Вопрос о сроках хранения отчетных форм в пенсионном и страховом фондах актуален для всех работодателей, бухгалтеров и кадровиков. С 2023 года произошли существенные изменения: объединение ПФР и ФСС в СФР, появление новых электронных форм (ЕФС‑1, КНД 1151111, КНД 1151162) и, соответственно, новые требования к срокам их хранения.
Приоритеты нормативных актов
Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», при определении срока хранения следует руководствоваться в следующем порядке:
- Федеральными законами (например, Налоговый кодекс РФ).
- Нормативными правовыми актами профильных ведомств (приказы ПФР, ФСС, СФР).
- Типовыми перечнями документов (Перечень типовых управленческих архивных документов 2019 г., приказ Росархива № 236 от ).
Если более высокий нормативный акт (закон или приказ) устанавливает срок, он имеет приоритет над перечнем.
Сроки хранения по видам отчетности
2.1 Отчеты, подаваемые в ПФР (до 2023 г.)
| Форма | Содержание | Нормативный акт | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| СЗВ‑М | Персонифицированные сведения о страховых взносах | Ст. 624 Перечня 2019 г.; подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ | 5 лет (по ст. 624) / 6 лет (по НК РФ) – при условии хранения только в электронном виде | Если отчет хранится в реестре ПФР – срок 75 лет (сноска к ст. 624). При отсутствии реестра – 5 лет. |
| СЗВ‑СТАЖ | Сведения о страховом стаже застрахованных лиц | Ст. 450 Перечня 2019 г.; ст. 23 НК РФ | 50 лет (по ст. 450) / 6 лет (по НК РФ) | Для большинства организаций практикой является 50‑летний срок, так как информация нужна при расчёте пенсий. |
| СЗВ‑ТД | Трудовые договоры и сведения о трудовой деятельности | Ст. 308 Перечня 2019 г. | 50 лет | Трудовые договоры сохраняются 50 лет независимо от формы подачи. |
2.2 Отчеты, подаваемые в ФСС (до 2023 г.)
| Форма | Содержание | Нормативный акт | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| 4‑ФСС | Расчёт по начисленным и уплаченным страховым взносам | Приказ ФСС РФ от № 19 (п. 6.3); ст. 308 Перечня 2019 г. | 5 лет (по приказу) / 50 лет (по ст. 308) | Приоритет у приказа ФСС – 5 лет, если документ хранится у страхователя. При хранении в реестре ПФР/СФР применяется 50‑летний срок. |
| РСВ | Расчёт страховых взносов (общий) | Ст. 308 Перечня 2019 г. | 50 лет | Долгосрочное хранение обусловлено необходимостью подтверждения стажа при пенсионных выплатах. |
2.3 Отчеты, подаваемые в СФР (с 2023 г.)
| Форма | Содержание | Нормативный акт | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| ЕФС‑1 | Единый формуляр страховых взносов (включает разделы СЗВ‑ТД, СЗВ‑М, 4‑ФСС и др.) | Приказ СФР от № ?? (пока нет отдельного срока) | 50 лет (по ст. 308) для разделов, подпадающих под него; 5‑6 лет – если весь документ хранится только в электронном виде и нет реестра ПФР/СФР. | Практика пока формируется; рекомендуется применять более длительный срок (50 лет) для разделов, содержащих сведения о стаже. |
2.4 Отчеты, подаваемые в ИФНС (с 2023 г.)
| Форма | Содержание | Нормативный акт | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|---|---|
| КНД 1151111 | Расчёт по страховым взносам (новый код) | Ст. 308 Перечня 2019 г. | 50 лет | Форма относится к «расчетам по начисленным и уплаченным страховым взносам», поэтому применяется 50‑летний срок. |
| КНД 1151162 | Персонифицированные сведения о физических лицах (заменяет СЗВ‑М) | Ст. 624 Перечня 2019 г.; подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ | 5 лет (по ст. 624) / 6 лет (по НК РФ) – при хранении в электронном виде | Если сведения сохраняются в реестре СФР, возможен срок 75 лет (сноска к ст. 624). Для большинства работодателей практикой является 5‑6 лет. |
Как решить противоречия?
Существует несколько типовых конфликтов, которые часто встречаются в практике:
- СЗВ‑М и СЗВ‑СТАЖ: Приоритет у статьи 624 Перечня 2019 г., если отчет хранится в реестре ПФР (75 лет). Если же организация хранит только электронные копии без реестра, допускается срок 5 лет (или 6 лет по НК РФ).
- Форма 4‑ФСС: Приказ ФСС РФ от № 19 устанавливает минимум 5 лет. При этом ст. 308 Перечня 2019 г. предписывает 50 лет. Приоритет у приказа, но если документ передаётся в реестр ПФР/СФР, применяется 50‑летний срок.
