Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — важный шаг в цифровизации документооборота. С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и подавать соответствующие отчеты. Оцифровка стажа позволяет назначать пенсию автоматически, по данным реестра, исключая ошибки и потерю данных. В данной статье мы подробно разберем, как подать отчет, оцифровать бумажные книжки и куда обращаться за помощью.

Описание процесса и отчетности

Процесс передачи данных зависит от выбранного формата. Для автоматического назначения пенсии необходимо, чтобы данные о трудовом стаже были внесены в персональную карточку Реестра застрахованных лиц.

• В России: Работодатели передают данные о трудовой деятельности работников в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР) посредством формы ЕФС-1. Также ранее применялась форма СЗВ-ТД. Компания 1С разработала сервисы, позволяющие оперативно и точно формировать эти отчеты.
• В Украине: Трудовая книжка оцифровывается через веб-портал Пенсионного фонда Украины. Работодатель или сотрудник отправляет анкету и скан-копии документов, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Специалисты территориальных органов Фонда переводят их в цифровой формат и сверяют записи с данными реестра.

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с электронными трудовыми книжками и сдачей отчетности, граждане и страхователи могут обращаться в территориальные органы Пенсионного фонда (СФР в РФ или ПФУ в Украине).

Официальный сайт

• Россия (СФР): sfr.gov.ru (Единый портал социальных фондов)
• Украина (ПФУ): portal.pfu.gov.ua (Веб-портал электронных услуг Фонда)

Горячая линия и номера телефонов

• Россия (СФР): Единый контакт-центр, ###-###-#### (бесплатно по всей территории РФ).
• Украина (ПФУ): Контакт-центр Пенсионного фонда, 0-800-501-401 (бесплатно со стационарных и мобильных телефонов в Украине).

Электронный адрес

Для отправки скан-копий трудовых книжек (в Украине) или письменных обращений используются официальные электронные адреса территориальных управлений. Центальные адреса:

• Россия: Информация принимается через электронные приемные на сайте СФР.
• Украина: Обращения направляются через портал portal.pfu.gov.ua с наложением КЭП.

Личный кабинет

Взаимодействие с фондами максимально автоматизировано благодаря личным кабинетам:

1. Кабинет страхователя (работодателя): Позволяет загружать скан-копии трудовых книжек сотрудников, подписывать их КЭП и отправлять в Фонд. Авторизация происходит удобным способом через ЭЦП или логин/пароль.
2. Личный кабинет гражданина: Позволяет работникам самостоятельно оцифровать свою трудовую книжку, проверить свой страховой стаж и записи в электронном реестре.

Личный прием и график приема

Если вы не знаете, как правильно оцифровать трудовую книжку, или у вас нет электронной подписи, вы можете обратиться за личным приемом в территориальное управление Фонда или МФЦ (в России).

График приема граждан и страхователей (стандартный):

• Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00
• Перерыв: с 13:00 до 13:48
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: Предоставить бумажную трудовую книжку для оцифровки сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда или МФЦ.

Отделы

Решение вопросов, связанных с ЭТК, осуществляется следующими профильными подразделениями:

• Отдел по работе со страхователями: консультирует работодателей по заполнению форм ЕФС-1 (СЗВ-ТД), проверяет корректность подаваемых отчетов.
• Отдел персонифицированного учета: осуществляет внесение данных в Реестр застрахованных лиц, проводит сверку записей бумажной трудовой книжки с электронными данными.
• Отдел назначения пенсий: использует уже оцифрованные данные для автоматического назначения пенсий.

Руководство

Общее руководство процессом перехода на ЭТК и сдачи отчетности осуществляется на уровне министерств и правлений фондов:

• В РФ: Министерство труда и социальной защиты РФ (Минтруд), Социальный фонд России (Председатель правления).
• В Украине: Министерство экономики Украины, Правление Пенсионного фонда Украины (Главные управления в областях, например, в Николаевской или Одесской, руководят процессом оцифровки на местах).

Отзывы

Переход на электронные трудовые книжки вызывает разные отклики у населения и работодателей:

• Положительные: Граждане отмечают удобство и доступность сервиса. Нет необходимости носить бумажный документ работодателю, данные о стаже не теряються, а пенсия назначается автоматически по данным реестра. Работодатели оценивают автоматизацию процесса через программы 1С.
• Отрицательные: Многие сталкиваются с техническими сложностями при самостоятельной оцифровке на портале, отсутствии квалифицированной электронной подписи или ошибками при сверке записей (несоответствие данных в бумажной книжке и карточке Реестра). Из-за этого некоторые обращаются в юридические компании за помощью в быстром и безошибочном переводе записей в цифровой формат.