С 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в единый Социальный фонд России (СФР). В связи с этим изменилась и отчетность: теперь вместо отдельных форм в ПФР и ФСС работодатели сдают единый отчет ЕФС-1. Также сохранили актуальность формы кадрового учета, такие как СЗВ-ТД. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить отчетность, избежать частых ошибок и куда обращаться за помощью.

Описание: правила и особенности составления отчетности

Составление отчетности в СФР (бывший ПФР) в 2026 году подчиняется ряду строгих правил:

• Единая форма ЕФС-1: С 2026 года действует новая форма ЕФС-1, которая объединяет сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
• Электронный формат: Организации, в которых работают 11 и более сотрудников, обязаны сдавать все отчеты в СФР исключительно в электронном виде, подписывая их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Отчетность без сотрудников: Если юридическое лицо работает без наемного персонала, но у него есть директор — единственный учредитель, по нему также необходимо сдавать отчетность в Социальный фонд.
• Кадровые изменения: Для отчета о кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод) используется форма СЗВ-ТД.

Как избежать частых ошибок при заполнении

При составлении отчетов бухгалтеры часто сталкиваются с отрицательными протоколами от фонда. Самые распространенные ошибки:

1. «Страховой номер не принадлежит данному застрахованному лицу либо неверно заполнен» — возникает при опечатке в СНИЛС или ФИО сотрудника. Обязательно сверяйте данные с физическими документами.
2. Неверные суммы взносов к уплате, следствие арифметических ошибок.
3. Расхождение в нарастающем итоге — типичная проблема при заполнении раздела 2 формы ЕФС-1. Помните: данные за полугодие, 9 месяцев и год должны строго учитывать сведения, которые вы подавали в предыдущих периодах.

Пошаговая инструкция заполнения через спецоператоров

Для отправки отчетов онлайн используются программы-операторы ЭДО (например, Контур.Экстерн, СБИС/Saby). Общий алгоритм работы в них выглядит так:

• Нажать кнопку «Новый отчет».
• Выбрать «Расчеты страховых взносов и индивидуальные сведения» (или ЕФС-1).
• Перейти в мастер заполнения формы и внести данные по шагам (система выдает подсказки, не требуя глубоких технических знаний).
• Проверить отчет на ошибки встроенным механизмом.
• Подписать УКЭП и отправить. Готовые отчеты из систем распечатываются с синими штампами, отражающими статус документа и данные о сертификате ЭЦП.

Контакты для обращений

При возникновении сложностей с составлением или сдачей отчетности, вы можете обратиться в Социальный фонд России.

Официальный сайт

Основной портал Социального фонда России: https://sfr.gov.ru

Электронная отчетность сдается через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через операторов ЭДО.

Горячая линия и номера телефонов

Для консультаций по вопросам пенсионного страхования и сдачи отчетности работают следующие телефоны:

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (бесплатно по всей России).
• Телефон регионального отделения — уточняйте на официальном сайте СФР в разделе «Контакты» для вашего субъекта РФ.

Электронный адрес

Для отправки юридически значимой отчетности по e-mail обычная электронная почта не подойдет — требуется ЭДО. Однако для общих вопросов можно использовать контакты региональных отделений, опубликованные на сайте фонда.

Личный кабинет

Для страхователей (работодателей) функционирует Личный кабинет страхователя на сайте СФР. В нем можно:

• Подключиться к электронному документообороту с СФР (подать соответствующее заявление).
• Заполнить и передать формы ЕФС-1, СЗВ-ТД и другие.
• Проверить статус отправленных отчетов и получить протоколы проверки.
• Найти архивную отчетность (например, старые формы СЗВ-СТАЖ за 2018 год, если они потребуются при проверке).

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц осуществляется в клиентских службах региональных отделений СФР.

• График приема: Как правило, отделения работают с понедельника по четверг с 9:00 до 18:00, в пятницу, с 9:00 до 16:45. Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15.
• Важно: Перед личным визитом для сдачи бумажной отчетности (если численность сотрудников менее 11) рекомендуется уточнить часы работы вашего местного отделения на сайте СФР.

Отделы

В структуре СФР за работу со страхователями отвечают следующие подразделения:

• Отдел организации персонифицированного учета: отвечает за прием и обработку форм ЕФС-1, СЗВ-ТД, сверку индивидуальных сведений.
• Отдел страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством: контролирует уплату взносов и выплату пособий.
• Отдел страхования от несчастных случаев на производстве: ведает вопросами взносов «на травматизм» (4 раздел ЕФС-1).
• Отдел информационных технологий: помогает с техническими вопросами, подключением к ЭДО и работой личного кабинета.

Руководство

Структура управления Социальным фондом России включает:

• Председатель СФР — возглавляет центральный аппарат фонда.
• Заместители председателя — курируют отдельные направления (пенсии, социальные выплаты, ИТ и отчетность).
• Управляющие региональными отделениями — руководят работой СФР на местах.

Отзывы

Отзывы работодателей и бухгалтеров о сдаче отчетности в СФР (ПФР) в 2025-2026 годах в основном сводятся к следующему:

• Позитивные: Переход на единую форму ЕФС-1 снизил количество сдаваемых документов. Использование программ-операторов (Экстерн, СБИС) сильно упрощает жизнь: понятный интерфейс, автозаполнение, подсказки и синие штампы при распечатке экономят время.
• Негативные: Технические сбои на стороне приемного комплекса СФР в пиковые дни сдачи отчетности. Также бухгалтеры отмечают строгость проверочных протоколов: малейшая опечатка в СНИЛС или расхождение в нарастающем итоге приводит к отказу в приеме отчета.

Резюме: Составление отчета пенсионного фонда (ныне СФР) требует высокой внимательности к деталям. Используйте актуальные бланки ЕФС-1, сверяйте данные сотрудников и формируйте отчетность через проверенные сервисы ЭДО, чтобы минимизировать риск получения отрицательных протоколов.