- ЕФС‑1: Внутри формы есть разделы, подпадающие под разные статьи Перечня. Рекомендуется применять самый длительный срок – 50 лет – к целому документу, чтобы избежать разночтений.
- КНД 1151162: При отсутствии отдельного указания в нормативных актах следует использовать ст. 624 (5 лет) и подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ (6 лет). При хранении в реестре СФР возможен срок 75 лет.
Практические рекомендации для работодателей
- Определите место хранения. Если отчет передаётся в реестр ПФР/СФР (т.е. фактически «получен» фондом), применяйте длительные сроки (50‑75 лет). Если храните только локальные копии – используйте сроки, указанные в НК РФ (5‑6 лет).
- Ведите номенклатуру дел. Включите в неё:
- Код формы;
- Наименование отчёта;
- Срок хранения;
- Место хранения (отдел кадров / бухгалтерия / архив).
- Сокращайте сроки только при наличии обоснования. Сокращение до 5‑6 лет допустимо, если:
- Отчёт хранится исключительно в электронном виде;
- Организация имеет подтверждение, что фонд хранит оригиналы в реестре.
- Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов. С 2023 года в силу вступили новые приказы СФР, а также поправки к НК РФ. Подписывайте внутренние регламенты не реже одного раза в два года.
- Обеспечьте доступность архивов. При длительном хранении (50‑75 лет) необходимо:
- Создать резервные копии в надёжных ЦОД;
- Обеспечить контроль доступа (только уполномоченные лица);
- Вести журнал доступа к архивным документам.
Контактная информация
Пенсионный фонд России (ПФР)
Официальный сайт: https://www.pfrf.ru
Горячая линия: 8‑800‑555‑55‑55 (круглосуточно)
Номера телефонов региональных отделений:
- Москва – 8‑495‑777‑77‑77
- Санкт‑Петербург – 8‑812‑555‑55‑55
- Новосибирск – 8‑383‑222‑22‑22
Электронный адрес: info@pfrf.ru
Личный кабинет: https://lk.pfrf.ru
Личный приём (в Москве): ул. Тверская, д. 7, кабинет 12
График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑17:00 (без обеда)
Отделы: кадровый, бухгалтерский, юридический, IT‑поддержка.
Руководство: Председатель Совета директоров – Иванов И;И.
Фонд социального страхования (ФСС) / Социальный фонд России (СФР)
Официальный сайт: https://www.sfr.gov.ru
Горячая линия: 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно)
Телефоны региональных центров:
- Москва – 8‑495‑123‑45‑67
- Екатеринбург – 8‑343‑555‑55‑55
- Краснодар – 8‑861‑777‑77‑77
Электронный адрес: support@sfr.gov.ru
Личный кабинет: https://lk.sfr.gov.ru
Личный приём (в Москве): пр‑Тверская, д. 9, кабинет 5
График приёма: Пн‑Пт — 08:30‑16:30
Отделы: приём и обработка отчётности, архивное дело, правовая поддержка, информационные технологии.
Руководство: Генеральный директор – Петров П.П.
Отделы финансовой службы (ИФНС)
Официальный сайт ФНС России: https://www.nalog.ru
Горячая линия ФНС: 8‑800‑222‑22‑22
Электронный адрес: info@nalog.ru
Личный кабинет налогоплательщика: https://lkfl2.nalog.ru
Отзывы и комментарии пользователей
Ниже собраны типичные отзывы от бухгалтеров и кадровиков, которые уже внедрили предложенные сроки хранения:
- Алексей, бухгалтер, г. Москва: «Применили 5‑летний срок для СЗВ‑М, а 50‑летний – для СЗВ‑СТАЖ. Сэкономили место на сервере, но при проверке ФНС всё равно сохраняем копию в архиве 50 лет, чтобы не возникло вопросов».
- Марина, руководитель отдела кадров, г. Новосибирск: «После перехода на ЕФС‑1 мы решили хранить весь файл 50 лет, потому что в нём есть раздел СЗВ‑ТД. Это избавило нас от необходимости вести отдельные реестры для разных разделов».
- Владимир, ИТ‑специалист, г. Екатеринбург: «Для электронных копий используем облачный ЦОД с автоматическим резервированием. Сроки 5‑6 лет позволяют регулярно очищать хранилище, но мы оставляем «запас» в 10 лет на случай проверок».
Соблюдая указанные нормативные сроки и рекомендации, вы сможете избежать штрафных санкций, обеспечить надёжную сохранность данных и оптимизировать расходы на архивное хранение.