При трудоустройстве нового сотрудника у работодателя возникает обязанность не только правильно оформить трудовой договор, но и своевременно уведомить об этом контролирующие органы. С 2023 года в связи с объединением Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР) правила и формы отчетности претерпели существенные изменения. В этой статье мы подробно разберем, какой отчет сдавать при приеме на работу, какие сроки необходимо соблюдать и как правильно заполнить новую форму.

Какой отчет сдавать: ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД

С 2024 года привычные для работодателей формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС были упразднены. Вместо них был введен единый отчет ЕФС-1 (Единая форма сведений). Именно этот отчет теперь заменяет все ранее существовавшие отдельные бланки.

Для передачи сведений о приеме на работу нового сотрудника в ЕФС-1 предназначен ьный лист и подраздел 1 раздела 1. По сути, подраздел 1 выполняет ту же функцию, что и ранее применяемая форма СЗВ-ТД — отражает сведения о трудовой деятельности.

Сроки сдачи ЕФС-1 при приеме на работу

Срок предоставления сведений о трудоустройстве стал более жестким по сравнению с прошлыми годами:

• Не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа о приеме на работу.
• Если вы не издаете приказы о приеме на работу, то отчет необходимо сдать не позднее следующего рабочего дня после подписания трудового договора.

Пример: Если работник был трудоустроен 16 мая 2024 года, то работодатель обязан подать ЕФС-1 не позднее 17 мая 2024 года. В 2026 году это правило остается неизменным.

Электронный или бумажный формат?

В 2026 году действуют строгие критерии по формату сдачи отчета:

• Электронно: сдавайте отчет в обязательном порядке, если у вас трудится более 10 человек (в т.ч. по договорам гражданско-правового характера — ГПД).
• На бумаге: допускается при численности работников 10 человек и меньше.

Особенности заполнения ЕФС-1 при приеме на работу

При заполнении ьного листа и подраздела 1 обратите внимание на следующие важные нюансы, введенные в последние годы:

1. Необходимо указывать специальный код, обозначающий срок трудового договора (срочный, бессрочный).
2. Требуется отдельно фиксировать прием на работу по совместительству.
3. Сведения подаются на каждого работника отдельно.

Контакты для обращений и обратная связь

Несмотря на то, что ПФР и ФСС объединены в СФР, у фонда остались прежние каналы связи, а также появились новые современные сервисы. Ниже представлена актуальная контактная информация для работодателей.

Официальный сайт

Основной ресурс Социального фонда России: https://sfr.gov.ru

Также для сдачи отчетности и взаимодействия используется электронный сервис: https://es.sfr.gov.ru

Горячая линия и номера телефонов

По вопросам сдачи отчетности, в т.ч. формы ЕФС-1, вы можете обратиться по следующим номерам:

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России)
• Телефон доверия (по вопросам противодействия коррупции): 8 (495) -87-07-07
• Справочная служба по вопросам электронного документооборота: уточняется на региональном уровне (рекомендуется обращаться в территориальные органы).

Электронный адрес

Для отправки юридически значимой отчетности по e-mail используется защищенный документооборот через операторов (СБИС, Контур, 1С-Отчетность и др.). Для общих вопросов и консультаций можно использовать:

• E-mail: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Для работодателей функционирует специальный сервис:

• Личный кабинет страхователя — доступен на портале СФР (es.sfr.gov.ru). В нем можно просматривать состояние расчетов с фондом, корректировать ранее поданные сведения, а также подавать отчетность в электронном виде (при наличии квалифицированной электронной подписи — КЭП).

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц (работодателей) осуществляется в территориальных органах СФР по месту регистрации страхователя.

• График приема: Понедельник — Четверг с 09:00 до 18:00; Пятница с 09:00 до 16:45. Обеденный перерыв с 13:00 до 14:00.
• Предварительная запись: Рекомендуется записываться на прием через портал Госуслуг или по телефону Единого контакт-центра 8 (800) -00-00-01.

Отделы

По вопросам приема на работу и сдачи ЕФС-1 вас могут проконсультировать в следующих подразделениях территориальных органов СФР:

• Отдел организации персонифицированного учета — отвечает за корректность заполнения сведений о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД).
• Отдел страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — по вопросам раздела 3 формы ЕФС-1 (бывшая 4-ФСС).
• Отдел по работе с работодателями — общие вопросы начисления взносов и предоставления отчетности.

Руководство

Если вы не согласны с действиями сотрудников территориального органа, вы можете обратиться к руководству:

• Председатель Социального фонда России: Чирков Сергей Владимирович
• Заместители председателя СФР: курируют отдельные направления (учет, страхование, ИТ-сервисы).
• Управляющие региональными отделениями: рассматривают жалобы на работу конкретных территориальных отделов.

Отзывы

Внедрение единой формы ЕФС-1 вызвало бурную реакцию среди бухгалтеров и кадровиков. Изучив отзывы специалистов, можно выделить следующие тенденции:

• Плюсы: Отмечается удобство сдачи всех сведений в одном отчете. Больше не нужно подавать отдельные формы СЗВ-ТД и 4-ФСС, что сокращает количество отправляемых файлов.
• Минусы: Главная жалоба работодателей — слишком короткий срок сдачи сведений при приеме на работу (на следующий день). Ранее на подачу СЗВ-ТД давалось больше времени. Также пользователи часто сталкиваются с техническими сбоями на стороне фонда при приемке электронных документов в пиковые нагрузки.
• Сложности заполнения: Многие отмечают путаницу с новыми кодами (код срока трудового договора, код совместительства), из-за которых программы для сдачи отчетности часто выдают ошибки проверки.

Штрафы за несдачу отчета

Важно помнить, что за нарушение сроков сдачи ЕФС-1 при приеме на работу предусмотрена административная и финансовая ответственность. За несвоевременное предоставление сведений о трудовой деятельности (подраздел 1) работодателю грозит штраф в размере от 300 до 500 рублей за каждого застрахованного лица по статье 15.33.2 КоАП РФ, а также финансовые санкции от самого фонда.

Резюме: Прием на работу в 2026 году обязывает работодателя сдавать отчет ЕФС-1 (подраздел 1 раздела 1). Сделать это необходимо не позднее следующего рабочего дня после оформления сотрудника. При численности штата более 10 человек отчет сдается исключительно в электронном виде. Внимательно следите за актуальными кодами в форме и не нарушайте сроки, чтобы избежать штрафов от Социального фонда России.