Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал важным шагом в цифровизации документооборота. Наличие электронной версии уменьшает риск повреждения‚ потери или фальсификации данных‚ а также обеспечивает высокий уровень защиты персональной информации. Однако для завершения этого процесса необходимо правильно заверить и предоставить скан-копии бумажной трудовой книжки в Пенсионный фонд. В этой статье мы подробно разберем‚ как это сделать‚ избежав типичных ошибок.

Описание процесса: как подготовить и отправить документ

Процесс заверения и передачи данных зависит от вашего статуса: работаете ли вы в данный момент или являетесь безработным.

Если вы работаете

Если гражданин трудоустроен‚ его бумажная трудовая книжка находится у работодателя в отделе кадров или бухгалтерии. В этом случае работодатель обязан оцифровать документ и отправить его в ПФУ через свой кабинет страхователя.

• Важно: Выдавать на руки работникам оригиналы трудовых книжек под подпись можно только после завершения работ по внесению сведений о трудовой деятельности в Реестр застрахованных лиц.
• В остальных случаях для оформления пенсии или других нужд выдается заверенная копия или выписка из трудовой книжки.

Если вы безработный

Если гражданин безработный и трудовая книжка находится у него на руках‚ ему необходимо обратиться к нотариусу для заверения копии‚ либо самостоятельно оцифровать документ и загрузить его на портал Пенсионного фонда.

Требования к скан-копии бумажной трудовой книжки

Чтобы у Пенсионного фонда не было претензий к вашим документам‚ скан-копия должна соответствовать следующим правилам:

1. Качество: Загружать необходимо цветную скан-копию трудовой книжки. Допускается также сделать качественные цветные фотографии с помощью телефона (отредактировав фото на предмет четкости и отсутствия бликов).
2. Полнота: Сканировать нужно все страницы‚ содержащие записи о трудовой деятельности;
3. Электронное заверение: Предоставленные скан-копии заверяются наложением квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Пошаговая инструкция: самостоятельная загрузка на веб-портал ПФУ

Удобный сервис на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда позволяет подать документы как самому работнику‚ так и страхователю.

Действия работодателя (страхователя):

1. Авторизуйтесь на веб-портале ПФУ удобным способом.
2. Выберите в меню слева: Коммуникации с ПФУ → Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка).
3. Создайте новое обращение.
4. Нажать Добавить файл‚ выбрать тип файла и загрузить цветную скан-копию трудовой книжки.
5. Подписать обращение с помощью КЭП (выбрать файл ключа и ввести пароль).
6. Нажать кнопку Подписать и отправить в ПФУ.

Действия работника:

1. Получить КЭП (электронную подпись).
2. Зарегистрироваться и войти в личный кабинет на портале ПФУ с помощью КЭП.
3. Перейти во вкладку Сведения о трудовых отношениях.
4. Создать обращение‚ добавить отсканированные страницы с правильными записями.
5. Подписать запрос электронной подписью и отправить.

Обратите внимание: Исправить уже поданное обращение невозможно! Если вы допустили ошибку‚ необходимо создать новое обращение и прикрепить страницы с правильными записями.

Проверка результатов оцифровки

После внесения всех данных необходимо получить подтверждение завершения оцифровки. Результаты оцифровки ответственным лицом органа Пенсионного фонда можно пересмотреть в закладке Сведения о трудовых отношениях. Для поиска укажите РНУКПН работника или период отправки трудовой книжки. В случае обнаружения ошибок необходимо обратиться в ПФУ для внесения правок.

Контакты для обращений

Если у вас возникли сложности с оцифровкой‚ подачей документов или вы обнаружили ошибки в уже отправленных данных‚ вы можете обратиться в Пенсионный фонд.

Официальный сайт

Веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда: https://portal.pfu.gov.ua

Горячая линия и номера телефонов

Для консультаций по вопросам электронных трудовых книжек и оцифровки стажа работает контакт-центр Пенсионного фонда:

• Горячая линия: 0-800-501-701 (бесплатно по Украине со стационарных и мобильных телефонов).
• Номера телефонов: Телефоны территориальных управлений ПФУ зависят от вашего региона. Полный список номеров доступен на официальном сайте во вкладке «Контакты».

Электронный адрес

Для отправки электронных обращений и вопросов используйте форму обратной связи на портале ПФУ или официальную электронную почту вашего регионального управления (актуальные адреса указаны на сайте).

Личный кабинет

Электронный кабинет страхователя и застрахованного лица доступен по адресу: https://portal.pfu.gov.ua. Вход осуществляется с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Личный прием и график приема

Личный прием граждан по вопросам оцифровки трудовых книжек осуществляется в клиентских службах территориальных органов ПФУ.

• График приема: Понедельник – Пятница: с 09:00 до 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00). В субботу‚ воскресенье и праздничные дни — выходной.

Отделы

Вопросы оцифровки трудовых книжек и сверки стажа решают следующие подразделения:

• Отдел назначения пенсий — для лиц‚ выходящих на пенсию.
• Отдел организации обслуживания обращений граждан — для общих вопросов и жалоб.
• Сектор информационных технологий и электронных услуг — при технических ошибках на веб-портале.

Руководство

Если вопрос не решается на уровне рядовых специалистов‚ вы можете обратиться к руководству территориального органа ПФУ. График личного приема руководством (начальником управления и его заместителями) обычно доступен на стендах в отделении ПФУ и на официальном сайте.

Отзывы

Переход на электронные трудовые книжки вызывает разные отклики у граждан и работодателей:

• Положительные отзывы: Многие отмечают удобство самостоятельной оцифровки через телефон за 5 минут. Отсутствие необходимости носить оригинал документа снижает риск его утери. Граждане ценят возможность контролировать процесс через личный кабинет.
• Отрицательные отзывы: Чаще всего жалобы связаны с техническими сбоями на портале в периоды пиковых нагрузок. Также пользователи отмечают‚ что невозможность исправить ошибочно отправленное обращение создает неудобства, приходится формировать и отправлять новый пакет документов.

Завершение перехода от бумажных трудовых книжек к электронному учету — важный этап. Помните‚ что завершается переходный период. Успейте правильно заверить и предоставить скан-копии вашей трудовой книжки в Пенсионный фонд‚ чтобы в будущем избежать проблем с подтверждением стажа и назначением пенсии!