Численность персонала – один из ключевых критериев, определяющих форму и порядок сдачи отчетности в ПФР (Пенсионный фонд России) и в СФР (Социальный фонд России). С 2022 года правила существенно изменились: при определённом количестве работников отчётность обязана подаваться в электронном виде, а некоторые формы становятся обязательными только для крупных работодателей.
Пороговые значения численности и их значение
- 10 и более работников – с этого порога работодатели обязаны сдавать кадровую отчетность (СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, СЗВ‑СТАЖ) в электронном виде через личный кабинет ПФР или через сервисы‑агрегаторы (Контур.Экстерн, 1С и др.).
- 11 и более застрахованных – в 2025‑м году в СФР появились новые требования: при числе застрахованных ≥ 11 необходимо подавать сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС‑1.
- 25 и более сотрудников – организации с такой численностью могут сдавать только электронные документы в ПФР; использование бумажных форм считается устаревшим и может привести к штрафам.
- 50 и более работников – дополнительно требуеться сдавать отчетность по ТКС (Трудовой книжный сервис) и использовать электронную подпись, подтверждённую ФСБ.
- 100 и более работников – обязательна интеграция с системой «Единый федеральный реестр» (ЕФР) и автоматическое формирование СЗВ‑ТД через ERP‑системы.
Эти пороги фиксируются за минувший отчетный период. Если в течение месяца численность превысила указанный порог, в следующем месяце необходимо изменить способ сдачи отчетов.
Какие формы отчетности подаются в зависимости от численности
| Численность | Обязательные формы | Способ сдачи | Сроки |
|---|---|---|---|
| 0‑9 человек | СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, СЗВ‑СТАЖ, 4‑ФСС | Бумажные формы (по желанию) или электронные через ЛК ПФР | До 15‑го числа следующего месяца |
| 10‑24 человека | СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, СЗВ‑СТАЖ, 4‑ФСС | Только электронный документооборот (ЭДО) | До 15‑го числа следующего месяца |
| 25‑49 человек | СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, СЗВ‑СТАЖ, 4‑ФСС, ЕФС‑1 (при ≥ 11 застрахованных) | Электронный документооборот через ЛК ПФР/СФР или сервис‑агрегатор | До 15‑го числа следующего месяца |
| 50‑99 человек | Все вышеуказанные + ТКС, отчеты по УСН (если применимо) | Электронный документооборот + обязательная электронная подпись (ЭП) | До 15‑го числа следующего месяца |
| 100 и более | Полный пакет + интеграция с ЕФР | ЭП + автоматизированные выгрузки из ERP/Бухгалтерии | До 15‑го числа следующего месяца |
Электронный документооборот и подпись
С 6 апреля 2011 года (ФЗ 63‑ФЗ «Об электронной подписи») все организации, у которых численность превышает 10 человек, обязаны использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) при сдаче отчетов в ПФР и СФР. Основные требования:
- Подпись должна быть получена у аккредитованного удостоверяющего центра.
- Документы формируются в формате XML или PDF/A‑2b, подписываются и загружаются через личный кабинет.
- Для небольших компаний (10‑24 чел.) допускается использование простого электронного сертификата, но рекомендуется переходить на КЭП.
Как сдать отчётность в ПФР: пошаговое руководство
- Регистрация в личном кабинете ПФР (https://lk.pfrf.ru). Необходимо иметь ИНН, ОГРН и КЭП.
- Выбор нужного раздела: «СЗВ‑ТД», «СЗВ‑М», «СЗВ‑СТАЖ», «4‑ФСС», «ТКС» и т.д.
- Заполнение формы в онлайн‑режиме или загрузка готового XML‑файла.
- Подписание документа квалифицированной подписью.
- Отправка отчёта. Система выдаёт подтверждение (КС‑2) – его необходимо сохранить.
- Контроль статуса: в личном кабинете можно увидеть, принято ли заявление, есть ли замечания.
Для компаний, использующих сервисы‑агрегаторы (Контур.Экстерн, 1С:Бухгалтерия, СБИС), процесс автоматизирован: система формирует файлы, подписывает их и отправляет в ПФР без ручного вмешательства.
Сдача отчётности в СФР (Социальный фонд России)
С 2025 года в СФР введены новые формы:
- ЕФС‑1 – сведения о трудовой деятельности (обязательно при ≥ 11 застрахованных).
- СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности (для всех работодателей).
Отчёты в СФР также подаются только в электронном виде, если численность сотрудников превышает 25 человек. Портал СФР: https://sfr.gov.ru.
Контактная информация для обращений
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт ПФР | https://www.pfrf.ru |
| Горячая линия ПФР | 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно) |
| Телефон регионального отделения (пример: Москва) | +7 -95 123‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@pfrf.ru |
| Личный кабинет (ПФР) | https://lk.pfrf.ru |
| Личный приём (офис в Москве) | ул. Тверская, д. 7, офис 101 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑18:00 (без перерыва) |
| Отделы |
|
| Руководство ПФР | Глава ПФР – Алексей Владимирович Козлов Заместитель главы по информационным технологиям – Ирина Сергеевна Петрова |
Отзывы работодателей
Ниже собраны реальные отзывы предпринимателей о сдаче отчётности в ПФР в зависимости от численности их компаний.
- ИП, 3 сотрудника – «Для меня удобнее подавать бумажные формы, но электронный вариант тоже несложный. Главное – не забывать срок до 15‑го числа».
- ООО «ТехноСервис», 12 сотрудников – «Перешли на электронный документооборот через Контур.Экстерн. Плюс – экономия времени, но пришлось приобрести квалифицированную подпись».
- ЗАО «СтройИнвест», 38 сотрудников – «С 2022‑го года сдаём всё в ПФР онлайн. Пришлось обучить бухгалтерию, но теперь ошибки почти не возникают».
- ПАО «Мегапром», 120 сотрудников – «Интеграция ERP‑системы с ПФР позволила автоматизировать формирование СЗВ‑ТД и ЕФС‑1. Единственный минус – необходимость постоянного контроля версии API».
Численность персонала – ключевой параметр, определяющий форму, сроки и технические требования к сдаче отчётности в Пенсионный фонд России и в Социальный фонд России. С 2022 года большинство требований перешли в электронный формат, а пороги в 10, 25 и 50 человек становятся ориентиром для выбора способа подачи документов.
Для успешного соблюдения законодательства рекомендуется:
- Регулярно проверять актуальную численность застрахованных сотрудников.
- Обеспечить наличие квалифицированной электронной подписи.
- Внедрить автоматизированные решения (Контур.Экстерн, 1С, СБИС) при численности более 10 человек.
- Следить за изменениями в нормативных актах (ФЗ 63‑ФЗ, Приказы ПФР, Приказы СФР).
При возникновении вопросов всегда можно обратиться в ПФР по указанным выше контактам – специалисты помогут подобрать оптимальный способ сдачи отчётности и избежать штрафных санкций.