С 2023 года функции Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) были переданы в единый Социальный фонд России (СФР). Однако привычка называть ведомство ПФР все еще остается у многих бухгалтеров и кадровиков. В 2026 году правила отчетности при трудоустройстве сотрудников остаются строгими: за нарушение сроков грозят штрафы.

В данной статье мы подробно разберем, какие именно документы и сведения необходимо отправлять в фонд при приеме нового сотрудника, какие формы для этого используются, а также приведем актуальные контакты и реквизиты ведомства.

Какие документы и сведения подаются в СФР (ПФР) при приеме на работу

При заключении трудового договора с новым работником работодатель обязан передать в Социальный фонд информацию о трудовых отношениях. Список того, что необходимо отправить, зависит от статуса сотрудника (есть ли у него СНИЛС и электронная трудовая книжка).

ЕФС-1 (Единая форма сведений)

До 2023 года о приеме работников сообщали с помощью формы СЗВ-ТД. Сейчас для уведомления СФР о трудоустройстве используется форма ЕФС-1. При приеме на работу заполняется не весь отчет, а только ьный лист и соответствующий подраздел.

• Срок сдачи: Не позднее следующего рабочего дня после даты заключения трудового договора (или приказа о приеме).
• Особенности: Если сотрудник принят по совместительству или по срочному договору, это обязательно указывается в форме.

Документы для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования (если у сотрудника нет СНИЛС)

Если работник устраивается на работу впервые и у него нет страхового номера, работодатель обязан самостоятельно оформить ему СНИЛС. Для этого в фонд направляются:

• Анкета застрахованного лица (форма АДВ-1) — заполняется на основании данных работника.
• Опись документов (форма АДВ-6-1) — сопроводительный документ.

После обработки СФР выдаст (направит работодателю) форму АДИ-РЕГ, которая удостоверяет, что человек прошел регистрацию в системе. СНИЛС сейчас выдается в электронном виде или на бумажном носителе.

Сведения о застрахованном лице для электронной трудовой книжки (ЕТК)

Отчет о выборе формы трудовой книжки (бумажная или электронная) также подается в составе ЕФС-1. Если работник впервые устраивается на работу после 2020 года, на него заводится только электронная трудовая книжка (ЕТК). Сведения о застрахованном лице (семь блоков: ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН, информация о документе, удостоверяющем личность) заполняет сам работник, а работодатель переносит их в систему для сдачи отчетности.

Контакты для обращений в СФР (ПФР)

По всем вопросам, связанным с отчетностью, оформлением СНИЛС и сдачей формы ЕФС-1, работодатели могут обращаться в Социальный фонд России.

Официальный сайт

Актуальная информация, электронные сервисы и формы документов размещены на официальном сайте Социального фонда России: sfr.gov.ru

Горячая линия и номера телефонов

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России).
• Телефон доверия (для сообщений о коррупции): 8 (800) -00-03-19.
• Региональные телефоны: уточняйте на сайте отделения СФР по вашему субъекту РФ.

Электронный адрес

Для отправки юридически значимой отчетности используется не обычная электронная почта, а система электронного документооборота (ЭДО). Для общих вопросов можно использовать форму обратной связи на официальном сайте ведомства.

Личный кабинет

Для работодателей функционирует Личный кабинет страхователя, который доступен на сайте СФР. Вход осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) — Госуслуги. Также сдача отчетности (ЕФС-1) производится через операторов электронного документооборота (Контур, СБИС, 1С-Отчетность и др.).

Личный прием и график работы

Личный прием граждан и представителей юридических лиц осуществляется в клиентских службах территориальных отделений СФР.

• График приема: Понедельник — Пятница с 09:00 до 18:00 (в некоторых регионах до 17:00).
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:30 (уточняйте в вашем отделении).
• Предварительная запись: Рекомендуется записываться на прием через портал Госуслуг или по телефону контакт-центра, чтобы избежать очередей.

Отделы и руководство

Решение вопросов, связанных с приемом на работу и отчетностью, осуществляется следующими подразделениями:

• Отдел организации персонифицированного учета — отвечает за сдачу ЕФС-1, СЗВ-ТД, оформление СНИЛС (АДВ-1, АДИ-РЕГ).
• Отдел по работе со страхователями — консультирует по вопросам начисления страховых взносов и регистрации юрлиц в фонде.

Руководство: Фонд возглавляет Председатель Социального фонда России. В регионах работают управляющие региональными отделениями СФР. Актуальный состав руководства представлен на странице sfr.gov.ru/management.

Отзывы работодателей

Отзывы бухгалтеров и кадровиков о взаимодействии с фондом в 2026 году в основном сводятся к следующему:

• Плюсы: Переход на единую форму ЕФС-1 упростил отчетность (не нужно сдавать отдельные СЗВ-ТД и 4-ФСС). Оформление СНИЛС стало быстрее, форма АДИ-РЕГ приходит в электронном виде;
• Минусы: Крайне сжатые сроки сдачи ЕФС-1 при приеме и увольнении (на следующий день) вызывают трудности при оформлении сотрудников в пятницу или перед выходными. Также пользователи отмечают, что портал СФР иногда работает медленнее, чем старый сайт ПФР.

Штрафы за несвоевременную сдачу документов

Важно помнить, что за нарушение сроков подачи сведений о трудоустройстве (ЕФС-1) предусмотрена административная и финансовая ответственность:

• Штраф для должностных лиц организации по ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ (за нарушение сроков подачи сведений) — от 2 000 до 5 000 рублей.
• Штраф за непредставление сведений, необходимых для индивидуального (персонифицированного) учета — 500 рублей за каждого застрахованного лицо.

Соблюдение сроков и корректное заполнение форм АДВ-1, АДИ-РЕГ и ЕФС-1 — залог успешного прохождения проверок СФР и отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции.