С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что сведения о трудовом стаже всех работающих граждан теперь формируются и хранятся в электронном виде. Работодатели обязаны своевременно передавать информацию в Социальный фонд России (СФР, правопреемник ПФР). В данной статье мы подробно разберем процесс подачи сведений, необходимые документы и предоставим все актуальные контакты для обращений.

Описание процесса и нормативная база

Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России в 2020 году. За годы переходного периода более 24 миллионов сотрудников были переведены на электронный формат. Главный принцип ЭТК — работодатель формирует сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде и передает их в фонд по форме СЗВ-ТД.

Важные нюансы:

• Для лиц, впервые поступающих на работу с 1 января 2021 года, формирование сведений осуществляется только в электронном виде.
• При приеме на работу сотрудника с ЭТК процедура не отличается от стандартной. Работодателю необходимы: паспорт, ИНН, СНИЛС, а также выписка СТД-Р от предыдущего работодателя (или форма СТД-ПФР из фонда).
• В представляемом отчете СЗВ-ТД не нужно указывать дату подачи работником заявления о переходе на ЭТК, которая приведена в форме СТД-Р или СТД-ПФР.
• С 30 декабря 2025 года в ЭТК также вносятся сведения о некоторых гражданско-правовых договорах (ГПХ).

Пошаговая инструкция для работодателей

1. Получение заявления от работника. Если работник выбирает ведение ЭТК, он пишет заявление работодателю о переходе на электронный формат.
2. Выдача бумажной трудовой книжки. В день подачи работником заявления о переходе на ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку на руки с соответствующей записью.
3. Подключение к ЭДО ПФР. До отправки сведений по форме СЗВ-ТД страхователю необходимо отправить по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД).
4. Подача отчета СЗВ-ТД. Сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения (о приеме, увольнении, переводе и т.д.).

Подача сведений может осуществляться через кабинет страхователя, специализированного оператора связи (с автоматической отправкой через доверенного ОПДС без участия бумажных носителей) или при личном обращении в клиентскую службу территориального органа.

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с подачей сведений об ЭТК, работодатели и граждане могут обращаться в Социальный фонд России (СФР), который является правопреемником Пенсионного фонда.

Официальный сайт

Основной ресурс для получения информации и электронных сервисов, Сайт Социального фонда России: sfr.gov.ru

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов работает единая телефонная линия СФР.

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России)

Номера телефонов

Помимо федеральной горячей линии, вы можете связаться с территориальными органами:

• Справочная служба ПФР (СФР): +7 (495) -87-89-07 (для жителей Москвы)
• Телефоны региональных отделений доступны на официальном сайте СФР в разделе «Контакты и адреса».

Электронный адрес

Электронная почта для общих обращений граждан и организаций:

• E-mail: info@sfr.gov.ru

Примечание: Для отправки юридически значимой отчетности (СЗВ-ТД) электронная почта не используется — передача осуществляется только через ТКС или Кабинет страхователя.

Личный кабинет

Взаимодействие с фондом значительно упрощается через электронные сервисы:

• Кабинет страхователя, сервис для работодателей на сайте СФР. Позволяет формировать и отправлять отчеты СЗВ-ТД, вести коммуникации с ПФР, отслеживать статус отправленных документов.
• Личный кабинет гражданина — раздел на сайте СФР (также доступен через Госуслуги). Здесь работники могут запросить форму СТД-ПФР и посмотреть свою электронную трудовую книжку.

Личный прием

Если вам требуется очная консультация или помощь в подаче документов, вы можете обратиться в клиентскую службу территориального органа СФР. Личный прием ведется как по предварительной записи, так и в порядке живой очереди (электронная очередь по талонам). Записаться на прием можно через сайт СФР или по телефону контакт-центра.

График приема

Стандартный график работы клиентских служб Социального фонда:

• Понедельник, Пятница: с 09:00 до 18:00
• Перерыв: с 12:30 до 13:30
• Суббота, Воскресенье: выходной

Уточняйте режим работы вашего регионального отделения, так как в некоторых регионах время работы может быть продлено до 20:00, а также могут быть открыты субботние дежурные группы.

Отделы

Решение вопросов, связанных с электронными трудовыми книжками, распределено по следующим подразделениям СФР:

1. Отдел организации персонифицированного учета — отвечает за ведение индивидуальных лицевых счетов, обработку форм СЗВ-ТД и ведение ЭТК;
2. Отдел информационных технологий и связи — осуществляет техническую поддержку при работе с Кабинетом страхователя, ЭДО ПФР и специализированными операторами связи.
3. Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан), прием заявлений от граждан, выдача выписок СТД-ПФР, консультирование.

Руководство

На федеральном уровне курированием вопросов перехода на ЭТК и отчетности занимается руководство Социального фонда России:

• Топилин Максим Анатольевич — Председатель Социального фонда России (ранее возглавлял ПФР, курирует глобальные процессы цифровизации, включая ЭТК).
• Заместители председателя СФР, курируют блоки персонифицированного учета и информационных технологий.
• Руководители территориальных отделений СФР — отвечают за работу на местах в субъектах РФ.

Отзывы

Переход на ЭТК вызвал широкий спектр отзывов среди работодателей и работников:

• Положительные отзывы: Работодатели отмечают удобство автоматической отправки данных через доверенных ОПДС (операторов электронного документооборота), процесс происходит без участия бумажных носителей. Граждане оценивают возможность быстро получить выписку из ЭТК через личный кабинет или МФЦ, а также отсутствие риска утери или порчи бумажного документа.
• Отрицательные отзывы и трудности: Многие представители малого бизнеса на начальных этапах испытывали сложности с подключением к ЭДО ПФР и настройкой сдачи отчетов СЗВ-ТД. Также встречаются жалобы на технические сбои на стороне операторов связи при массовой отправке форм в крайние сроки сдачи.