Акт сверки расчётов с Пенсионным фондом России (ПФР) – обязательный документ, подтверждающий правильность учета личных (фиксированных) страховых взносов ИП, а также их соответствие данным фонда. Правильно оформленная сверка помогает избежать штрафов, уплаты пени и ускоряет процесс получения возврата излишне уплаченных сумм.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон №402‑ФЗ от  г; – «О бухгалтерском учёте». В п. 3 ст. 11 указывается обязательность сверки перед составлением годовой бухгалтерской отчётности.
• Приказ Минфина России от  №34н. – определяет порядок проведения сверки расчётов по страховым взносам.
• Приказ Минтруда России от  №712н. – утверждает форму акта сверки 21‑ПФР.
• Постановление Пенсионного фонда РФ №511 от  г. – фиксирует форму акта сверки расчётов (форма 21‑ПФР) и порядок её оформления.
• Приказ ФНС России от  №ММВ‑7‑10/525@. – регламентирует подачу заявления о предоставлении акта сверки в инспекцию ФНС.

Кому и когда необходимо проводить сверку

• ИП, самостоятельно уплачивающих фиксированные страховые взносы (пенсионный, медицинский, социальный).
• Юридические лица, где ИП выступает в качестве индивидуального предпринимателя‑страхователя;
• Периодически (не реже одного раза в год) либо при подготовке годовой бухгалтерской отчётности.

Этапы запроса акта сверки

1. Подготовка документов

   Необходимо собрать:

   • Копию свидетельства о регистрации ИП (ОГРНИП) или устава юридического лица.
   • Налоговую декларацию по УСН/ОСН за интересующий период.
   • Квитанции/квитанции об уплате страховых взносов (документы 2‑НДФЛ, справки 2‑НДФЛ, расчётные листы).
   • Доверенность (если запрос делает представитель); Оформить доверенность в простой письменной форме, заверить её у нотариуса.

2. Подача заявления в инспекцию ФНС

   Заявление подаётся в территориальное отделение ФНС по месту регистрации страхователя. Оно может быть подано:

   • Лично, в бумажном виде.
   • Через Личный кабинет налогоплательщика (виде электронной формы).

   В заявлении обязательно указать:

   1. Наименование организации/ИП.
   2. ИНН и КПП.
   3. Дата, на которую требуется произвести сверку (например, «на 31 декабря 2025 г.»).
   4. Способ получения акта (почтой, курьером, через ТКС, в личном кабинете СФР).

3. Указание способа получения акта

   Самый часто используемый способ – электронный (через ТКС – Транспортный кабельный сервис) или в личном кабинете на сайте ПФР. При выборе «по почте» следует указать точный почтовый адрес и контактное лицо.

4. Оформление акта сверки (форма 21‑ПФР)

   После получения запроса ПФР формирует акт сверки, в котором отражаются:

   • Сумма уплаченных страховых взносов за каждый месяц.
   • Сумма начисленных пеней и штрафов (при наличии).
   • Разница между данными ПФР и данными налогоплательщика.

   Акт подписывается представителем ПФР и уполномоченным лицом организации‑страхователя. При необходимости обе стороны подписывают два экземпляра (один в архиве ПФР, второй у страхователя).

5. Подписание и передача акта

   Если заявитель не может лично подписать акт, он размещает доверенность (см. пункт 1) и уполномочивает сотрудника:

   • Получить акт в отделении ПФР.
   • Подписать его в присутствии представителя ПФР;
   • Вернуть один экземпляр в ПФР (по почте или курьером), а второй оставить у себя.

6. Дальнейшие действия

   По результатам сверки у страхователя есть право:

   • Подать заявление о возврате излишне уплаченных средств.
   • Оформить зачёт излишних сумм к будущим платежам.
   • Подать заявление об уточнении платежей (если выявлена ошибка в расчётах).

Образец заявления о предоставлении акта сверки

От: ООО «Пример» (ИП Иванов И.И.)
ИНН: 7712345678
КПП: 771401001
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Примерная, д.10
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67

В ______________________________ (ФНС по месту регистрации)

ЗАЯВЛЕНИЕ
о предоставлении акта сверки расчётов по страховым взносам (форма 21‑ПФР)

Прошу предоставить акт сверки расчётов по страховым
взносам, пеням и штрафам за период с по 
г., а также указать способ получения:
☐ электронный (ТКС/Личный кабинет СФР)
☐ почтовый (адрес: …)

Подпись: ___________/Иванов И.И.

Самое главное помнить, что

• Сверку необходимо проводить до сдачи годовой бухгалтерской отчётности.
• Запрос акта сверки оформляется в письменной форме и должен содержать точную дату, за которую требуется сверка.
• Для получения акта по почте требуется полный почтовый адрес и готовность к подписанию доверенности, если глава организации отсутствует.
• Форма акта — 21‑ПФР, утверждённая Приказом Минтруда РФ от  №712н.
• Если акт получен в электронном виде, подписи сторон заменяются ЭЦП (электронной цифровой подписью).

Очень важно, чтобы

• Все документы (копии свидетельств, подтверждения уплаты, доверенность) были оригинальными или должным образом заверенными копиями.
• В заявлении указывался конкретный способ получения акта – это ускоряет процесс передачи.
• После получения акта в течение 10‑15 календарных дней была проведена проверка на наличие расхождений.
• Если выявлены расхождения, они устранялись в течение 30 дней с момента получения акта, иначе может быть начислена пеня.
• Все действия фиксировались в бухгалтерском учёте организации, а оригиналы актов хранились в архиве минимум 5 лет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли запросить акт сверки онлайн?

Да. С 2017 г. заявление подаётся через Личный кабинет налогоплательщика, а акт может быть получен через ТКС – сервис «Электронное взаимодействие ПФР‑ФНС».

Какой срок выдачи акта после подачи заявления?

Стандартный срок – до 30 календарных дней. При подаче через электронные каналы срок может сократиться до 10‑15 дней.

Что делать, если в акте указана неверная сумма взносов?

Необходимо направить в ПФР заявление «Об уточнении расчётов», приложив подтверждающие документы (квитанции, расчётные листы). После исправления будет оформлен корректирующий акт.

Нужно ли платить за получение акта?

Получение акта сверки является бесплатной государственной услугой. Плата может взиматься лишь за доставку почтовой корреспонденции, если выбран такой способ.

Запрос акта сверки расчётов с Пенсионным фондом России – важный этап финансовой дисциплины ИП и компаний. Соблюдение нормативных требований, правильное оформление заявления и своевременное получение акта позволяют избежать штрафов, ускорить возврат излишне уплаченных средств и обеспечить прозрачность бухгалтерского учёта.