С 2022 года сведения о трудовой деятельности работодателей передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) в форме ЕФС‑1 (ранее – СЗВ‑ТД)․ Отчёт необходимо сдавать каждый раз, когда происходит приём, перевод или увольнение работника;
Кратко о главных требованиях
- Отчёт обязательно отправлять не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме (или подписания трудового договора)․
- Форма отчёта – ЕФС‑1 (раздел 1․1)․ В ней указываются:
- СНИЛС и ИНН сотрудника;
- Дата приёма, должность, код ОКДП (по классификатору ДП);
- Размеры страховых взносов и др․
- Отчёт можно сдавать через Личный кабинет ПФР, портал Госуслуги, а также из программ 1С (модуль «Отчётность в ПФР»)․
- После сдачи система выдаёт Квитанцию о приёме, которую необходимо сохранить․
Пошаговая инструкция
Шаг 1․ Подготовка данных
- Соберите сведения о новом сотруднике:
- ФИО, дата рождения;
- СНИЛС, ИНН (при наличии);
- Паспортные данные;
- Трудовой договор (дата, номер);
- Приказ о приёме (дата, номер);
- Код должности (по ОКДП), ставка, график работы․
- Убедитесь, что все сведения актуальны и совпадают с документами․
Шаг 2․ Формирование отчёта ЕФС‑1
- Войдите в Личный кабинет ПФР (регистрация – логин / пароль)․
- Выберите пункт «Отчётность → ЕФС‑1»․ Откроется электронный шаблон․
- Заполните ьный лист (наименование организации, ИНН, КПП, ОКПО)․
- Перейдите к подразделу 1․1 – Сведения о трудовой деятельности и внесите данные о сотруднике․
- Сохраните черновик, проверьте автоматическую проверку (система укажет ошибки, если, например, неверный код ОКДП)․
Шаг 3․ Проверка и отправка
- Нажмите кнопку «Проверить»․ Если ошибок нет – система предложит «Отправить»․
- Подтвердите отправку (можно использовать ЭЦП или Код подтверждения, полученный в СМС)․
- После успешной отправки система выдаст Квитанцию с номером и датой приёма․ Сохраните её (PDF/скрин)․
Шаг 4․ Действия после отправки
- Если в течение 24 ч․ не получено подтверждение, проверьте статус в «Мои отправки» личного кабинета․
- В случае отказа исправьте указанные замечания и повторно отправьте отчёт․
- Сохраните копию отчёта и квитанцию в архиве кадровой службы (не менее 5 лет)․
Альтернативные способы сдачи отчёта
| Способ | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Личный кабинет ПФР (web‑интерфейс) | Самый быстрый, автоматическая проверка, электронная квитанция․ | Требуется регистрация и доступ к Интернету․ |
| Портал Госуслуги | Единый вход для всех государственных сервисов․ | Не всегда актуальная версия формы ЕФС‑1․ |
| 1С: Предприятие (модуль «Отчётность в ПФР») | Интеграция с бухгалтерией, автоматическое формирование․ | Необходима лицензия и настройка программы․ |
| Факс / почтовая отправка (для ИП без доступа к сети) | Возможен в исключительных случаях․ | Сроки сдачи могут быть продлены, высокий риск ошибок․ |
Контактные данные ПФР (для справок и помощи)
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www․pfrf․ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑77‑78 (круглосуточно) |
| Телефон регионального отделения (Москва) | +7 (495) -77‑77‑77 |
| Электронный адрес | info@pfrf․ru |
| Личный кабинет ПФР | https://lk․pfrf․ru |
| Личный приём (Москва, ул․ Тверская, д․ 7) | Пн‑Пт — 09:00‑17:00 |
| Отделы |
|
| Руководство | Генеральный директор ПФР – В․ В․ Киселёв Заместитель директора по информационным технологиям – А․ С․ Громов |
| Отзывы и предложения | Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе личного кабинета, о качестве обслуживания и т․п․) |
Типичные ошибки и как их избежать
- Пропуск даты приказа о приёме․ Дата в отчёте должна совпадать с датой из приказа/договора․
- Неправильный код ОКДП․ Используйте актуальный классификатор ОКДП․
- Отсутствие СНИЛС․ Если сотрудник ещё не имеет СНИЛС, укажите «нет» и приложите справку о его получении․
- Сдача отчёта позже следующего рабочего дня․ За просрочку предусмотрен штраф — до 5 % от суммы недоимки․
Полезные ссылки и шаблоны
- Форма ЕФС‑1 (PDF)
- Инструкция по заполнению ЕФС‑1
- Видеоподсказка по заполнению (на портале «Главбух»)
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Отправка отчёта в ПФР о приёме сотрудника – процесс, который можно выполнить полностью онлайн, если следовать чёткой последовательности:
- Собрать и проверить все необходимые данные․
- Заполнить форму ЕФС‑1 в личном кабинете ПФР (или через 1С/Госуслуги)․
- Отправить отчёт до конца следующего рабочего дня․
- Сохранить полученную квитанцию․
При возникновении вопросов используйте горячую линию 8‑800‑555‑77‑78 или обратитесь в личный приём в вашем регионе․
Помните, что своевременная сдача ЕФС‑1 — это не только требование законодательства, но и способ избежать штрафов и проблем с пенсионным страхованием ваших работников․