Прием на работу нового сотрудника, это не только заключение трудового договора и издание приказа, но и ряд обязательных процедур по уведомлению государственных органов․ С 2023 года функции Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС) перешли к единому Социальному фонду России (СФР)․ Однако привычка называть отчетность «в ПФР» сохранилась, а сами бланки претерпели изменения․

В 2026 году главным документом, который работодатель должен подать при трудоустройстве сотрудника, стала форма ЕФС-1 (Единая форма сведений), пришедшая на смену привычному отчету СЗВ-ТД․ В этой статье мы подробно разберем, какие сведения подаются, как заполнить отчет, а также приведем контакты СФР для решения возникающих вопросов․

Описание: отчетность при приеме на работу

С 2023 года отчет СЗВ-ТД был интегрирован в состав единой формы ЕФС-1 (подраздел 1․1 раздела 1)․ При приеме на работу работодатель обязан предоставить в СФР следующие сведения о застрахованном лице:

• ФИО и СНИЛС работника;
• Дату мероприятия (приема, перевода, увольнения и др․);
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение и т․д․);
• Должность, специальность, профессию, квалификацию;
• Структурное подразделение (при наличии);
• Статью закона и причину увольнения (если отчет подается по случаю увольнения);
• Наименование, дату и номер документа-основания (например, приказа о приеме на работу);
• Сведения о выборе электронной или бумажной трудовой книжки․

Часть данных (ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН, информация о документе, удостоверяющем личность) заполняется со слов самого работника․ Работодатель лишь переносит эти персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР․

Сроки сдачи и штрафы

В 2026 году действуют жесткие сроки для подачи сведений:

• При приеме на работу или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа․
• При переводе или подаче заявления о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие․

За несвоевременную сдачу сведений о трудовой деятельности грозит штраф: 500 рублей за каждого застрахованного лица, по которому данные не были поданы или поданы с опозданием․

Контакты для обращений

Ниже представлена актуальная контактная информация Социального фонда России для решения вопросов, связанных с отчетностью и трудовыми отношениями․

Официальный сайт

СФР (бывший ПФР и ФСС): sfr․gov․ru

Также часть сервисов и личных кабинетов работодателя доступна на портале Госуслуг: gosuslugi․ru

Горячая линия

Для оперативной связи с фондом работает единая бесплатная горячая линия:

• 8 (800) -00-00-01 — Единый контакт-центр СФР (звонок бесплатный по всей России)․

Номера телефонов

Для решения специализированных вопросов (например, по электронной цифровой подписи или сдаче ЕФС-1) рекомендуется обращаться в региональные отделения СФР․ Телефоны зависят от вашего субъекта РФ․ Найти номер своего отделения можно на сайте СФР в разделе «Контакты региональных отделений»․

Электронный адрес

Отправка самой отчетности (ЕФС-1) осуществляется исключительно через телекоммуникационные каналы связи (ТКС) с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или через Личный кабинет работодателя․ По обычной электронной почте отчеты не принимаются․

Для общих вопросов и консультаций можно использовать форму обратной связи на официальном сайте СФР․

Личный кабинет

Для работодателей функционирует Личный кабинет страхователя, доступный на официальном сайте СФР․ Также с 1 июля 2025 года форма ЕФС-1 приходит и обрабатывается через Единую цифровую платформу․

В личном кабинете работодатель может:

• Формировать и отправлять отчетность (ЕФС-1, ЕФС-4 и др․);
• Проверять статус прохождения камеральных проверок;
• Сверять платежи и контролировать сальдо по взносам;
• Получать уведомления и требования от фонда․

Для входа используется учетная запись Госуслуг (ЕСИА) юридического лица или ИП, усиленная квалифицированная электронная подпись․

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц (страхователей) осуществляется в клиентских службах региональных и районных управлений СФР․

Стандартный график приема:

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 12:30 до 13:15
• Суббота, Воскресенье: выходной

Внимание! График может отличаться в зависимости от региона․ Перед визитом уточняйте время работы на сайте вашего территориального отделения СФР․ В периоды сдачи отчетности отделения часто работают в субботу․

Отделы

В структуре СФР вопросами приема на работу, ведения электронных трудовых книжек и сдачи формы ЕФС-1 занимаются следующие подразделения:

1. Отдел организации персонифицированного учета: отвечает за корректность сдачи сведений о трудовой деятельности (бывший СЗВ-ТД), проверку СНИЛС и персональных данных․
2. Отдел страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством: курирует заполнение других разделов ЕФС-1 (больничные, декретные)․
3. Отдел работы с обращениями граждан и страхователей: рассматривает жалобы, претензии и сложные спорные ситуации․

Руководство

Структура управления СФР включает федеральный и региональный уровни:

• Председатель Социального фонда России — руководитель центрального аппарата (назначается Правительством РФ)․
• Управляющие региональными отделениями СФР — руководители фондов в субъектах РФ․ Именно к ним направляются жалобы в случае, если проблема на уровне районного отдела не решается․
• Начальники районных управлений СФР, руководители на местах, осуществляющие непосредственный контроль за приемом отчетности и обслуживанием страхователей․

Отзывы

Отзывы работодателей и бухгалтеров о подаче сведений при приеме на работу в 2025–2026 годах в основном сводятся к следующему:

• Положительные моменты: Переход на единую форму ЕФС-1 упростил логику сдачи отчетности (не нужно сдавать отдельные формы в ПФР и ФСС)․ Интеграция с бухгалтерскими программами (например, 1С) позволяет выгружать данные по сотрудникам в автоматическом режиме․
• Отрицательные моменты: Сокращенные сроки сдачи сведений при приеме и увольнении (1 рабочий день) вызывают трудности, особенно при оформлении сотрудников в пятницу или перед выходными․ Также пользователи отмечают периодические сбои и зависания Единой цифровой платформы в пиковые дни сдачи отчетности․

Оформление сотрудника в 2026 году требует от работодателя оперативности․ Главное правило, в день издания приказа о приеме на работу подготовьте данные сотрудника (СНИЛС, ФИО, должность, реквизиты приказа) и не позднее следующего рабочего дня отправьте подраздел 1․1 формы ЕФС-1 через ТКС или Личный кабинет СФР․ Это позволит избежать штрафов и обеспечит корректное ведение электронной трудовой книжки вашего работника․