С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это нововведение изменило порядок кадрового учета и обязало работодателей регулярно подавать новые виды отчетности в Пенсионный фонд России (ПФР). В 2026 году система полностью интегрирована в работу бухгалтерий и отделов кадров, а ПФР (ныне входящий в состав Социального фонда России — СФР) продолжает выполнять функции оператора единой базы данных о трудовом стаже граждан.

В данной статье мы подробно разберем порядок подачи отчетов, актуальные формы, а также предоставим все необходимые контакты и информацию для взаимодействия с фондом.

Описание: отчетность по электронным трудовым книжкам

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работников, хранящиеся в электронном виде в информационных ресурсах ПФР. Все сведения о трудовой деятельности гражданина дублируются соответствующими приказами и распоряжениями руководства предприятия.

Основной отчет, который работодатели обязаны сдавать в ПФР, — это форма СЗВ-ТД. Она подается при любых кадровых изменениях:

• Приеме на работу;
• Увольнении;
• Переводе на другую должность;
• Переименовании организации;
• Установлении (снятии) второй и последующих профессий или специальности;
• Подаче работником заявления о выборе варианта ведения трудовой книжки (сохранение бумажной или переход на электронную).

Важные нюансы отчетности:

1. Сроки сдачи: С 2021 года при приеме и увольнении работника отчет СЗВ-ТД необходимо подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. По другим кадровым событиям — до 15 числа следующего месяца.
2. Первичная подача: Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение года, сведения о его должности по состоянию на 1 января 2020 года нужно было подать в ПФР до 15 числа.
3. Уведомление сотрудников: Работодатели были обязаны уведомить до 30 июня 2020 года каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, а также о праве сделать выбор между бумажной и электронной книжкой.
4. Выдача сведений работникам: При увольнении или по запросу сотрудника работодатель обязан выдавать форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности для выдачи сотрудникам).

Контакты для обращений

Для решения вопросов, связанных со сдачей отчетности по трудовым книжкам и работой электронных сервисов, Социальный фонд России (в состав которого вошел ПФР) предоставляет несколько каналов связи.

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации и подачи отчетности — официальный сайт Социального фонда России: sfr.gov.ru. Также многие сервисы доступны через портал Госуслуг (gosuslugi.ru).

Горячая линия

Для консультаций по вопросам электронной трудовой книжки и сдачи отчетности работает единый телефон контакт-центра СФР:

8 (800) -00-02-98 (звонок бесплатный по всей России).

Номера телефонов

Помимо единой горячей линии, вы можете обратиться в территориальные органы СФР по месту регистрации вашего предприятия. Актуальные номера телефонов региональных управлений доступны в разделе «Контакты» на официальном сайте фонда. Также для специалистов существует выделенная линия технической поддержки операторов электронного документооборота (Такском, Контур, 1С и др.).

Электронный адрес

Отправка отчетности по электронной почте напрямую не предусмотрена (требуется использование сертифицированных средств ЭДО). Однако для общих вопросов вы можете использовать форму обратной связи на сайте СФР или электронные адреса региональных отделений, указанные на портале фонда.

Личный кабинет

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить дистанционно.

• Для граждан: Посмотреть данные ЭТК можно через личный кабинет на сайте СФР (es.pfrf.ru) или на портале Госуслуг. Для входа используется учетная запись ЕСИА.
• Для работодателей: Подача отчетов СЗВ-ТД осуществляется через «Кабинет страхователя» на сайте СФР или через специализированные программы бухгалтерского учета (1С, СБИС, Контур.Экстерн и др.), подключенные к телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с использованием электронной подписи (ЭП).

Личный прием

Личный прием граждан и представителей юридических лиц (работодателей) осуществляется в клиентских службах территориальных органов СФР по месту регистрации страхователя. Для очной консультации по вопросам заполнения форм СЗВ-ТД и СТД-Р рекомендуется заранее записаться на прием через сайт фонда или по телефону горячей линии.

График приема

Стандартный график работы клиентских служб (отделов по работе с обращениями граждан и страхователей):

• Понедельник, Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: График может отличаться в зависимости от региона. Уточняйте время работы вашего отделения на официальном сайте.

Отделы

Вопросы, связанные с электронной отчетностью по трудовым книжкам, находятся в компетенции следующих подразделений фонда:

1. Отдел по работе со страхователями: консультирует по вопросам сдачи отчетности СЗВ-ТД, проверки правильности заполнения форм и сроков их подачи.
2. Отдел информационных технологий и связи: оказывает техническую поддержку при работе с «Кабинетом страхователя», помогает решить проблемы с электронным документооборотом и сертификатами ЭП.
3. Отдел по работе с обращениями граждан: рассматривает жалобы и запросы работников, связанные с неверным внесением данных в их ЭТК работодателями.

Руководство

Если вопрос не удается решить на уровне рядовых специалистов или начальников отделов, можно обратиться к руководству территориального органа СФР. В каждом регионе действует своя структура управления, однако общее руководство отраслью осуществляет:

• Председатель Социального фонда России — руководитель федерального уровня.
• Управляющие региональными отделениями СФР — руководители на местах.

Запись на прием к руководству осуществляется через канцелярию территориального отделения или через электронную приемную на сайте фонда.

Отзывы

Переход на ЭТК и сдача отчетов в ПФР вызвали неоднозначные отклики у работодателей и бухгалтеров:

• Плюсы: Снижение бумажного документооборота, удобный доступ работников к своему стажу через интернет, минимизация рисков утери или порчи бумажного документа. Электронная сдача отчетности (через ТКС) значительно ускоряет процесс.
• Минусы: На этапе внедрения (особенно в 2020-2021 годах) возникали технические сбои на стороне ПФР, обновления форматов отчетов (например, продление сроков перехода на обновленную отчетность до 1 августа) вызывали путаницу. Также работодатели отмечают жесткие штрафные санкции за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД (особенно при увольнении).

На сегодняшний день (2026 год) система в основном стабилизирована, программное обеспечение (1С, Контур и др.) автоматически формирует необходимые отчеты, что сводит человеческий фактор к минимуму.