В условиях цифровизации документооборота вопрос правильного и своевременного уведомления органов пенсионного обеспечения о трудовом стаже становится как никогда актуальным. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) требует от граждан и работодателей грамотных действий, чтобы весь стаж и данные о заработной плате были учтены на индивидуальном лицевом счете. В данной статье мы подробно разберем, как предоставить сведения, какие контакты использовать и как взаимодействовать с фондом.

Описание процесса

С 2023 года функции Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) объединены в Социальный фонд России (СФР). Именно в этот орган теперь необходимо направлять уведомления и сведения о трудовой деятельности.

У работников и работодателей есть время для оцифровки бумажных трудовых книжек. Если работодатель не передаст сведения в фонд, данный период работы не будет учтён в страховой стаж. Для подтверждения стажа или исправления данных на индивидуальном лицевом счете необходимо загрузить документы, подтверждающие сведения о трудовой деятельности за периоды, которые нужно исправить или внести (например, саму трудовую книжку, её ьный лист, трудовой договор, архивную справку, приказ о приеме на работу и др.).

Требования к скан-копии бумажной трудовой книжки

Чтобы у фонда не было претензий, скан-копия должна быть:

• Цветной. Черно-белые копии могут быть отклонены.
• Читаемой. Невозможно прочесть записи о работе в связи с небрежным хранением трудовых книжек, фонд не сможет их обработать.
• Полностью заполненной. Не допускаются пустые реквизиты. Например, в графе «на основании чего внесена запись» обязательно должна быть ссылка на приказ (номер, дата), не заполнен какой-либо реквизит — это повод для отказа.
• Заверенной (в случае предоставления сведений работодателем) со ссылкой на реквизиты документа, с подписью должностного лица и печатью организации.

Пошаговая инструкция по отправке через портал

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).
2. Зарегистрироваться на портале фонда.
3. Войти в личный кабинет с помощью КЭП.
4. Выбрать в меню пункт «Электронная трудовая книжка» (или «Сведения о трудовых отношениях»).
5. Нажать «Добавить файл», выбрать тип файла и загрузить цветную скан-копию трудовой книжки.
6. Подписать обращение с помощью КЭП (выбрать файл ключа и ввести пароль).
7. Нажать кнопку «Подписать и отправить».
8. Результаты оцифровки можно пересмотреть в соответствующем разделе, указав в меню поиска СНИЛС/РНУКПН работника или период отправки трудовой книжки.

Контакты для обращений

Для решения вопросов, связанных с трудовым стажем и электронными трудовыми книжками, можно использовать несколько каналов связи.

Официальный сайт

Основной ресурс Социального фонда России, sfrr.ru (ранее pfr.gov.ru). Здесь находится вся актуальная информация, электронные сервисы и личный кабинет гражданина и страхователя.

Горячая линия

Для оперативной консультации по вопросам стажа и трудовых книжек работает единый номер:

8 (800) -00-00-01 (звонок по России бесплатный).

Номера телефонов

Помимо федеральной горячей линии, у каждого территориального органа СФР есть свои местные телефоны для справок. Их актуальные номера можно найти на официальном сайте фонда, выбрав свой регион в верхней части страницы.

Электронный адрес

Направить обращение или задать вопрос можно через специальную форму обратной связи на сайте СФР. Кроме того, для официальных запросов от юридических лиц (работодателей) используются корпоративные адреса региональных отделений фонда.

Личный кабинет

Личный кабинет — это основной инструмент для дистанционного взаимодействия с фондом.

• Для граждан: Вход осуществляется через портал Госуслуг (ЕСИА). Здесь можно подать заявление о выборе ведения электронной трудовой книжки, просмотреть сведения о стаже, направить уведомление о трудоустройстве, а также подать заявление на исправление или дополнение сведений о страховом стаже.
• Для работодателей (страхователей): Вход по КЭП. Кабинет позволяет загружать скан-копии трудовых книжек сотрудников, отслеживать статус их оцифровки и сдавать отчетность по форме ЕФС-1.

Личный прием

Если онлайн-обращение невозможно или требуется предоставление оригиналов документов, граждане и представители организаций могут обратиться за личным приемом к специалистам фонда.

График приема

Стандартный график работы клиентских служб территориальных органов СФР:

• Понедельник, Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: График может отличаться в зависимости от региона. Уточняйте время работы вашего отделения на сайте.

Отделы

Вопросами трудовых книжек и страхового стажа занимаются следующие подразделения:

• Отделение по работе с обращениями граждан (клиентская служба) — для физических лиц.
• Отдел организации персонифицированного учета — решает вопросы корректировки индивидуальных лицевых счетов и внесения данных в Реестр застрахованных лиц.
• Отдел работы со страхователями — консультирует работодателей по вопросам сдачи отчетности и оцифровки трудовых книжек сотрудников.

Руководство

Если проблема не решается на уровне рядовых специалистов, можно обратиться к руководству территориального органа СФР. В каждом регионе работают:

• Управляющий региональным отделением СФР.
• Заместители управляющего (курируют конкретные направления: учет стажа, работа с работодателями и т.д.).
• Руководители клиентских служб на местах.

Запись на прием к руководству осуществляется через канцелярию отделения или через электронную приемную на сайте.

Отзывы

Анализ отзывов граждан и работодателей о процессе уведомления фонда о трудовых книжках позволяет выделить следующие тенденции:

• Положительные: Многие отмечают удобство отправки скан-копий через личный кабинет с использованием ЭЦП. Процесс оцифровки после отправки проходит в установленные сроки, а данные о стаже корректно отображаются на лицевом счете.
• Отрицательные: Основные жалобы связаны с отказами в приеме скан-копий из-за плохого качества изображения (нечитаемые записи, отсутствие цветной сканирования). Также работодатели иногда сталкиваются с техническими сбоями на портале при массовой загрузке документов. Граждане отмечают, что если в бумажной трудовой книжке не заполнен какой-либо реквизит (например, отсутствует номер приказа), фонд такие данные не принимает, и требуется дополнительное время на получение архивных справок.