Прием нового сотрудника на работу — это не только оформление трудового договора и приказа, но и важная отчетная обязанность работодателя. С 2023 года в связи с объединением Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР) правила и формы отчетности претерпели существенные изменения. В данной статье мы подробно разберем, какой отчет необходимо сдать, в какие сроки, а также приведем актуальные контакты и информацию для взаимодействия с фондом.
Какой отчет сдавать: СЗВ-ТД или ЕФС-1?
Ранее при приеме или увольнении сотрудника работодатели подавали в ПФР форму СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности для ведения электронных трудовых книжек).
На сегодняшний день СЗВ-ТД стала разделом единой формы ЕФС-1 (Единая форма сведений), которая пришла на смену сразу нескольким старым отчетам (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и др.).
Таким образом, при приеме сотрудника на работу в 2026 году работодатель обязан представить в СФР форму ЕФС-1, а именно — раздел, касающийся сведений о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД).
Сроки сдачи отчета при приеме на работу
Сроки предоставления сведений о трудоустройстве жестко регламентированы законодательством. Согласно актуальным требованиям:
- При приеме на работу отчет ЕФС-1 (раздел с СЗВ-ТД) необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после дня издания соответствующего приказа о приеме.
- Если работодатель не издает приказы о приеме на работу, то отчетность нужно сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания трудового договора.
За нарушение сроков или непредставление сведений предусмотрен штраф.
Особенности заполнения ЕФС-1 при приеме на работу
При трудоустройстве нового сотрудника в форме ЕФС-1 заполняется ьный лист и подраздел, содержащий сведения о трудовой деятельности. В таблице основной информации необходимо указать:
- Код мероприятия — при приеме на работу указывается код «ПРИЕМ» (также могут быть коды «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД» и др. в соответствии с п. 2.5.3 Порядка заполнения).
- Дату мероприятия, дата приема на работу, указанная в приказе или трудовом договоре.
- Сведения о сотруднике (ФИО, СНИЛС).
- Информацию о должности и структурном подразделении.
Примечание: Постановлением Правления ПФР от № 217п в порядок заполнения формы были внесены изменения, позволяющие работодателям подавать отчет СЗВ-ТД (ныне раздел ЕФС-1) на работников, с которыми приостанавливают или возобновляют трудовые договоры;
Контакты для обращений в Социальный фонд России (СФР)
Так как ПФР и ФСС объединены в единый Социальный фонд России (СФР), все вопросы, связанные с отчетностью по сотрудникам, теперь решаются через контакты СФР.
Официальный сайт
Официальный портал Социального фонда России: sfr.gov.ru
Горячая линия и номера телефонов
Для получения консультаций по вопросам сдачи отчетности и ведения электронных трудовых книжек работает единый контакт-центр СФР:
- Телефон горячей линии: 8 (800) -22-09-13 (звонок по России бесплатный);
- Телефон для справок: 8 (495) -87-09-13 (для московского региона).
Электронный адрес
Для отправки юридически значимой отчетности используется система электронного документооборота (ЭДО). Для общих вопросов и обращений граждан/организаций можно использовать форму обратной связи на официальном сайте СФР или региональные электронные адреса отделений фонда.
Личный кабинет
Для работодателей функционирует Личный кабинет страхователя на официальном сайте СФР. Вход в систему осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА), то есть с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП) или учетной записи Госуслуг. В личном кабинете можно:
- Заполнять и отправлять форму ЕФС-1 онлайн.
- Проверять статус обработки отчетов.
- Просматривать протоколы ошибок и корректировать сведения.
Личный прием и график приема
Личный прием страхователей (работодателей) осуществляется в территориальных органах СФР по месту регистрации компании или ИП. Как правило, работают специализированные окна для юридических лиц и ИП.
- График приема: Понедельник — Четверг с 09:00 до 18:00, Пятница с 09:00 до 16:45. Обеденный перерыв: с 13:00 до 14:00. В субботу и воскресенье — выходной.
Внимание! График работы может отличаться в зависимости от региона. Рекомендуется уточнять время работы вашего местного отделения на сайте СФР.
Отделы
Вопросы, связанные с приемом отчетности по форме ЕФС-1 и ведением электронных трудовых книжек, находятся в компетенции следующих подразделений фонда:
- Отдел организации персонифицированного учета — отвечает за сведения о трудовой деятельности (бывшая СЗВ-ТД).
- Отдел страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством — отвечает за другие разделы ЕФС-1 (бывший 4-ФСС).
- Отдел информационных технологий и связи — помогает решить технические проблемы при отправке отчетов по ТКС (телекоммуникационным каналам связи).
Руководство
Структуру управления и актуальный состав руководства Социального фонда России можно найти на официальном портале СФР в разделе «О фонде» — «Руководство». На федеральном уровне фонд возглавляет Председатель СФР, которому подчиняются управляющие региональными отделениями.
Отзывы
Отзывы работодателей и бухгалтеров о процессе сдачи отчетности при приеме на работу в основном сводятся к следующему:
- Плюсы: Переход на единую форму ЕФС-1 сократил количество отчетов. Подача сведений на следующий день после приказа стала понятным и прозрачным правилом. Интеграция с бухгалтерскими программами (например, 1С:Предприятие и Контур.Экстерн) позволяет формировать и отправлять отчет в несколько кликов.
- Минусы: Жесткий срок сдачи (на следующий рабочий день) часто вызывает авралы, особенно если сотрудник принят в пятницу или накануне выходных. Также бухгалтеры отмечают, что технические сбои на стороне операторов ЭДО или портала СФР иногда приводят к опозданию и штрафам.
Своевременная сдача формы ЕФС-1 при приеме сотрудника на работу — залог отсутствия штрафов и корректного ведения электронных трудовых книжек ваших сотрудников. Пользуйтесь проверенными сервисами сдачи отчетности и всегда сверяйте данные перед отправкой!