Переход на электронный документооборот (ЭДО) стал обязательным шагом для большинства работодателей и страхователей в России. Для юридически значимого взаимодействия с Пенсионным фондом России (ПФР) необходимо заключить Соглашение об обмене электронными документами в системе ПФР. В этой статье мы подробно разберем суть данного соглашения, а также предоставим все необходимые контакты, официальные ресурсы и информацию о структуре учреждения для решения любых вопросов.

Описание

Соглашение об обмене электронными документами — это юридически значимый договор между страхователем (работодателем) и Отделением ПФР. Оно регламентирует порядок передачи сведений индивидуального (персонифицированного) учета, расчетов по страховым взносам и других документов через телекоммуникационные каналы связи (ТКС) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Основные цели заключения соглашения:

• Отказ от бумажного документооборота;
• Ускорение процесса сдачи отчетности;
• Снижение риска ошибок при вводе данных;
• Обеспечение конфиденциальности и юридической значимости передаваемой информации.

С 2023 года функции ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), однако соглашения, заключенные ранее с ПФР, сохраняют свою силу, а новые оформляются уже по правилам единого фонда. Дополнительное соглашение обязательно к исполнению сторонами сделки, как и основной договорной документ.

Контакты для обращений

Для решения технических, организационных и правовых вопросов, связанных с электронным документооборотом, предусмотрены различные каналы связи.

Официальный сайт

Основным ресурсом для получения информации, загрузки форм документов и работы с электронными сервисами является официальный сайт Социального фонда России (ранее — ПФР):

https://sfro.ru (ранее pfrf.ru)

Также техническая поддержка по вопросам ЭДО часто осуществляется через официальный сайт оператора электронного документооборота (например, СБИС, Контур, 1С-Отчетность), через которого вы подключены к ПФР/СФР.

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов работает единая федеральная горячая линия Социального фонда:

• ###-###-#### — бесплатный номер для звонков по всей России (с мобильных и стационарных телефонов).

Номера телефонов

Помимо единой горячей линии, вы можете обращаться в территориальные органы фонда по месту регистрации страхователя:

• Единый контакт-центр СФР: ###-###-####
• Телефон доверия (по вопросам противодействия коррупции): +7 (495) -87-89-09
• Справочная служба по вопросам связи с МФЦ и ЭДО: номера зависят от вашего региона (уточняйте на сайте СФР в разделе «Контакты региональных отделений»).

Электронный адрес

Отправка документов и обращений по электронной почте осуществляется через официальные ящики территориальных отделений. Общий информационный ящик для обращений граждан и юридических лиц:

info@sfro.ru

Внимание! Отправка юридически значимых электронных документов (отчетности) возможна только через сертифицированных операторов ЭДО с использованием УКЭП, а не по обычной электронной почте.

Личный кабинет

Взаимодействие с фондом и контроль за статусом отправленных электронных документов осуществляется через Личный кабинет страхователя.

1. Личный кабинет юридического лица на сайте СФР — доступен после авторизации через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) с использованием УКЭП.
2. Личный кабинет в системе оператора ЭДО (СБИС, Контур.Экстерн и др.), именно через интерфейс вашего оператора происходит подписание Соглашения об обмене электронными документами и последующая отправка отчетов в ПФР/СФР.

Личный прием

Если вам необходимо заключить соглашение на бумажном носителе или решить сложный спорный вопрос, проводится личный прием страхователей уполномоченными сотрудниками фонда.

Личный прием осуществляется по предварительной записи:

• Через электронную услугу на официальном сайте СФР (раздел «Запись на прием»);
• По телефону регионального отделения;
• При личном обращении в клиентскую службу фонда.

График приема

Стандартный график приема страхователей в управлении СФР (ПФР):

• Понедельник — Четверг: с 09:00 до 18:00
• Пятница: с 09:00 до 16:45
• Обеденный перерыв: с 13:00 до 13:45
• Суббота, Воскресенье: выходной

Примечание: В некоторых регионах могут быть установлены дополнительные часы приема в вечернее время или по субботам. Рекомендуем уточнять график вашего территориального отдела на сайте СФР.

Отделы

Вопросы, связанные с Соглашением об обмене электронными документами, находятся в компетенции следующих структурных подразделений:

1. Отдел информатизации и связи, отвечает за техническую составляющую ЭДО, маршрутизацию электронных документов, работу телекоммуникационных каналов связи.
2. Отдел персонифицированного учета — контролирует корректность предоставляемых сведений, принимает отчетность по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1.
3. Отдел по работе со страхователями — консультирует по вопросам заключения соглашений, порядка заполнения форм и правовым аспектам.

Руководство

Для решения нестандартных ситуаций, жалоб на действия сотрудников или систематические технические сбои при приеме электронных документов, вы можете обратиться к руководству фонда:

• Председатель Социального фонда России — осуществляет общее руководство.
• Заместители председателя СФР, курируют отдельные направления (информатизация, организация персонифицированного учета).
• Управляющий региональным отделением СФР — первая инстанция для решения проблем на региональном уровне.
• Начальник отдела информатизации — решает вопросы, связанные с отказами в регистрации соглашений об ЭДО и сбоями маршрутизации.

Запись на прием к руководству осуществляется через канцелярию территориального отделения или через сайт фонда.

Отзывы

Опыт страхователей, уже заключивших соглашение и работающих через ЭДО с ПФР/СФР, в большинстве случаев положительный:

• Плюсы (по отзывам): Экономия времени, мгновенная доставка квитанций и протоколов проверки, отсутствие очередей, возможность сдачи отчетности 24/7 (вплоть до 23:59 последнего дня срока).
• Минусы (по отзывам): Периодические технические сбои на стороне фонда в пиковые дни сдачи отчетности (особенно при отправке СЗВ-М 15-го числа), необходимость оплачивать услуги оператора ЭДО и поддерживать актуальность сертификата электронной подписи.