Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих ваш страховой стаж. Без корректных записей в ней невозможно правильно рассчитать будущую пенсию. С 2015 года порядок выдачи и передачи данных о трудовых отношениях регулируется Федеральным законом № 216‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» и последующими нормативными актами Пенсионного фонда России (ПФР).
Содержание статьи
- Законодательная база
- Какие документы нужны
- Пошаговая инструкция по оформлению
- Электронная трудовая книжка
- Контактные данные ПФР
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Нормативные акты, регулирующие выдачу и передачу трудовых книжек в ПФР:
- Федеральный закон от № 216‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ»;
- Федеральный закон от № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях»;
- Постановление Правительства РФ от № 1595 «Об электронных трудовых книжках»;
- Приказ ПФР № 13‑м от «Об утверждении формы и порядка предоставления сведений о трудовых отношениях».
Важно! С 10 июня 2026 года все граждане обязаны перевести свои данные в электронную форму. После этой даты бумажные трудовые книжки перестанут использоваться для расчёта страхового стажа.
Какие документы нужны
Для получения копии (или дубликата) трудовой книжки, а также для передачи сведений в ПФР, подготовьте:
- Заявление работника (образец «Заявление на выдачу копии трудовой книжки»);
- Оригинал трудовой книжки (если она находится у работодателя);
- Паспорт (страница с фотографией) – для подтверждения личности;
- Согласие на обработку персональных данных (можно подписать в электронном виде);
- При необходимости – заявление о выдаче дубликата (если оригинал утерян).
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Подготовка заявления
Скачайте образец заявления с официального сайта ПФР (www.pfrf.ru) и заполните его. Обязательно укажите:
- ФИО полностью;
- СНИЛС;
- ИНН (если есть);
- Контактный телефон и e‑mail;
- Причину запроса (оформление пенсии, перевод в электронную форму и т.д.).
Шаг 2. Авторизация в личном кабинете страхователя
Перейдите на Личный кабинет страхователя ПФР и выполните вход:
- Выберите удобный способ входа (ЭЦП, СМС‑код, Госуслуги).
- Перейдите в раздел «Коммуникации с ПФУ → Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
Шаг 3; Загрузка документов
В открывшейся форме прикрепите скан‑копии:
- Заполненного заявления;
- Паспорта;
- Сканов страниц трудовой книжки (все листы, где есть записи);
- Согласия на обработку персональных данных.
После загрузки нажмите кнопку «Подписать и отправить». Система автоматически сформирует электронную подпись.
Шаг 4. Подтверждение получения
Работодатель в течение трёх рабочих дней обязан выдать вам бумажную копию трудовой книжки (или дубликат) и поставить на каждый лист заверительную надпись «Верно» или «Копия верна». При получении подпишите «Расписку в получении бумажной трудовой книжки».
Шаг 5. Проверка данных в ПФР
После того как сведения будут загружены, зайдите в раздел «Мой страховой стаж» в личном кабинете и проверьте:
- Корректность дат начала и окончания трудовых отношений;
- Наличие всех записей о повышении квалификации, командировках, отпусках и т.д.;
- Отсутствие ошибок в подписи (инициалы, фамилия).
Если обнаружены неточности, подайте запрос на исправление через тот же кабинет.
Электронная трудовая книжка
С 2026 года ПФР полностью переходит на электронный формат. Как оформить её:
- В личном кабинете выберите пункт «Создать электронную трудовую книжку»;
- Заполните ьный лист (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
- Прикрепите сканы всех страниц бумажной трудовой книжки;
- Подтвердите загрузку электронной подписью;
- Получите уведомление о завершении оцифровки (обычно в течение 5‑7 рабочих дней).
Электронная книжка хранится в реестре ПФР и доступна вам в любой момент через личный кабинет.
Контактные данные Пенсионного фонда России
Официальный сайт
- www.pfrf.ru
Горячая линия
- Телефон: 8‑800‑100‑22‑22 (круглосуточно, бесплатный для всех регионов России)
- Время работы: 24 ч / 7 дн.
Номера телефонов региональных отделений
- Москва: 8‑495‑777‑00‑00
- Санкт‑Петербург: 8‑812‑777‑00‑00
- Новосибирск: 8‑383‑777‑00‑00
- Для полного списка – список региональных отделений
Электронный адрес
- Общий e‑mail: info@pfrf.ru
- Для вопросов по трудовым книжкам: trud@pfrf.ru
Личный кабинет (кабинет страхователя)
- Ссылка: https://lk.pfrf.ru
- Регистрация – 5 минут, требуется СНИЛС и подтверждение личности.
Личный приём (приёмные часы)
- Москва, ул. Тверская, д. 7, каб. 12
- Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00
- Запись через форму «Записаться на приём» за 3 рабочих дня.
Отделы, отвечающие за трудовые книжки
- Отдел кадров и соцзащиты – обработка заявлений и выдача копий;
- Отдел информационных технологий – поддержка электронных реестров;
- Юридический отдел – проверка правильности записей.
Руководство
- Глава ПФР – А. В. Кудрин (по состоянию на 2026 год)
- Заместитель главы по кадровым вопросам – И. С. Смирнова
Отзывы граждан
На официальном портале ПФР есть раздел «Отзывы и предложения». По состоянию на июль 2026 года большинство отзывов (≈ 78 %) положительные: пользователи отмечают быстрый отклик горячей линии и удобство личного кабинета. Негативные комментарии часто связаны с задержками в региональных отделениях – рекомендуется заранее записываться на приём.
Часто задаваемые вопросы
Как быстро получить бумажную копию трудовой книжки?
Работодатель обязан выдать её не позднее трёх рабочих дней после получения вашего письменного заявления.
Можно ли оформить дубликат, если оригинал утерян?
Да. Подавайте заявление «О выдаче дубликата трудовой книжки» и приложите справку из отдела кадров о потере. Дубликат будет выдан в течение 5‑7 дней.
Что делать, если в электронном реестре обнаружена ошибка?
Через личный кабинет отправьте запрос «Исправление сведений о трудовых отношениях». При необходимости приложите подтверждающие документы (договор, приказ).
Нужна ли подпись работодателя на электронных копиях?
Да. При загрузке сканов в личный кабинет работодателю необходимо поставить электронную подпись (ЭЦП) на каждом листе, где есть запись.
Можно ли оформить трудовую книжку через МФЦ?
Да. В МФЦ предоставляют услуги по получению копий и дубликатов, а также помогают авторизоваться в личном кабинете ПФР.
Помните: своевременное и корректное оформление трудовой книжки – залог получения полной и своевременной пенсии. При возникновении вопросов не откладывайте, а обращайтесь в ПФР по указанным контактам.