Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) изменил порядок кадрового документооборота в России. Теперь работодатели обязаны формировать и сдавать отчет по трудовым книжкам в Пенсионный фонд (с 2023 года, в Социальный фонд России, СФР). Вся информация о трудовой деятельности работников хранится в электронном виде в информационных ресурсах фонда. В этой статье мы подробно разберем, как отчитываться, какие формы использовать, а также приведем все необходимые контакты и способы связи с ведомством.

Описание: отчетность по электронным трудовым книжкам

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР (СФР). В соответствии с федеральными законами от 16 декабря 2019 г. (№ 439-ФЗ и № 436-ФЗ), кадровики обязаны вести электронные сведения по всем работникам без исключения и подавать их в фонд.

Ранее для этих целей применялась форма СЗВ-ТД (утв. Постановлением Правления ПФР от № 730п). Однако на сегодняшний день организации и ИП должны сдавать Единую форму сведений — ЕФС-1, которая объединяет в себе формы СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, ОДВ-1 и 4-ФСС. Справка, выдаваемая работнику, дублирует все данные из электронной трудовой книжки с последнего места работы, и именно эти данные работодатель отправляет в СФР в составе отчета ЕФС-1.

Важные нюансы и сроки сдачи

• При кадровых изменениях (перевод на новую должность, увольнение, прием) или при выборе работником формы трудовой книжки, сведения подаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
• При приеме или увольнении сотрудника действуют сокращенные сроки — не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
• Бумажные трудовые книжки старого образца продолжают действовать для тех, кто решил их сохранить, но параллельно ведется и электронный учет.
• Внимание судной практике! Представленная истцом бумажная трудовая книжка может быть признана недействительным доказательством. Например, бланк серии с датой заполнения не мог быть принят, так как по данным ФГУП Гознак такие бланки были изготовлены только в 2001 году.

Как сформировать и отправить отчет

Работодатель может сформировать отчет вручную или через специализированные программы. Например, решение 1С: Зарплата и управление персоналом позволяет вести кадровый учет и оперативно формировать нужные сведения.

Для отправки через программу 1С:

1. Перейдите в раздел «Отчетность» или «Учет/Отчетность» (в зависимости от конфигурации).
2. Откройте список форм: в подразделе «Справки и заявления» нажмите «Создать», выберите «Пенсионный» (или СФР).
3. Сформируйте ЕФС-1 (или корректировочный отчет СЗВ-ТД при необходимости) и отправьте через встроенный сервис ЭДО ПФР (ЗПЭД).

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с формированием отчетов по трудовым книжкам, подключением к электронному документообороту (ЭДО) и работой с электронными трудовыми книжками, работодатели и граждане могут обращаться в Социальный фонд России (ранее — ПФР).

Официальный сайт

info.sfr.gov.ru — официальный сайт Социального фонда России. Здесь размещена вся нормативная документация, регламенты документооборота (включая Заявление на подключение страхователя от ЭДО ПФР — ЗПЭД) и программное обеспечение для сдачи отчетности.

Горячая линия и номера телефонов

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок по России бесплатный).
• Телефон региональных отделений: уточняется на официальном сайте СФР в разделе «Контакты» для вашего субъекта РФ.

Электронный адрес

Для консультаций по общим вопросам работает электронная почта: info@sfr.gov.ru. Для отправки отчетности используется исключительно защищенные каналы связи через операторов ЭДО или специальное ПО СФР.

Личный кабинет

Для сдачи отчетности работодатели используют Кабинет страхователя на веб-портале Пенсионного фонда (СФР). Работодатель заходит на портал, авторизуется удобным способом (через ЕСИА/Госуслуги) и может вносить данные, формировать и отправлять форму ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности).

Для физических лиц (работников) доступен Личный кабинет гражданина на сайте СФР или на портале Госуслуг, где можно запросить выписку из электронной трудовой книжки. При необходимости сведения ЭТК предоставляются в виде бумажной выписки — ее может выдать нынешний или бывший работодатель, а также управление СФР или МФЦ.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей страхователей (работодателей) ведется в клиентских службах территориальных отделений СФР.

• График приема: Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00 (в некоторых регионах до 17:00 или без перерыва на обед).
• Предварительная запись: Рекомендуется записываться на прием через официальный сайт или по телефону единого контакт-центра, чтобы избежать очередей.

Отделы

Вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками и отчетностью, решаются следующими подразделениями фонда:

• Отдел персонифицированного учета: отвечает за корректность сдачи форм ЕФС-1 и СЗВ-ТД, ведет базы данных застрахованных лиц.
• Отдел информационных технологий и связи: помогает с техническими вопросами, подключением к ЭДО, работой Кабинета страхователя и программами проверки отчетности.
• Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан): выдает бумажные выписки из ЭТК, консультирует по вопросам стажа.

Руководство

Структуру руководства Социального фонда России можно разделить на центральный аппарат и региональные отделения:

• Председатель СФР — возглавляет центральный аппарат (г. Москва).
• Заместители председателя — курируют отдельные направления (учет, IT, социальные выплаты).
• Управляющие региональными отделениями, руководят отделениями СФР в субъектах РФ, решают локальные проблемы страхователей и застрахованных лиц.

Отзывы

Отзывы работодателей и граждан о системе электронных трудовых книжек и сдаче отчетов в ПФР (СФР) носят преимущественно положительный характер с оговоркой на технические сложности на старте:

• Работодатели и бухгалтеры: отмечают, что переход на единую форму ЕФС-1 значительно упростил сдачу отчетности (не нужно дублировать данные в разные фонды). Использование программ типа 1С позволяет генерировать отчеты в пару кликов. Однако иногда возникают сложности с регламентом документооборота ЗПЭД и техническими сбоями на портале СФР в дни пиковых нагрузок (например, 15-го числа месяца).
• Работники (граждане): высоко оценивают возможность оперативно получить выписку из ЭТК через Госуслуги или Кабинет на сайте СФР, не дожидаясь ответа от работодателя. Это исключает риск утери бумажной книжки и позволяет легко контролировать полноту внесенных данных.