С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В связи с этим у работодателей появилась новая обязанность — регулярно представлять сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в Социальный фонд России (СФР, правопреемник ПФР). В 2026 году правила и формы отчетности претерпели изменения, о которых необходимо знать каждому бухгалтеру и кадровому специалисту.

Описание отчетности

Ранее для передачи данных по электронным трудовым книжкам применялась форма СЗВ-ТД. Начиная с 2026 года, сведения о трудовой деятельности подаются в составе единой формы ЕФС-1 (подраздел 1.1 раздела 1). Отчет формируется каждый раз, когда происходят кадровые изменения:

• Прием на работу;
• Увольнение;
• Перевод на другую должность;
• Изменение должности;
• Подача работником заявления о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная).

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет в течение года, необходимо подать сведения о его должности на 1 января 2020 года до 15 января следующего года.

Сроки сдачи отчетов

Соблюдение сроков крайне важно для избежания штрафов:

• При приеме и увольнении: не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
• При переводах и других кадровых мероприятиях: ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Контакты для обращений

Все вопросы, связанные с отчетностью по электронным трудовым книжкам, теперь направляются в Социальный фонд России (СФР).

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации и работы с электронными сервисами — официальный сайт Социального фонда России: info.sfr.gov.ru

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов работает бесплатная федеральная горячая линия СФР: 8 (800) -00-00-01 (круглосуточно, по РФ бесплатно).

Номера телефонов

Телефоны территориальных органов зависят от региона нахождения страхователя. Уточнить контактные данные вашего отделения можно на официальном сайте СФР в разделе «Контакты и адреса». Также для консультаций по техническим вопросам работы с программами 1С и другими системами электронной отчетности (Такском, СБИС, Контур) следует обращаться в техподдержку вашего оператора связи.

Электронный адрес

Электронная почта для обращений граждан и юридических лиц: info@sfr.gov.ru. Для отправки самой отчетности по ТКС (телекоммуникационным каналам связи) используется специализированный документооборот, а не обычная электронная почта.

Личный кабинет

Для отправки отчетов и свки с фондом используется Кабинет страхователя. Доступ к нему осуществляеться через официальный сайт СФР с использованием электронной подписи (ЭЦП) или через портал Госуслуг.

Важно: До отправки отчета по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) страхователю необходимо отправить по ТКС Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД), если это не было сделано ранее.

Также отчетность можно сдавать через специализированных операторов связи (СБИС, Контур, Такском и др.) или обратившись в Клиентскую службу территориального органа СФР.

Личный прием и график приема

Личный прием представителей организаций и индивидуальных предпринимателей осуществляется в территориальных органах СФР по месту регистрации страхователя.

График приема:

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье, выходной

*График может отличаться в зависимости от региона, рекомендуется уточнять информацию на сайте местного отделения фонда.

Отделы

Вопросы, связанные с отчетностью по трудовым книжкам, решают следующие подразделения фонда:

1. Отдел по работе с работодателями: консультирование по заполнению формы ЕФС-1, сроки сдачи, коды ошибок.
2. Отдел информационных технологий и телекоммуникаций: помощь в настройке ЭДО, подключении к Кабинету страхователя, ошибки протоколов при отправке отчетов.
3. Клиентская служба: прием бумажных отчетов (для страхователей со средней численностью сотрудников менее 10 человек).

Руководство

В случае возникновения спорных ситуаций, неурегулированных на уровне рядовых специалистов, можно обратиться к руководству территориального органа СФР:

• Управляющий отделением СФР по субъекту РФ, рассматривает жалобы и обращения глобального характера.
• Заместитель управляющего, курирующий вопросы персонифицированного учета — решает технические и методологические проблемы сдачи ЕФС-1.
• Начальник отдела по работе с работодателями — прямое руководство отделом, принимающего отчеты.

Отзывы

Отзывы работодателей и бухгалтеров о процессе сдачи отчетов по электронным трудовым книжкам в 2026 году в основном сводятся к следующему:

• Положительные: Переход на единую форму ЕФС-1 упростил отчетность (вместо нескольких отдельных форм теперь один бланк). Работа через Кабинет страхователя и операторов ТКС делает процесс отправки быстрым и удобным.
• Отрицательные: Часто возникают технические сбои на стороне фонда при приеме протоколов, особенно в сроки массовой сдачи (к 15-му числу). У многих вызывает сложности заполнение графы 7 «Дата документа» в ЕФС-1 (нужно указывать именно дату приказа, от которой отсчитывается срок сдачи при приеме/увольнении).