Вопрос о том, как и в каком виде предоставлять сведения о стаже в Пенсионный фонд, остается одним из самых актуальных как для граждан России, так и для жителей Украины. Процессы перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) идут в обеих странах, однако требования к предоставлению оригиналов документа при назначении пенсии остаються строгими. В этой статье мы подробно разберем, когда требуется оригинал трудовой книжки, как оцифровать документ через веб-портал и как связаться с профильными ведомствами.

Описание процесса: зачем Пенсионному фонду нужен оригинал?

С 2015 года в России действует законодательный проект №216-ФЗ, который регламентирует обязанности работодателя при оформлении сотрудником пенсии. Согласно закону, работодатель обязан выдать работнику оригинал трудовой книжки на руки, если его требуют специалисты Пенсионного фонда для назначения страховых или накопительных выплат.

В Украине же сейчас активно идет процесс оцифровки: наличие электронной трудовой книжки уменьшает риск повреждения, потери или фальсификации данных. Сервис на веб-портале ПФУ позволяет загрузить скан-копии бумажных документов для перевода их в электронный вид. После проверки и внесения данных в Реестр застрахованных лиц, оригинал бумажной трудовой книжки, хранящийся у работодателя, выдается работнику под подпись.

Предоставление оригинала и скан-копий: особенности

Российская Федерация

При оформлении пенсии оригинал трудовой книжки предоставляется в ПФР (ныне — Социальный фонд России) обязательно, если сведения о стаже не были поданы работодателем в электронном виде. Работник имеет право забрать оригинал у работодателя на несколько дней по доверенности или на основании заявления. Форма предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Фонда утверждена Приказом Минтруда России от №713н.

Украина

• Кто подает: Загрузить скан-копии для оцифровки может как сам работник, так и его страхователь (работодатель).
• Требования к сканам: Цветные скан-копии всех заполненных страниц необходимо подавать в хронологическом порядке. Размер каждого фото — не более 1 МБ, изображение должно быть четким.
• Как загрузить: Сделать это можно через личный кабинет на веб-портале электронных услуг ПФУ или даже со смартфона (сделать качественные фото страниц и загрузить их на портал).

Официальный сайт

• Российская Федерация (СФР / ПФР): sfr.gov.ru (официальный сайт Социального фонда России)
• Украина (ПФУ): portal.pfu.gov.ua (веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины)

Горячая линия и номера телефонов

• Россия (СФР): Горячая линия — ###-###-#### (звонок бесплатный по всей РФ). По этому номеру можно уточнить вопросы о предоставлении оригинала трудовой книжки и порядке оформления пенсии.
• Украина (ПФУ): Контактный центр — 0-800-501-701 (бесплатно по Украине со стационарных и мобильных телефонов).

Электронный адрес

• Россия: Электронные обращения граждан принимаются через специальную форму на сайте СФР (раздел «Обращения граждан»). Для юридических лиц и работодателей доступны региональные email-адреса.
• Украина: Обращения также направляются через электронную форму на портале ПФУ. Прямые email-адреса для отправки скан-копий трудовых книжек не используются — загрузка производится исключительно через функционал личного кабинета на портале.

Личный кабинет

В России: Вход в личный кабинет гражданина осуществляется через портал «Госуслуги» (esia.gosuslugi.ru). В разделе пенсионных накоплений и стажа можно увидеть уже оцифрованные сведения от работодателя.

В Украине: Вход в личный кабинет на portal.pfu.gov.ua осуществляется с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), BankID или ID-карты гражданина. Именно в личном кабинете реализован сервис самостоятельной загрузки скан-копий трудовой книжки для их оцифровки специалистами ПФУ.

Личный прием и график приема

Для предоставления оригинала трудовой книжки при назначении пенсии требуется личный прием.

• График приема в России (СФР): Стандартный график работы клиентских служб — понедельник-пятница с 09:00 до 18:00 (в некоторых регионах до 17:00 или без перерыва на обед). В субботу и воскресенье, выходной. Рекомендуется предварительная запись через сайт или по телефону горячей линии.
• График приема в Украине (ПФУ): Прием граждан ведется с понедельника по пятницу с 08:00 до 17:00 (в некоторых областях до 16:00), перерыв на обед с 12:00 до 13:00.

Отделы

Вопросы, связанные с трудовым стажем и оригиналами трудовых книжек, решают следующие подразделения:

• Отдел назначения и перерасчета пенсий: рассматривает оригинал книжки при первичном обращении за пенсией;
• Отдел персонифицированного учета: занимается сверкой данных и оцифровкой стажа (внесением данных в Реестр застрахованных лиц).
• Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан): принимает документы, скан-копии и заявления.

Руководство

Если при сдаче оригинала трудовой книжки или ее скан-копий возникли спорные ситуации (например, отказ в приеме документов или несоответствие данных в Реестре), можно обратиться к руководству территориального органа:

• Россия: Руководитель регионального отделения СФР (запись на личный прием доступна на сайтах региональных отделений).
• Украина: Председатель правления Пенсионного фонда Украины или главы региональных управлений ПФУ.

Отзывы

Отзывы граждан о процессе предоставления трудовых книжек и их оцифровке полярны:

• Положительные: Многие отмечают удобство самостоятельной загрузки сканов через портал ПФУ. Процесс занимает несколько минут, а статус проверки можно отслеживать онлайн. В России пользователи Госуслуг оценивают возможность автоматического предзаполнения данных о стаже без предоставления оригинала, если работодатель уже сдал отчетность.
• Отрицательные: Жалобы чаще всего связаны с бюрократическими задержками. В Украине пользователи иногда сталкиваются с тем, что специалисты ПФУ не находят данных по старым записям, из-за чего требуется повторная загрузка сканов или личный визит с оригиналом. В России сотрудники предприятий часто отказываются выдавать оригинал трудовой книжки на руки по доверенности, опасаясь штрафов, что вынуждает пенсионеров оформлять увольнение для получения документа.