Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и факт трудовой деятельности гражданина. Записи в ней формируют будущую пенсию, поэтому при обращении в Пенсионный фонд (или Социальный фонд России — СФР) требуется предоставить подтверждение вашего стажа. Поскольку предоставлять оригинал трудовой книжки не всегда удобно и безопасно, возникает вопрос: как правильно заверить её копию, чтобы пенсионные органы приняли её без замечаний?

В этой статье мы подробно разберем алгоритм заверения, актуальные требования к формулировкам, а также предоставим все необходимые контакты и информацию для обращений в Социальный фонд России.

Описание процесса: как правильно заверить копию

С 1 июля 2018 года вступили в силу новые ГОСТы, которые ужесточили требования к заверению копий документов для их дальнейшей передачи в сторонние организации (включая Пенсионный фонд). Если ранее достаточно было поставить подпись и печать на каждой странице, то сейчас правила иные.

Пошаговая инструкция заверения копии трудовой книжки работодателем:

1. Снятие копий. Необходимо откопировать все страницы трудовой книжки, включая пустые (если они есть между записями) и обложку. Копии должны быть четкими, без искажений.
2. Заверение каждого листа (если документ не сшивается). На каждой странице ставится:
   • Надпись «Копия верна» или «Верно»;
   • Должность лица, заверившего документ;
   • Личная подпись заверителя;
   • Расшифровка подписи (ФИО);
   • Дата заверения;
   • Печать организации (при наличии).
3. Прошивка документа (рекомендуемый и самый надежный вариант). Все откопированные листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа на место сшивки наклеивается бумажная наклейка с текстом: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов».
4. Обязательная отметка о месте хранения подлинника. Это главное нововведение. На последней странице копии (или на наклейке при прошивке) обязательно должна быть фраза: «Подлинник документа находится в (наименование организации) по адресу (адрес организации)».
5. Отметка о назначении копии. Чтобы копия имела юридическую силу для Пенсионного фонда бессрочно (иначе она действительна всего 1 месяц), нужно добавить приписку: «Копия предназначена для предоставления в Социальный фонд России (СФР) / Пенсионный фонд».

Заверение неработающим гражданам

Если вы уже не работаете, а трудовая книжка находится у вас на руках, вы не можете заверить её самостоятельно. Для заверения необходимо обратиться к нотариусу. Нотариус переведет копию и заверит её своей подписью и печатью. Это платная услуга.

---

Контакты для обращений: Социальный фонд России (СФР)

С 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Все вопросы, касающиеся пенсий, теперь решаются через СФР.

Официальный сайт

Основной портал Социального фонда России: https://sfr.gov.ru/

Единый портал государственных услуг (для получения выписок и подачи заявлений онлайн): https://gosuslugi.ru/

Горячая линия и номера телефонов

• Единый контакт-центр СФР (бесплатно по всей России): 8 (800) -00-00-01
• Телефон для справок о предоставлении государственных услуг: 8 (800) -02-23-02
• Для лиц с нарушениями слуха (сурдоперевод): 8 (800) -55-85-39

Электронный адрес

Для обращений граждан и юридических лиц доступна электронная приемная на официальном сайте СФР. Прямой email для общих вопросов: info@sfr.gov.ru (однако предпочтительнее использовать форму обращений на сайте).

Личный кабинет

Для взаимодействия с фондом онлайн существует Личный кабинет гражданина на сайте СФР (вход осуществляется через учетную запись Госуслуг). В личном кабинете можно:

• Подать заявление о назначении пенсии;
• Получить выписку о состоянии индивидуального лицевого счета (в ней уже содержатся данные о вашем стаже, переданные работодателями в электронном виде);
• Отслеживать статус рассмотрения документов.

Личный прием

Личный прием граждан ведется в клиентских службах (на местах) территориальных органов СФР. Прием осуществляеться как по предварительной записи, так и в порядке живой очереди. Предварительная запись доступна через портал Госуслуг или по телефону контакт-центра.

График приема

Стандартный график работы клиентских служб СФР (может незначительно отличаться в зависимости от региона):

• Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00
• Суббота, Воскресенье: выходной
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:18 (без перерыва в некоторых отделениях)

Примечание: В некоторых регионах действует «плавающий» график, а также увеличенный рабочий день во вторник или четверг (до 20:00). Уточняйте график вашего местного отделения на сайте СФР.

Отделы

Вопросы, связанные с назначением пенсии и проверкой документов о стаже, решают следующие структурные подразделения:

1. Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан), первичный прием документов, консультации.
2. Отдел назначения и перерасчета пенсий — проверка стажа, расчет пенсионных коэффициентов.
3. Отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц — занимается именно подтверждением стажа (в т.ч. по архивным запросам и копиям трудовых книжек).

Руководство

Высшее руководство Социального фонда России:

• Председатель СФР: Чуйков Сергей Анатольевич
• Первый заместитель председателя: Козлов Михаил Юрьевич
• Заместитель председателя (по пенсионным вопросам): Курлин Игорь Владимирович

---

Отзывы

Процедура заверения копии трудовой книжки и её подачи в фонд вызывает много откликов у граждан. Вот типичные отзывы из практики:

• Марина, 58 лет: «Работодатель заверил мне копию по старинке — просто «Копия верна» и печать. В СФР отказались принимать, сказали, что нет отметки, где хранится оригинал. Пришлось возвращаться в отдел кадров и переделывать. Обязательно требуйте писать фразу про место хранения подлинника!»
• Игорь, 60 лет: «Оказалось, что если подавать на пенсию через Госуслуги, то копию трудовой вообще можно не нести! Вся информация о стаже после 1997 года у них уже есть в электронном виде. Очень удобно, не пришлось никуда ходить.»
• Елена, кадровик: «Мы сразу шьем копию трудовой и ставим все отметки по ГОСТу, включая приписку «Для предоставления в СФР». Только так копия остается действительной бессрочно для пенсионного фонда. Иначе через месяц она теряет силу, и пенсионерам приходится приходить к нам заново.»

Заверение копии трудовой книжки для пенсионного фонда — процесс, требующий внимательности. Главное правило сегодня: обязательное указание места хранения подлинника и цели предоставления копии. Если вы оформляете пенсию, обязательно напомните об этих правилах сотруднику отдела кадров на вашей работе. А если ваш стаж уже учтен в системе обязательного пенсионного страхования (с 1997 года), вам может вообще не потребоваться бумажная копия, достаточно будет электронной выписки из лицевого счета через Госуслуги.