С 2020 года работодатели обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД в Социальный фонд России (СФР, правопреемник Пенсионного фонда) при приеме, увольнении или переводе сотрудников. Несмотря на то, что большинство отчетов сдается в электронном виде через ТКС или ЭДО, в ряде случаев требуется предоставление бумажных копий. Именно в таких ситуациях необходимо сопроводительное письмо в Пенсионный фонд по СЗВ-ТД.

Описание: что такое сопроводительное письмо и зачем оно нужно

Сопроводительное письмо представляет собой вид делового письма, в котором описывают направляемый пакет документов (или документ, если он один). В контексте сдачи СЗВ-ТД оно выполняет несколько важнейших функций:

• Информационная: поясняет, какие именно формы входят в пакет и за какой отчетный период они предоставлены.
• Защитная: в случае утери части документов или возникновения спорных ситуаций с сотрудниками фонда, у вас останется доказательство того, что конкретный отчет был направлен.
• Организационная: помогает специалистам ПФР (СФР) быстрее обработать вашу корреспонденцию, так как сразу ясно, к какой категории относится документ.

Как правильно составить сопроводительное письмо

Строгой унифицированной формы для сопроводительного письма не существует, однако важно соблюдать правила деловой переписки. В письме обязательно должны присутствовать:

1. Шапка: кому (руководителю отделения СФР) и от кого (наименование организации, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР).
2. «Сопроводительное письмо к форме СЗВ-ТД».
3. Текст: указание количества направляемых экземпляров и списка застрахованных лиц (или количества сотрудников в отчете), а также отчетный период.
4. Отметка о приложении: перечень прилагаемых документов с указанием количества листов.
5. Подпись: руководитель или уполномоченный представитель (с указанием реквизитов доверенности).

Контакты для обращений

Для решения вопросов, связанных с заполнением и сдачей формы СЗВ-ТД, а также для консультаций по персонифицированному учету, необходимо обращаться в Отделение Социального фонда России (СФР) по месту регистрации страхователя.

Официальный сайт

Основной портал Социального фонда России: esfr.ru (бывший сайт ПФР — pfrf.ru — автоматически перенаправляет на новый ресурс). Для сдачи электронной отчетности используется сервис «Электронный кабинет страхователя».

Горячая линия

Для получения консультаций по вопросам сдачи отчетности работает единая бесплатная горячая линия СФР: 8-800-0-500-00 (круглосуточно).

Номера телефонов

Телефоны территориальных органов зависят от региона регистрации компании. Найти нужный номер можно на сайте СФР в разделе «Контакты региональных отделений». Для связи с центральным аппаратом по вопросам страхователей: +7 (495) -87-03-20.

Электронный адрес

Единого email для отправки отчетности не существует. Электронные письма (в формате реестров) отправляются через операторов ЭДО или личный кабинет. Для письменных обращений и жалоб используется форма обратной связи на сайте СФР.

Личный кабинет

Для страхователей (работодателей) функционирует Личный кабинет страхователя, расположенный на сайте esfr.ru. В нем можно:

• Сформировать и отправить СЗВ-ТД в электронном виде (без необходимости покупки дорогостоящей ЭЦП, используется простая электронная подпись после регистрации через Госуслуги).
• Проверить статус отправленных отчетов.
• Получить уведомления от фонда (например, об ошибках в коде 50).
• Сформировать сопроводительное письмо для печати, если отчет сдается на бумаге.

Личный прием и график приема

Личный прием страхователей по вопросам сдачи отчетности ведется в территориальных управлениях СФР.

• График приема: Как правило, прием осуществляется в рабочие дни с 09:00 до 17:00 (в некоторых отделениях, до 18:00), без перерыва или с перерывом на обед с 13:00 до 13:45. В предпраздничные дни время приема сокращается на 1 час.
• Важно: Перед визитом обязательно уточняйте часы работы вашего отделения на сайте или по телефону, так как они могут варьироваться.

Отделы

Сопроводительные письма и формы СЗВ-ТД необходимо направлять или передавать лично в Отделение персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями (или аналогичное подразделение в вашем территориальном управлении). Именно эти специалисты занимаются обработкой сведений о трудовой деятельности.

Руководство

В случае возникновения сложных ситуаций (например, отказ в приеме отчетности, системные ошибки фонда), сопроводительное письмо можно адресовать руководителю территориального отделения СФР. Найти ФИО руководителя вашего отделения можно на вкладке «Руководство» регионального сайта фонда.

Отзывы

Отзывы работодателей о процессе сдачи СЗВ-ТД и работе фондов носят полярный характер:

• Положительные: отмечается удобство сдачи отчетов через Личный кабинет страхователя на сайте СФР, а также оперативность работы горячей линии при возникновении технических сбоев.
• Отрицательные: часто жалуются на путаницу в переходный период (когда ПФР передал функции СФР), на частые изменения форматов электронных файлов, из-за чего отчеты не проходят проверку, а также на длинные очереди при личной сдаче бумажных вариантов с сопроводительными письмами.