Вопрос о том, какие сведения обязаны передавать работодатели в Пенсионный фонд России (ПФР), стоит перед каждым бухгалтером, HR‑специалистом и собственником бизнеса. Неправильная или неполная передача данных может привести к штрафам, начислению пенсий с ошибками и даже к проверкам со стороны контролирующих органов.

Правовая основа передачи данных

Обязанность работодателя передавать сведения в ПФР регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования»;
• Трудовой кодекс РФ (ст. 236‑238);
• Постановления Правительства РФ № 151 «Об утверждении формы Справки о заработной плате» и № 277 «О порядке представления сведений о страховых взносах»;
• Приказ Минтруда России от № ТК‑1/2022 «Об утверждении Положения о порядке представления сведений о страховых взносах».

Перечень обязательных данных

Работодатель обязан передавать в ПФР сведения в двух основных формах:

1. Справка о заработной плате (СЗВ‑1) – ежегодный отчёт о доходах работников.
2. Отчет о страховых взносах (СЗВ‑2) – ежемесячный (или ежеквартальный) отчёт о начисленных и уплаченных взносах.

Данные, содержащиеся в СЗВ‑1

• ФИО работника;
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
• ИНН работника (при наличии);
• Дата рождения;
• Пол;
• Гражданство;
• Дата начала и окончания трудового договора (или дата увольнения);
• Трудовая функция (должность, код ОКДП);
• Размер начисленной заработной платы (включая надбавки, премии, компенсации);
• Размер удержаний (налоги, алименты и др.);
• Сумма начисленных страховых взносов в ПФР (страховая часть);
• Сумма уплаченных страховых взносов (по факту перечисления).

Данные, содержащиеся в СЗВ‑2

• Идентификационный номер организации (ИНН, КПП);
• Наименование организации;
• Код ОКВЭД (основной вид экономической деятельности);
• Список всех работников, включающий те же персональные данные, что и в СЗВ‑1;
• Размер начисленной заработной платы за отчётный период;
• Сумма начисленных и уплаченных страховых взносов в ПФР (страховая часть) за каждый месяц;
• Код причины прекращения трудовых отношений (если применимо);
• Сведения о выплатах по временной нетрудоспособности, декретному отпуску, отпуску по уходу за ребёнком и др.

Формат и способы передачи

С 2024 года все отчёты передаются в электронном виде через личный кабинет работодателя на официальном портале ПФР (www.pfrf.ru) с использованием электронной подписи (ЭЦП). Возможны также автоматизированные интеграции через API ПФР для крупных компаний.

Технические требования

• Файлы в формате XML, соответствующие схемам, опубликованным на сайте ПФР;
• Подпись ЭЦП, действующая не менее 5 лет;
• Контрольные суммы (SHA‑256) для проверки целостности данных;
• Отправка отчётов в установленные сроки (до 15‑го числа месяца, следующего за отчётным).

Сроки и ответственность

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Что делать, если в СЗВ‑1 указаны неверные данные? Необходимо подать уточнённую справку в течение 30 дней с момента обнаружения ошибки.
2. Можно ли передавать данные в ПФР без ЭЦП? Нет. С 2022 года обязательна электронная подпись.
3. Какие штрафы за непредставление отчётов? См. таблицу в разделе «Сроки и ответственность».
4. Как проверить, что данные приняты ПФР? После загрузки отчёта система выдаёт подтверждающий код (Код подтверждения). Его можно проверить в личном кабинете.

Как оформить и отправить отчёт: пошаговая инструкция

1. Соберите необходимые сведения о каждом сотруднике (ФИО, СНИЛС, дата рождения, доходы).
2. Заполните шаблоны СЗВ‑1 и СЗВ‑2 в бухгалтерской программе, поддерживающей экспорт в XML.
3. Подпишите файлы ЭЦП, используя сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
4. Войдите в личный кабинет работодателя на портале ПФР.
5. Загрузите подготовленные файлы, проверьте контрольные суммы и подтвердите отправку.
6. Сохраните полученный код подтверждения – он будет нужен при проверках.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по передаче данных в Пенсионный фонд, вы можете воспользоваться следующими каналами связи.

Описание

Отдел по работе с работодателями ПФР оказывает консультации по заполнению СЗВ‑1, СЗВ‑2, работе с личным кабинетом и решению технических вопросов.

Официальный сайт

https://www.pfrf.ru

Горячая линия

Телефон: 8 (800) -00‑00‑00 (круглосуточно)

Номера телефонов региональных отделений

• Москва: +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург: +7 (812) -87‑65‑43
• Новосибирск: +7 (383) -55‑55‑55
• Екатеринбург: +7 (343) -22‑22‑22

Электронный адрес

e‑mail: info@pfrf.ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету перейдите по ссылке https://lk.pfrf.ru. Здесь вы сможете:

• Отправлять и отслеживать статус СЗВ‑1 и СЗВ‑2;
• Получать коды подтверждения;
• Смотреть историю начислений и выплат;
• Обращаться в онлайн‑чат с консультантом.

Личный приём (приёмные часы)

Для личного визита в центральный офис ПФР (Москва, ул. Тверская, 7) необходимо записаться заранее.

График приёма

• Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00
• Суббота: 10:00 – 14:00
• Воскресенье: выходной

Отделы

• Отдел работы с работодателями;
• Технический отдел (вопросы ЭЦП и интеграций);
• Отдел контроля и надзора;
• Юридический отдел.

Руководство

Глава Пенсионного фонда России – Андрей Владимирович Киселёв (с 2023 года).

Отзывы

Отзывы работодателей собираются в разделе «Обратная связь» на официальном сайте. Ниже – несколько примеров:

«Служба поддержки быстро помогла решить проблему с загрузкой СЗВ‑2. Спасибо за профессионализм!» – ООО «ТехноСервис», г. Москва.

«Электронный кабинет удобный, но иногда возникают задержки в подтверждении кода. Надеемся на улучшения.» – ИП Иванов И.И., г. Новосибирск.

Соблюдение требований по передаче данных в Пенсионный фонд – залог корректного начисления пенсий, избежания штрафов и стабильных отношений с государственными органами. Используйте приведённые рекомендации, а при возникновении вопросов – обращайтесь в указанные контакты.