Взаимодействие работодателей с Пенсионным фондом России (ПФР)‚ который в настоящее время интегрирован в Социальный фонд России (СФР)‚ часто сопровождается обменом официальными запросами. Одна из частых ситуаций — получение запроса от фонда о сотруднике‚ который на данный момент не работает‚ либо необходимость самого работодателя запросить данные о неработающем сотруднике (например‚ для расчета пособий или ответа на межведомственные запросы).

В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно формировать ответы‚ какие нормативные акты регулируют этот процесс‚ а также предоставим все необходимые контакты и регламент работы СФР.

Описание ситуации

С 2022 года порядок взаимодействия работодателей и СФР (ПФР) претерпел значительные изменения. Согласно Письму Минтруда России от N 17-1/ООГ-538‚ Приказ Минздравсоцразвития России от N 21н‚ который ранее позволял новому работодателю запрашивать в ПФР сведения о заработной плате с предыдущего места работы сотрудника для назначения пособий (если справку 182н получить невозможно)‚ фактически не применяется и в ближайшее время будет признан утратившим силу.

Теперь‚ чтобы убедиться‚ что сотрудник нигде не работает (например‚ для избежания переплаты пособия по больничному уволенному работнику‚ когда первые 3 дня болезни оплачивает работодатель)‚ работодателю следует запрашивать у самого сотрудника копию бумажной трудовой книжки или справку СТД-ПФР (ее работник может получить на портале Госуслуги).

Однако СФР по-прежнему рассылает запросы работодателям. Это может быть:

• Запрос о статусе сотрудника (работает/не работает) для целей назначения пособий.
• Запрос об уточнении сведений по стажу (например‚ ошибка WARN_KZ_0006: период трудового договора застрахованного лица не соответствует данным СФР).
• Запрос о смерти работника (если в фонд поступили ошибочные сведения).
• Межведомственные запросы (например‚ от МВД или судебных приставов).

Как правильно ответить на запрос

Если вы получили запрос из СФР о сотруднике‚ который у вас не работает (или уволен)‚ ответ должен быть максимально содержательным и правдивым. Заведомо ложный ответ расценивается как непредоставление данных и влечет штрафные санкции.

1. Сотрудник уволен / не работает: Укажите дату увольнения‚ основание и номер приказа. Если трудовой договор не заключался (сотрудник никогда не работал)‚ так и напишите: «Данный гражданин в штате организации не числится‚ трудовой договор не заключался».
2. Несоответствие данных (ошибка WARN_KZ_0006): Если СФР считает‚ что сотрудник работает‚ а вы отправили отказ в выплате пособия из-за увольнения‚ необходимо обратиться в техподдержку СФР и подготовить письменный ответ с подтверждением даты расторжения договора.
3. Отрицательный ответ на запрос: Оформляется письмом за подписью руководителя. В нем необходимо указать пути поиска информации (например‚ «архивных данных за запрашиваемый период не сохранилось») и причины невозможности предоставления сведений.

Контакты для обращений

Для решения вопросов‚ связанных с ответами на запросы или отправкой межведомственных запросов‚ необходимо обращаться в Социальный фонд России (СФР).

Официальный сайт

sfr.gov.ru — единый портал Социального фонда России‚ где представлена вся актуальная информация‚ нормативная база и электронные сервисы.

Горячая линия

Для быстрого решения вопросов работает единый контакт-центр СФР:

• Телефон: 8 (800) -00-00-01 (бесплатно по всей России)

Номера телефонов

Для связи с территориальными органами СФР по вопросам документооборота и межведомственного взаимодействия:

• Федеральный контакт-центр: 8 (495) -87-09-19
• Телефоны региональных отделений доступны на официальном сайте sfr.gov.ru в разделе «Контакты и адреса».

Электронный адрес

Направление ответов на запросы и официальных писем возможно через защищенные каналы связи (СБИС‚ Контур.Экстерн‚ 1С-Отчетность). Для общих вопросов и консультаций используется электронная почта:

• Email: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей предусмотрен специальный сервис:

• Личный кабинет страхователя — доступен на официальном сайте СФР. Позволяет отслеживать статус отправленных запросов (например‚ статус «Отчет сдан» при запросе сведений о зарплате в СБИС)‚ получать ответы от фонда и формировать обращения.
• Также формирование запросов и ответов доступно непосредственно из учетных программ‚ таких как 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3) и 1С:ЗУП 3.1.

Личный прием

Личный прием руководителей и специалистов кадровых служб осуществляется в территориальных управлениях СФР. При себе необходимо иметь документ‚ удостоверяющий личность‚ и доверенность (если обращается представитель).

График приема

Стандартный график приема граждан и страхователей в территориальных органах СФР:

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота и Воскресенье: выходной

Примечание: График может отличаться в зависимости от региона. Рекомендуется уточнять время работы конкретного отделения на сайте.

Отделы

Решение вопросов‚ связанных с запросами о неработающих сотрудниках‚ входит в компетенцию следующих подразделений СФР:

• Отдел информационного взаимодействия и межведомственного обмена — отвечает за обработку запросов от МВД‚ ФНС и других ведомств.
• Отдел назначения и выплаты пособий — рассматривает ответы страхователей о статусе занятости сотрудников для расчета больничных и других выплат.
• Отдел персонифицированного учета — работает с запросами об уточнении стажа и разрешает ошибки (в т.ч. WARN_KZ_0006).

Руководство

В случае несогласия с ответом СФР или при возникновении спорных ситуаций (например‚ отказ в удовлетворении запроса)‚ можно обратиться к руководству фонда:

• Председатель Социального фонда России: отвечает за общее руководство деятельностью фонда.
• Руководители территориальных отделений СФР: рассматривают жалобы на действия сотрудников и принимают решения по сложным прецедентам в рамках региона.

Отзывы

Отзывы работодателей о взаимодействии с ПФР/СФР по вопросам увольненных сотрудников носят неоднозначный характер:

• Положительные: Многие отмечают удобство отправки запросов и ответов через электронные системы (СБИС‚ 1С). Статус запроса легко отслеживается‚ а ответы приходят в уведомительном порядке.
• Отрицательные: Главной проблемой страхователи называют системные ошибки (например‚ несоответствие периодов ТД по данным ПФР)‚ которые требуют длительного личного взаимодействия с фондом. Также работодатели отмечают путаницу из-за отмены старых приказов (Приказ № 21н)‚ когда сотрудники по привычке просят сделать запрос в ПФР о их зарплате на прошлом месте‚ а бухгалтер вынужден отказывать и отправлять их за справкой СТД-ПФР на Госуслуги.

Ответ в СФР (ПФР) на запрос о сотруднике‚ который не работает‚ должен составляться тщательно и опираться на актуальное законодательство 2026 года. Помните‚ что запросить данные о зарплате уволенного сотрудника для расчета пособий теперь нельзя — эта обязанность лежит на самом работнике. При получении запроса от фонда обязательно проверяйте данные по своим учетным системам и давайте правдивые и аргументированные ответы во избежание штрафов и переплат.