С 2023 года функции Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) переданы во вновь созданный Социальный фонд России (СФР). Однако обязанность работодателей по подаче сведений о сотрудниках сохранилась и актуальна как никогда. В 2026 году правила подачи отчетности претерпели изменения: теперь работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме и представлять их в СФР в установленном порядке (в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ).

В данной статье мы подробно разберем процесс подачи сведений‚ актуальные формы отчетов‚ сроки‚ а также предоставим все необходимые контакты и информацию для взаимодействия с фондом.

Описание процесса и нормативное регулирование

Основной отчет‚ пришедший на смену форме СЗВ-ТД‚ теперь является подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» раздела 1 формы ЕФС-1. Работодатель обязан подавать эти данные при следующих кадровых мероприятиях:

• Прием на работу — сведения необходимо передать в СФР не позднее 3 рабочих дней после издания соответствующего приказа.
• Перевод на другую постоянную работу.
• Подача работником заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Прочие кадровые мероприятия (увольнение и т.д.) — данные подаются до 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем издания приказа.

Если численность сотрудников составляет 25 и более человек‚ отчетность необходимо представлять исключительно в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При меньшей численности работодатель вправе выбирать формат подачи (бумажный или электронный)‚ однако на практике электронный документооборот (ЭДО) стал стандартом.

Для подготовки и проверки отчетности на официальном сайте СФР в свободном доступе размещены специальные программы‚ такие как «Почтовый агент»‚ которая позволяет взаимодействовать с информационной системой фонда и отправлять отчет ЕФС-1.

Контакты для обращений

Для решения вопросов‚ связанных с подачей сведений о сотрудниках‚ работодатели и граждане могут использовать следующие каналы связи:

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации‚ загрузки программ для сдачи отчетности и использования электронных сервисов: esfr.ru (Единый портал Социального фонда России).

Горячая линия

Для оперативной консультации по вопросам подачи отчетности‚ заполнения формы ЕФС-1 и работы с электронными сервисами работает бесплатная федеральная горячая линия:

• 8-800-0-500-000 (круглосуточно)

Номера телефонов

Территориальные органы СФР имеют свои региональные контактные центры. Найти телефон вашего местного отделения можно на сайте СФР в разделе «Контакты региональных отделений». Также для работодателей часто выделяются отдельные линии по вопросам электронного документооборота (ЭДО ПФР).

Электронный адрес

Обращения можно направлять на официальный электронный ящик СФР: info@esfr.ru. Обратите внимание‚ что отправка самой отчетности на этот адрес невозможна, она сдается только через специализированные программы и операторов ЭДО (например‚ Контур.Экстерн‚ СБИС‚ 1С-Отчетность или программу «Почтовый агент»).

Личный кабинет

Для страхователей (работодателей) и застрахованных лиц (граждан) функционируют разные личные кабинеты:

• Личный кабинет страхователя — доступен на сайте СФР. Позволяет формировать и сдавать отчетность (в разделе «Задачи и отчётность»)‚ отслеживать статус проверки документов‚ подключаться к ЭДО и сверять расчеты по страховым взносам. Вход осуществляется с использованием УКЭП.
• Личный кабинет гражданина — интегрирован с порталом Госуслуг. Позволяет сотрудникам проверять‚ какие именно сведения об их трудовой деятельности работодатель передал в фонд (электронная трудовая книжка).

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц осуществляется в клиентских службах территориальных органов СФР.

График приема

Стандартный график работы клиентских служб (может незначительно отличаться в зависимости от региона):

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 13:00 до 13:45
• Суббота‚ Воскресенье: выходной

Примечание: В ряде отделений введен «открытый офис»‚ где прием ведется без перерыва на обед‚ а также организованы вечерние часы в определенные дни недели. Рекомендуется уточнять график на сайте вашего регионального отделения.

Отделы

Вопросы‚ связанные со сдачей сведений о сотрудниках‚ решаются следующими профильными подразделениями СФР:

1. Отдел организации персонифицированного учета, отвечает за корректность внесения данных о стаже и трудовой деятельности (форма ЕФС-1‚ подраздел 1.1).
2. Отдел работы со страхователями, консультирует по вопросам уплаты страховых взносов‚ применения штрафных санкций за нарушение сроков сдачи отчетности и ведения ЭДО.
3. Отдел информационных технологий и связи — оказывает техническую поддержку при работе с программами сдачи отчетности (настройка УКЭП‚ работа с «Почтовым агентом»‚ исправление ошибок шлюзов приема).

Руководство

Структуру управления Социальным фондом России возглавляют:

• Председатель СФР — Чирканов Сергей Игоревич.
• Заместители председателя СФР — курируют отдельные направления (учет‚ информатизация‚ социальные выплаты).
• Руководители территориальных отделений — управляют региональными органами фонда‚ назначаются приказами центрального аппарата.

Отзывы

Анализ отзывов работодателей и бухгалтеров о процессе подачи сведений в 2026 году позволяет выделить следующие тенденции:

• Положительные: Бесплатные программы от СФР (в частности‚ «Почтовый агент») и интеграция с популярными сервисами (такими как Контур.Экстерн) значительно облегчили процесс. Автоматическая проверка файлов перед отправкой снижает риск технических ошибок.
• Отрицательные: Главной болью остается жесткий срок подачи сведений при приеме на работу (3 рабочих дня). Нарушение этого срока грозит штрафами. Также пользователи отмечают‚ что при объединении ПФР и ФСС в единую форму ЕФС-1‚ логика заполнения подразделов стала сложнее для понимания‚ чем в прежних отдельных отчетах СЗВ-ТД и 4-ФСС.

Штрафы и ответственность

Важно помнить‚ что за нарушение сроков подачи сведений о трудовой деятельности (подраздел 1.1 формы ЕФС-1) или представление недостоверных данных работодатель привлекается к административной ответственности. Штрафные санкции налагаются на должностных лиц организации и могут составлять значительные суммы. Кроме того‚ налоговые органы активно отслеживают перемещения сотрудников между аффилированными компаниями‚ запрашивая данные в СФР‚ что делает своевременную и корректную подачу отчетности критически важной для бизнеса.

Своевременная подача сведений о сотрудниках — это не только соблюдение закона‚ но и гарантия сохранности пенсионных и социальных прав ваших работников. Используйте официальные каналы связи и программное обеспечение СФР для безошибочной сдачи отчетности.