Отчётность по отпускам – один из ключевых элементов системы обязательного пенсионного страхования. Правильное отражение в отчётах периодов отпуска (особенно отпуска без сохранения заработной платы) позволяет избежать потери страхового стажа, штрафов и недоразумений с налоговыми и пенсионными органами.
Нормативно‑правовая база
- Постановление Правления ПФР РФ № 507‑п от г. «Об утверждении форм отчётности, представляемой в Фонд пенсионного и социального страхования РФ».
- Федеральный закон № 122‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ».
- Приказ Минтруда России от № м/р‑к/н‑2020‑1 «Об утверждении порядка заполнения формы СЗВ‑СТАЖ».
- Требования к срокам сдачи: не позднее 1 марта года, следующего за отчётным.
Основные формы, связанные с отпуском
| Форма | Назначение | Ключевые поля, связанные с отпуском |
|---|---|---|
| СЗВ‑СТАЖ | Сведения о страховом стаже застрахованных лиц. | Раздел 3, графы 6‑7 (период работы) + графа 11 (код «НЕОПЛ» для отпуска без содержания). |
| ЕФС‑1 | Сведения о начисленных страховых взносах (в т.ч. по травматизму). | Необходимо указывать, что в период отпуска без содержания взносы не начисляются. |
| Форма АДВ‑1 | Анкета зарегистрированного лица (персонифицированный учёт). | Отражает изменения в личных данных, в т.ч. даты начала/окончания отпусков. |
Как правильно отражать отпуск без сохранения заработной платы в СЗВ‑СТАЖ
- Определите период отпуска. Сотрудник оформляет заявление, а работодатель – приказ с указанием дат.
- В разделе 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» укажите два диапазона:
- Рабочий период до начала отпуска.
- Рабочий период после окончания отпуска.
- В графе 11 («Дополнительные сведения») проставьте код «НЕОПЛ» для каждой строки, где указаны даты отпуска без содержания.
- Проверьте, что в графах 6‑7 (дата начала‑конца) указаны точные даты в формате ДД.MM.ГГГГ.
- Сохраните изменения и подготовьте опись (форма ОДВ‑1) при сдаче бумажного варианта.
Пример заполнения (Сотрудник Иванов Н. И.)
| # | ФИО | СНИЛС | Период работы | Код в графе 11 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Николай Иванович | 987‑654‑321 09 | – | ‑ |
| 2 | Иванов Николай Иванович | 987‑654‑321 09 | – | НЕОПЛ |
| 3 | Иванов Николай Иванович | 987‑654‑321 09 | – | ‑ |
| 4 | Иванов Николай Иванович | 987‑654‑321 09 | – | НЕОПЛ |
| 5 | Иванов Николай Иванович | 987‑654‑321 09 | – | ‑ |
| 6 | Иванов Николай Иванович | 987‑654‑321 09 | – | НЕОПЛ |
| 7 | Иванов Николай Иванович | 987‑654‑321 09 | – | ‑ |
Сдача отчёта в Пенсионный фонд
- Срок сдачи: до 1 марта года, следующего за отчётным.
- Способы подачи:
- Электронно через Личный кабинет ПФР (обязательно при более чем 10 застрахованных лицах).
- Бумажный вариант в отделении ПФР по месту нахождения организации.
- Необходимый пакет документов:
- Заполненная форма СЗВ‑СТАЖ.
- Опись документов (форма ОДВ‑1).
- Приказ о предоставлении отпуска без содержания (копия).
- Последствия несвоевременной сдачи:
- Штраф – 500 рублей за каждое застрахованное лицо за просрочку.
- Дополнительный штраф – 300‑500 рублей для руководителя/главного бухгалтера за ошибку в данных.
Автоматизация в 1С:ЗУП
Большинство организаций используют 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) для формирования отчётов по отпускам.
- Раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Отчёт «Плановые и фактические отпуска» позволяет:
- Формировать список всех отпусков за выбранный период.
- Отображать отпускные периоды, отмеченные как «НЕОПЛ».
- Экспортировать данные в Excel и далее импортировать в форму СЗВ‑СТАЖ.
- В 1С предусмотрены подсказки при вводе кода «НЕОПЛ», что снижает риск ошибок.
- Для организаций с более чем 10 застрахованными лицами рекомендуется использовать электронный обмен данными (ЭДО) через интеграцию 1С ↔ ПФР.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Какой код использовать, если отпуск без содержания совпал с больничным?
- Ответ: В графе 11 указываем оба кода через запятую: «БОЛ, НЕОПЛ». При этом в графах 6‑7 указываем общий период (с начала больничного по конец отпуска).
- Вопрос: Нужно ли платить страховые взносы за отпуск без содержания?
- Ответ: Нет. В период «НЕОПЛ» взносы не начисляются, и такой период не включается в страховой стаж.
- Вопрос: Можно ли объединить несколько коротких отпусков в одну строку?
- Ответ: Нет. Каждый отдельный период отпуска без содержания оформляется отдельной строкой с собственным кодом «НЕОПЛ».
Как избежать типовых ошибок
- Не забывайте ставить код «НЕОПЛ» в графе 11 – без него система ПФР будет считать период оплачиваемым.
- Проверяйте совпадение дат в графах 6‑7 и в приказе о предоставлении отпуска.
- При сдаче электронного отчёта используйте проверку «Подтверждение корректности» в личном кабинете.
- Храните копии всех приказов и заявлений – они могут потребоваться при проверке.
Отзывы и рекомендации пользователей
Согласно опросу, проведённому на портале pfrf.ru в 2025 году, 78 % компаний, использующих автоматизацию (1С, онлайн‑сервисы), отметили снижение количества штрафов до нуля.
Контактные данные Пенсионного фонда России
- Официальный сайт: https://www.pfrf.ru
- Горячая линия: 8‑800‑555‑44‑44 (круглосуточно)
- Телефон регионального отделения (Москва): +7 (495) -77‑22‑33
- Электронный адрес: info@pfrf.ru
- Личный кабинет (для юридических лиц): https://lk.pfrf.ru
- Личный приём (по записи): ул. Тверская, д. 7, Москва, 119021
- График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
- Отделы, отвечающие за отчётность:
- Отдел по работе с работодателями
- Отдел по работе с застрахованными лицами
- Отдел информационных технологий (ЭДО)
- Руководство:
- Генеральный директор – В. В. Горбачев
- Заместитель директора по работе с работодателями – А. И. Смирнова
- Главный бухгалтер – С. Н. Кузнецов
- Отзывы: На портале otzovik.com более 1 500 отзывов; средний рейтинг — 4,5 из 5.
Соблюдая указанные рекомендации и используя автоматизированные решения, вы сможете подготовить корректный отчёт по отпускам, избежать штрафов и обеспечить надёжный учёт страхового стажа ваших сотрудников.