Оформление пенсии — важный этап в жизни каждого человека, и от правильности подготовки документов зависит скорость назначения выплат. Одним из ключевых документов является трудовая книжка, подтверждающая стаж. В 2026 году правила заверения копий и выдачи оригиналов имеют свои нюансы, о которых необходимо знать как работникам, так и работодателям. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, актуальные требования ГОСТ и частые ошибки.

Описание процесса и нормативная база

Согласно ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник имеет право запросить у работодателя заверенную копию трудовой книжки. Для оформления пенсии существует два пути:

• Получение оригинала на руки. По закону временно выдать трудовую книжку на руки можно только для оформления пенсии — не позднее 3 рабочих дней после получения письменного заявления работника. При этом работник должен расписаться в получении книжки (в книге учета движения трудовых книжек или в отдельной расписке).
• Получение заверенной копии. Без письменного заявления работника копию трудовой книжки получить нельзя. Этот вариант чаще используется для предварительного предоставления в ПФР или работодки копий.

Копия электронной трудовой книжки (ЭТК) — это форма СТД-Р. Работодатель выдает ее по запросу сотрудника в том же порядке, что и копию бумажной.

Правила заверения копии трудовой книжки в 2026 году

Заверение копии трудовой книжки работодателем в 2026 году оформляется согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существует два варианта заверения: для внутреннего пользования (в пределах одной организации) и для внешнего (в т.ч. для Пенсионного фонда).

Заверение для внешних организаций (для ПФР)

Так как копия подается в Пенсионный фонд, она должна быть заверена по правилам для внешнего пользования:

1. Копирование: Необходимо откопировать все листы документа, включая пустые страницы (если они есть) и обложку;
2. Пометка на каждом листе: На каждом из листов записывается «Верно» или «Копия верна», указывается должность лица, заверяющего копию, ставится его подпись с расшифровкой и дата заверения. Работодатель может использовать специальный штамп.
3. Отметка о подлиннике: Делается надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации)».
4. Отметка о месте хранения: Указывается адрес или номер дела, где хранится подлинник.
5. Фиксация текущего стажа: На последней странице копии после последней записи обязательно пишут: «Работает по настоящее время».

Сшитая копия (прошивка)

Если копия трудовой книжки сшивается, то:

• Нумеруются все листы.
• Концы нити выводятся на оборотную сторону последнего листа, заклеиваются листом бумаги и опечатываются.
• Первый и последний листы представленной копии должны быть заверены подписью уполномоченного лица (подпись расшифровывается) и печатью работодателя.
• На оборотной стороне сшитой копии проставляется надпись: «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью N листов».

Если же копия не прошивается, то на каждом из листов записывается «Копия верна», ставится подпись и печать работодателя.

Частые ошибки при удостоверении копий

• Отсутствие надписи «Работает по настоящее время» на последнем листе.
• Простановка заверительной надписи только на последней странице без сшивки (без печати и подписи на предыдущих листах).
• Отсутствие указания на место хранения подлинника (обязательно для ПФР).
• Неразборчивая подпись без расшифровки (фамилия и инициалы обязательны).

Контакты для обращений и официальные ресурсы

Если у вас возникли вопросы по назначению пенсии, подтверждению стажа или работе с документами, вы можете обратиться в Социальный фонд России (СФР — правопреемник Пенсионного фонда России с 2023 года).

Официальный сайт

Основной портал Социального фонда России: sfr.gov.ru

Госуслуги (для электронных обращений и получения выписок): gosuslugi.ru

Горячая линия и номера телефонов

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России).
• Телефон доверия (для сообщений о коррупции): 8 (495) -87-89-19.
• Справочная служба ПФР (для жителей Москвы): 8 (495) -87-09-19.

Электронный адрес

Для официальных запросов и обращений граждан: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Управлять своими пенсионными накоплениями, подавать заявления и получать электронные выписки из трудовой книжки можно через:

• Личный кабинет гражданина на сайте СФР (вход через учетную запись Госуслуг);
• Мобильное приложение «Госуслуги СФР».

Личный прием и график приема

Личный прием граждан ведется в территориальных органах СФР и МФЦ. Для посещения необходимо предварительно записаться через портал Госуслуг или по телефону контакт-центра.

• График приема в клиентских службах СФР: Понедельник — Пятница с 09:00 до 18:00 (в некоторых регионах до 17:00).
• Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00.
• Выходные дни: Суббота, Воскресенье.

Примечание: График может отличаться в зависимости от региона. Уточняйте информацию на сайте местного отделения СФР.

Отделы

Вопросы, связанные с трудовыми книжками и стажем, решают следующие подразделения:

• Отделение персонифицированного учета — вопросы по электронной трудовой книжке (форма СТД-Р) и стажу.
• Отдел назначения и выплаты пенсий — прием документов для оформления пенсии, подтверждение стажа.
• Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан), первичный прием, консультации, выдача бланков заявлений.

Руководство

• Председатель Социального фонда России: Разетова Любовь Николаевна.
• Первый заместитель председателя: Куртин Андрей Владимирович.
• Заместители председателя: отвечают за отдельные блоки (пенсионное обеспечение, социальные выплаты, ИТ-инфраструктура).

Отзывы

Отзывы граждан о процессе заверения трудовых книжек и назначении пенсии в 2026 году носят преимущественно позитивный характер благодаря цифровизации:

• Положительные: «Электронная трудовая (СТД-Р) сильно упростила жизнь! Не нужно бегать по отделам кадров, заверять бумажные копии, все данные ПФР видит автоматически».
• Положительные: «Работодатели теперь строго следуют ГОСТу, копии сшивают и ставят отметку о месте хранения подлинника — в ПФР принимают с первого раза без доработок».
• Отрицательные: «Часто сталкиваюсь с тем, что кадровики забывают писать фразу «Работает по настоящее время», из-за чего приходится переделывать документ».
• Отрицательные: «В небольших частных компаниях иногда нет печати для кадровых документов, и заверить копию по всем правилам ГОСТа для ПФР становится проблемой».