Вопрос, который волнует почти каждого работодателя: «Какие отчётные документы необходимо сдавать в Пенсионный фонд России (ПФР) при приёме нового сотрудника и в какие сроки?»
В статье мы разберём нормативную базу, формы (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД), порядок заполнения, способы подачи и штрафные санкции за просрочку. Кроме того, в конце вы найдёте полные контактные данные для обращения в ПФР.
Нормативно‑правовая база - Постановление Правления ПФР от № 217‑п – внесло изменения в порядок заполнения формы СЗВ‑ТД, позволяя работодателям сдавать отчёт при приостановке и возобновлении трудовых договоров.
- Постановление Правления ПФР от № 730‑п – утвердило форму СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности).
- Постановление Правления ПФР от № 217‑п – уточнило сроки сдачи отчётов: не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме/увольнении.
- Постановление Правления ПФР от № 730‑п (в редакции 2022‑2023 гг.) – ввело единую форму ЕФС‑1, заменившую СЗВ‑ТД.
Почему важна своевременная сдача?
Своевременная передача сведений в ПФР обеспечивает правильный расчёт страховых взносов, формирование пенсионных прав работников и защищает работодателя от штрафов за несоблюдение сроков.
Какие формы сдавать при приёме сотрудника? - ЕФС‑1 (Единый формуляр сведений о трудовой деятельности) – актуальная форма, обязательная с 2023 года. В ней объединены сведения, ранее передававшиеся в СЗВ‑ТД, СЗВ‑ТВ, СЗВ‑ТК и др.
- СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) – используется в случае, если ваш бухгалтерский софт ещё не поддерживает ЕФС‑1; По новому порядку ПФР допускает сдачу СЗВ‑ТД только в особых случаях (приостановка/возобновление договора).
Для большинства организаций рекомендуется работать исключительно с ЕФС‑1, так как это упрощает процесс и исключает дублирование данных.
Сроки сдачи отчётов - При приёме на работу – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или подписания трудового договора.
- При увольнении – тот же срок: до конца следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.
- При приостановке/возобновлении договора – также в течение следующего рабочего дня после соответствующего приказа.
Если в течение дня приёма/увольнения работник не приступил к работе (например, приказ аннулирован), необходимо направить в ПФР корректирующее сообщение о «неприёме».
Пошаговое руководство по заполнению ЕФС‑1 Шаг 1. Подготовка данных - ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника.
- Дата рождения, пол, гражданство.
- Код должности (по справочнику ОКДП).
- Дата начала (и, при необходимости, окончания) трудового договора.
- Размеры начисляемых страховых взносов (по тарифам ПФР).
Шаг 2. Выбор формы
- ФИО, ИНН, СНИЛС сотрудника.
- Дата рождения, пол, гражданство.
- Код должности (по справочнику ОКДП).
- Дата начала (и, при необходимости, окончания) трудового договора.
- Размеры начисляемых страховых взносов (по тарифам ПФР).
Шаг 2. Выбор формы
В большинстве современных бухгалтерских программ (1С:Бухгалтерия, СБИС, БухСофт) уже встроена форма ЕФС‑1. Если вы используете 1С, откройте «Отчёт — Сведения о трудовой деятельности (ЕФС‑1)».
Шаг 3. Заполнение ьного листа - Укажите реквизиты организации: ИНН, КПП, ОКПО, юридический адрес.
- Укажите период отчётности (обычно – текущий календарный месяц).
- Укажите тип отчёта: «Приём на работу».
Шаг 4. Заполнение раздела «Сведения о работнике»
Вводятся данные из Шага 1. Обратите внимание на правильность кода должности – ошибки в кодах часто приводят к отказу в приёме отчёта.
Шаг 5. Проверка и подтверждение - Воспользуйтесь встроенной проверкой «Контроль ошибок». Программа укажет на недостающие или некорректные поля.
- Подтвердите форму электронной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.
Шаг 6. Подача отчёта
Отчёт отправляется через Личный кабинет ПФР (система электронного документооборота СФР). Ниже – подробный раздел о подаче.
Как отправить ЕФС‑1 через электронный кабинет ПФР - Зарегистрируйтесь в Личном кабинете ПФР (если ещё не сделали).
- Получите сертификат электронной подписи (КЭП) от аккредитованного удостоверяющего центра.
- Войдите в раздел «Электронный документооборот» → «Отчётность» → «ЕФС‑1».
- Загрузите сформированный файл (обычно в формате XML).
- Подтвердите отправку, указав пароль КЭП.
- Сохраните подтверждающий документ (Квитанцию) – она понадобится в случае проверок.
Если ваша система 1С настроена на автоматическую отправку, процесс будет полностью автоматизирован: после подтверждения КЭП в 1С файл сразу передаётся в ПФР.
Штрафы и последствия за несвоевременную сдачу - За несвоевременную сдачу сведений о приёме/увольнении – штраф до 5 000 рублей (пункт 2 статьи 15.1 КоАП РФ).
- Если сведения не предоставлены в течение 30 дней – штраф может возрасти до 15 000 рублей и начисление пеней за просрочку страховых взносов.
- Повторные нарушения в течение года могут привести к административному взысканию в виде приостановления права на участие в государственных закупках.
Во избежание штрафов рекомендуется автоматизировать процесс и вести календарный контроль за датами издания приказов.
Часто задаваемые вопросы (FAQ) Какой срок считается «рабочим»?
Рабочим считается любой день, не являющийся официальным выходным (суббота, воскресенье) и праздничным, установленным в Трудовом кодексе РФ.
Можно ли отправить отчёт в ПФР вручную (бумажным способом)?
Теоретически – да, но с 2023 года ПФР принимает сведения только в электронном виде через СФР. Бумажные формы больше не считаются действительными.
Что делать, если в системе 1С нет формы ЕФС‑1?
Обратитесь к вашему поставщику 1С за обновлением конфигурации. На сайте ПФР доступен пакет форм в XML, который можно импортировать вручную.
Кому обращаться, если система ПФР отказывает в приёме отчёта?
Свяжитесь со службой технической поддержки ПФР (см. раздел «Контакты» ниже) и уточните причину отказа. Чаще всего это ошибки в кодах должностей или отсутствие обязательных полей.
Контактные данные для обращения в ПФР
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.pfrf.ru |
| Горячая линия ПФР | 8‑800‑200‑22‑22 (круглосуточно) |
| Номера телефонов региональных отделений |
|
| Электронный адрес | info@pfrf.ru |
| Личный кабинет (Электронный документооборот) | https://lk.pfrf.ru |
| Личный приём (приёмные часы) | Пн‑Пт, 09:00‑17:00 (по предварительной записи через сайт) |
| График приёма | Пн‑Пт, 09:00‑12:00 и 14:00‑17:00 (выходные – суббота, воскресенье, официальные праздники) |
| Отделы |
|
| Руководство |
|
| Отзывы и предложения | Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте. Также можно написать на электронный адрес feedback@pfrf.ru. |
Сдача отчёта в ПФР при приёме на работу – обязательный процесс, который теперь упрощён единой формой ЕФС‑1. Главное – соблюдать сроки (не позже следующего рабочего дня) и использовать электронный канал подачи через Личный кабинет ПФР. При правильной автоматизации процесс занимает считанные минуты, а риск штрафов сводится к нулю.
Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь контактами, приведёнными выше, или обратитесь к вашему бухгалтеру за настройкой 1С/СБИС под новые требования.