ПФР (выдается Социальным фондом). Работник заказывает выписку и направляет ее работодателю в электронном или бумажном виде.
- Через кабинет страхователя: Предоставить отчетность и получить сведения по своим сотрудникам работодатель может через кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в клиентскую службу территориального органа СФР.
Как сотруднику получить выписку (форму СТД-ПФР)
Если сотруднику нужна выписка для предоставления новому работодателю, он может получить ее следующими способами:
- Через портал Госуслуг: Данные доступны в личном кабинете. Выписку можно заказать и направить работодателю в электронном виде.
- В Личном кабинете гражданина на сайте СФР (бывший ПФР): В разделе «Электронная трудовая книжка» выбираем «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажимаем кнопку «Запросить»;
- Через МФЦ «Мои документы»: На бумажном носителе сведения можно получить в МФЦ.
- В клиентской службе СФР (ПФР): При личном обращении также можно получить бумажную выписку.
Важно отметить, что законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представлять в ПФР оригинал трудовой книжки. Все сведения теперь хранятся в цифровом виде.
Контакты для обращений в Социальный фонд России (СФР)
Для получения консультаций по вопросам электронных трудовых книжек и предоставления отчетности работодатели и граждане могут обращаться в СФР.
Официальный сайт
ros3.ru (единый портал Социального фонда России, объединивший ПФР и ФСС с 2023 года).
Горячая линия
8 (800) -00-00-01 — бесплатный телефон Единого контакт-центра СФР (работает по всей территории РФ).
Номера телефонов
Номера телефонов региональных отделений СФР различаются. Актуальные номера для связи с территориальными органами можно найти на официальном сайте ros3.ru в разделе «Контакты региональных отделений».
Электронный адрес
Для общих вопросов: info@sfr.gov.ru (для отправки официальных обращений рекомендуется использовать функционал электронных приемных на сайте).
Личный кабинет
- Личный кабинет гражданина: Доступен на портале Госуслуг или на сайте СФР. Именно здесь физические лица запрашивают форму СТД-ПФР.
- Кабинет страхователя (для работодателей): Доступен на сайте СФР. Позволяет сдавать отчетность, формировать электронные трудовые книжки на сотрудников и сверять данные.
Личный прием и график приема
Личный прием граждан и представителей работодателей осуществляется в клиентских службах территориальных органов СФР по предварительной записи.
График приема: Как правило, клиентские службы работают с понедельника по четверг с 09:00 до 17:00, в пятницу — с 09:00 до 16:00. В субботу и воскресенье — выходной. Обеденный перерыв обычно с 12:30 до 13:15. Рекомендуется уточнять режим работы конкретного отделения на сайте.
Отделы
Вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками и персонифицированным учетом, решают следующие подразделения:
- Отделение персонифицированного учета — ведет учет сведений о трудовой деятельности граждан.
- Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан), прием заявлений, выдача выписок СТД-ПФР.
- Отдел администрирования страховых взносов — работает со страхователями (работодателями), консультирует по сдаче ЕФС-1.
Руководство
Руководство Социального фонда России осуществляет оперативное управление деятельностью фонда. На федеральном уровне структуру возглавляет Председатель СФР. В регионах работают управляющие региональными отделениями. Актуальный состав руководства представлен на официальном сайте ros3.ru во вкладке «О фонде» — «Руководство».
Отзывы
Отзывы работодателей и сотрудников о процессе перехода на ЭТК и запросе сведений носят преимущественно положительный характер:
- Работодатели: Отмечают, что проверять форму СТД-Р или СТД-ПФР стало гораздо удобнее, чем изучать записи в бумажной трудовой книжке. Однако некоторые кадровики жалуются на то, что нельзя самостоятельно сверить данные соискателя через базу СФР, а приходится полагаться на документы, предоставленные самим работником.
- Работники: Высокую оценку получают Госуслуги и Личный кабинет на сайте СФР — заказать выписку для нового работодателя можно за пару кликов. В то же время в отзывах иногда встречаются жалобы на задержки в обновлении данных в системе СФР после увольнения.
Резюме: Работодатель не может напрямую запросить трудовую книжку сотрудника из базы ПФР/СФР. Правильный алгоритм действий: работодатель просит соискателя предоставить форму СТД-Р или СТД-ПФР, а работник самостоятельно и бесплатно получает ее через Госуслуги, МФЦ или Личный кабинет на сайте Социального фонда.