Прием нового сотрудника на работу, это не только заключение трудового договора и оформление приказа, но и ряд обязательных процедур, связанных с уведомлением государственных органов. В связи с масштабной реформой и передачей администрирования страховых взносов налоговым органам, а также внедрением Единого социального фонда (СФР, объединившего ПФР и ФСС), порядок отчетности существенно изменился.

В данной статье мы подробно разберем, какие отчеты и в какие сроки необходимо подавать при трудоустройстве работника, а также приведем актуальные контакты и структуру ведомства для решения возникающих вопросов.

Отчеты при приеме на работу: что и куда сдавать

На сегодняшний день концепция «отчетов в Пенсионный фонд» при приеме на работу разделилась на два направления: уведомление о самом факте трудоустройства и регулярная персонифицированная отчетность.

Уведомление о заключении трудового договора

С 2023 года работодатели обязаны сообщать о приеме нового сотрудника в Социальный фонд России (СФР). Для этого подается форма ЕФС-1 (Единая форма сведений).

• Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после даты заключения трудового договора.
• Куда подается: В территориальный орган СФР (электронно через операторов ЭДО или личный кабинет страхователя);
• Важно: За нарушение этого срока предусмотрены штрафы — 5 000 рублей за каждого несвоевременно зарегистрированного сотрудника.

Персонифицированные сведения о физлицах

Ежемесячно работодатель должен предоставлять отчет по форме «Персонифицированные сведения о физических лицах» (введена с 2023 года взамен отмененных форм СЗВ-М и раздела 3 ЕРСВ).

• Срок подачи: Ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
• Что содержит: СНИЛС, ФИО, ИНН сотрудника, а также базу для начисления взносов и суммы начисленных взносов.

СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Хотя бумажные трудовые книжки постепенно уходят в прошлое, работодатели продолжают вести электронные. При приеме на работу подается отчет СЗВ-ТД.

• Срок подачи: Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме. (Если же в компании 25 и более сотрудников, отчет сдается только в электронном виде).

Взносы на обязательное пенсионное страхование

Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам (форма ЕРСВ) теперь сдается исключительно в ФНС, однако взносы по-прежнему идут на формирование пенсионных прав сотрудника. Сдается ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Взгляд в будущее: Национальная модель целевых условий

Согласно Национальной модели целевых условий ведения бизнеса, к январю 2029 года будет внедрен новый порядок представления сведений о сотрудниках. Ожидается полная автоматизация обмена данными между работодателем, ФНС и СФР через платформу «Электронный работник». Это позволит избавиться от дублирующих отчетов — данные из кадровых приказов и расчетных ведомостей будут поступать в фонды автоматически в режиме реального времени.

Контакты для обращений: Социальный фонд России (СФР)

Поскольку Пенсионный фонд РФ объединен с Фондом социального страхования, все вопросы по пенсионной отчетности теперь решаются через структуру СФР.

Официальный сайт

esfr.gov.ru — единый портал Социального фонда России, где размещена вся нормативная база, формы отчетов и инструкции по их заполнению.

Горячая линия

8 (800) -00-00-01 — бесплатный телефон Единого контакт-центра СФР (работает круглосуточно, без выходных). По этому номеру можно уточнить порядок сдачи отчетности и статус проверки форм.

Номера телефонов

Телефоны региональных отделений СФР можно найти на официальном сайте в разделе «Контакты региональных отделений». Для Москвы:

• Телефон справочной службы ОСФР по г. Москве: 8 (495) -51-95-50

Электронный адрес

Для консультаций по вопросам сдачи электронной отчетности работает техподдержка: support@esfr.gov.ru. Обращения граждан и юридических лиц также принимаются через электронную приемную на сайте.

Личный кабинет

Для страхователей (работодателей) функционирует Личный кабинет страхователя на сайте СФР. Вход осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) — Госуслуги. В кабинете можно:

• Сдавать отчетность (ЕФС-1, СЗВ-ТД и др.);
• Проверять корректность заполнения форм;
• Отслеживать статус камеральных проверок;
• Смотреть сверки по начисленным взносам.

Личный прием и график приема

Личный прием представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей ведется в клиентских службах территориальных отделений СФР.

• График приема: Понедельник — Четверг с 09:00 до 17:00, Пятница с 09:00 до 15:45. (Обеденный перерыв с 13:00 до 13:45). В субботу и воскресенье — выходной.
• Важно: Для личного приема по сложным вопросам отчетности рекомендуется предварительно записаться через портал СФР или по телефону горячей линии.

Отделы

Решение вопросов, связанных с приемом на работу и сдачей отчетов, находится в компетенции следующих подразделений:

1. Отдел персонифицированного учета: отвечает за корректность сдачи форм СЗВ-ТД и Персонифицированных сведений, проверка СНИЛС.
2. Отдел страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством: администрирование части ЕФС-1, касающейся больничных и пособий.
3. Отдел работы с плательщиками страховых взносов: консультирование по тарифам, кодам тарифов и правилам заполнения платежных поручений.

Руководство

Если вопрос не решается на уровне рядовых специалистов или отделов, можно обратиться к руководству фонда:

• Председатель СФР: Чирков-Плотников Сергей Владимирович (курирует общую стратегию и нормативное регулирование).
• Заместители председателя: курируют отдельные блоки (учет взносов, информационные технологии, клиентское обслуживание).
• Управляющие региональными отделениями: рассматривают жалобы на работу территориальных инспекторов.

Отзывы

Отзывы работодателей о процессе сдачи отчетности при приеме на работу в настоящее время носят преимущественно нейтральный или позитивный характер. Основные мнения:

• Плюсы: Переход на форму ЕФС-1 значительно сократил количество бумаг. Теперь вместо трех разных отчетов в ПФР и ФСС сдается один. Электронный документооборот через ТКС и личный кабинет работает стабильно.
• Минусы: Главной болью бухгалтеров остается жесткий срок подачи ЕФС-1 и СЗВ-ТД — всего 1 рабочий день. В случае выходных или праздников это часто приводит к штрафам. Также пользователи отмечают, что горячая линия СФР часто перегружена в конце месяца, и дозвониться до специалиста бывает сложно.