Смена фамилии (а также имени и отчества) у работника – обычное событие, которое может произойти в связи с браком, разводом, усыновлением или другими причинами.
Работодатель обязан своевременно отразить эти изменения в системе СФР/ПФР и в кадровой документации.
Ниже – подробный алгоритм действий, перечень обязательных отчётов, сроки их подачи и рекомендации по оформлению.

Правовая база

• Федеральный закон № 112‑ФЗ от  г. «О страховых пенсиях».
• Постановление ПФР № 245‑П от  г. «Об порядке заполнения и сдачи форм отчетности в СФР».
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80) – обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор и кадровую документацию.

Какие отчёты необходимо отправлять

Формы, которые обязательно сдаются

1. Форма АДВ‑2 (отчёт о персональных данных работников) – основной документ, в котором фиксируются изменения ФИО, даты рождения, паспортных данных и др. После смены фамилии работника необходимо:
   • внести новую фамилию в форму АДВ‑2;
   • передать форму в СФР в течение трёх рабочих дней с момента получения подтверждающего документа (свидетельства о браке, постановления суда и т.п.).
2. Форма СЗВ‑М (сведения о застрахованных лицах) – в случае, если в течение текущего месяца уже был отправлен СЗВ‑М с прежней фамилией, необходимо:
   • внести исправления в следующем СЗВ‑М (в том же месяце) и указать новую фамилию;
   • приложить к отчету копию документа, подтверждающего изменение ФИО.

Формы, которые не требуется сдавать отдельно

• Форма ЕФС‑1 – отчёт о трудовой деятельности. При смене фамилии работника её сдавать не нужно, если нет иных кадровых событий (приём, увольнение, изменение оклада).
• Форма СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности. Сдавать заново не требуется; изменения фиксируются в АДВ‑2 и СЗВ‑М.

Пошаговый алгоритм действий кадровика

1. Получить оригинал документа, подтверждающего смену ФИО (свидетельство о браке, решение суда, нотариальное заверение).
2. Обновить кадровую документацию:
   • внести изменения в личное дело сотрудника;
   • оформить приказ «Об изменении фамилии (имени, отчества) работника» (образец приказа – в приложении).
3. Обновить сведения в 1С: Зарплата и Управление Персоналом (или аналогичной системе):
   • изменить ФИО в карточке сотрудника;
   • проверить, что в системе автоматически обновились реквизиты для расчёта страховых взносов.
4. Сформировать и отправить форму АДВ‑2:
   • в 1С:КП (или в личном кабинете ПФР) выбрать «Отчёт АДВ‑2»;
   • внести новую фамилию в раздел «ФИО работника»;
   • загрузить скан‑копию подтверждающего документа;
   • отправить отчёт в СФР (в течение 3 дней).
5. Если в текущем месяце уже отправлен СЗВ‑М, подготовить корректирующий СЗВ‑М:
   • внести новую фамилию в колонку «ФИО»;
   • указать в примечании «Изменение ФИО – документ №…»;
   • отправить в СФР до 20‑го числа месяца, следующего за изменением.
6. Уведомить сотрудника о том, что изменения внесены, и предоставить копию приказа и подтверждающих документов.

Сроки подачи отчётов

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять ФИО в личном кабинете ПФР сотрудника?

Нет. Сотрудник сам в личном кабинете меняет ФИО только после того, как работодатель передаст изменённые данные через форму АДВ‑2. После подтверждения ПФР обновит данные в системе.

Что делать, если сотрудник сменил фамилию, а в системе 1С уже стоит новая фамилия?

В этом случае необходимо:

• проверить, что в 1С сформирован корректный АДВ‑2 с новой фамилией;
• при необходимости отправить корректирующий АДВ‑2 (если прежний уже был отправлен).

Можно ли отправить АДВ‑2 через электронную подпись?

Да. ПФР принимает отчёты, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это ускоряет процесс и уменьшает риск ошибок.

Пример приказа о смене фамилии

Приказ № ___
от «__» __________ 2026 г.

Об изменении фамилии (имени, отчества) работника

В соответствии со ст. 80 ТК РФ и в связи с предоставлением сотрудником
свидетельства о браке (№ ___ от __.__.____) приказываю:

Сменить фамилию (имя, отчество) у работника ______________________
 с «_____» на «_____» с __.__.____ г.
Внести изменения в личное дело, в карточку сотрудника в 1С:ЗУП,
 а также в форму АДВ‑2 и СЗВ‑М.
Приказ вступает в силу с момента его подписания.

Генеральный директор ______________________
(подпись) ______________________

Контактная информация для обращения в ПФР

Смена фамилии сотрудника – несложный, но требующий внимательности процесс.
Главное помнить, что обязательным отчётом является форма АДВ‑2, которую необходимо отправить в течение трёх рабочих дней.
Сведения в СЗВ‑М корректируются в следующем месяце, а формы ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД сдавать не требуется, если нет иных кадровых событий.

При правильном оформлении и своевременной передаче данных в ПФР вы избежите штрафов, задержек в начислении страховых взносов и возможных проблем при расчёте пенсии сотрудника.

Автор статьи – специалист по кадровой отчётности, 20 лет опыта работы с 1С:ЗУП и системами ПФР/ФСС.