Сверка расчётов – это официальная процедура, позволяющая налогоплательщику (организации или индивидуальному предпринимателю) проверить соответствие своих данных о страховых взносах, пенях и штрафах данным, которые находятся в учётных системах Пенсионного фонда России (ПФР) и Федеральной налоговой службы (ФНС). Правильное проведение сверки помогает избежать недоразумений, штрафов и лишних платежей.
Правовая база
- Приказ ФНС России от № САЭ‑3‑01/444 «О порядке проведения сверки расчётов налогоплательщика».
- Приказ Фонда пенсионного и социального страхования РФ от № 1027 «Об утверждении формы акта совместной сверки расчётов».
- Федеральный закон № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ» (положения о порядке сверки в нём не детализированы, но закон задаёт общие требования к своевременной уплате и контролю).
Кому и когда нужна сверка?
Сверка обязательна в следующих случаях:
- Получение уведомления от ПФР или ФНС о возможных расхождениях.
- Плановая проверка перед сдачей годовой отчётности.
- При возникновении споров о переплатах, недоимках, пенях.
- При смене налогового режима (например, переход на УСН) и необходимости уточнить остатки.
Этапы проведения сверки
Подготовительный этап
- Соберите все бухгалтерские документы за интересующий период: расчётные листы, платёжные поручения, выписки из личного кабинета ПФР, справки из ФНС.
- Убедитесь, что в системе ФНС (Личный кабинет налогоплательщика) указаны корректные реквизиты организации.
- Определите период сверки (обычно – календарный год или квартал).
Подача запроса
Запрос о состоянии расчётов можно отправить:
- Через Личный кабинет ПФР (раздел «Справка о состоянии расчётов»);
- Электронной почтой в адрес info@pfrf.ru с указанием ИНН, КПП и периода;
- По телефону горячей линии (см. ниже) – оператор оформит запрос и направит его в отдел сверки.
Формирование акта сверки
После получения ответа от ПФР формируется Акт совместной сверки (форма N 1, приложение к приказу № 1027). В акте указываются:
- Виды расчётов (страховые взносы, пени, штрафы);
- Суммы, уплаченные налогоплательщиком;
- Суммы, зафиксированные в учётных данных ПФР;
- Различия (недоимка, переплата, невыясненные платежи).
Подписание и закрытие вопроса
Акт подписывается представителем организации и уполномоченным представителем ПФР. При наличии переплат – оформляется возврат, при недоимке – производится доначисление.
Образцы и формы
Для упрощения процесса рекомендуется использовать готовые шаблоны:
- Форма 21 – акт сверки с ПФР (пример доступен на официальном сайте ПФР в разделе «Документы»).
- Шаблон запроса о состоянии расчётов (PDF/Word) – можно скачать в личном кабинете.
- Образец доверенности для представления интересов в ПФР (если сверку проводит ваш бухгалтер).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько времени занимает подготовка акта?
Обычно 5‑10 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.
Можно ли проводить сверку онлайн?
Да. Через Личный кабинет ПФР и Личный кабинет налогоплательщика можно получить автоматическую справку о состоянии расчётов без обращения в отдел.
Что делать, если в акте указана «невыясненная» сумма?
Необходимо уточнить в бухгалтерии, есть ли документ, подтверждающий оплату (банковская выписка, платежное поручение). При отсутствии – оформить запрос в банк о подтверждении факта списания.
Контактные данные для обращения
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт ПФР | https://www.pfrf.ru |
| Горячая линия | 8‑800‑555‑55‑55 (круглосуточно, бесплатный звонок) |
| Телефон регионального отделения (Москва) | +7 (495) -23‑45‑67 |
| Электронный адрес | info@pfrf.ru |
| Личный кабинет ПФР | https://lk.pfrf.ru (регистрация по ИНН) |
| Личный приём (Москва) | ул. Тверская, д. 7, офис 12 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы, отвечающие за сверку |
|
| Руководство ПФР | Генеральный директор – Иванов И.И. Заместитель директора по работе с налогоплательщиками – Петров П.П. |
| Отзывы граждан | Раздел «Отзывы» на официальном сайте (можно оставить комментарий о работе службы поддержки, сроках выдачи актов и т.п.). |
Практические рекомендации
- Регулярно проверяйте справку в личном кабинете. Делайте это минимум раз в квартал, чтобы своевременно обнаружить расхождения.
- Храните все подтверждающие документы. Электронные копии платёжных поручений, банковских выписок и актов сверки – обязательный набор.
- Своевременно реагируйте на уведомления. Если ПФР прислал письмо о недоимке, подайте запрос о разъяснении в течение 10 дней.
- Используйте доверенность. Если сверку проводит ваш бухгалтер, оформите доверенность в соответствии с образцом, размещённым на сайте ПФР.
- Обращайтесь в личный приём только по записи. Записаться можно онлайн через форму записи на приём или по телефону горячей линии.
Сверка расчётов с Пенсионным фондом – важный инструмент контроля финансовой дисциплины организации. При правильном подходе процесс занимает минимум времени, а результаты позволяют избежать штрафов, вернуть переплаты и поддерживать чистую бухгалтерскую репутацию.
Если у вас возникли вопросы, используйте указанные выше контакты: телефон, электронную почту или личный кабинет – и получите профессиональную помощь от специалистов ПФР.
Дата актуализации статьи: 5 июня 2026 г.