С 2023 года Пенсионный фонд России (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС) объединены в единый Социальный фонд России (СФР). Однако обязанность работодателей оперативно уведомлять государство о кадровых мероприятиях сохранилась и ужесточилась. Теперь вместо старых форм СЗВ-ТД и 4-ФСС применяется единый отчет ЕФС-1.

В данной статье мы подробно разберем порядок подачи уведомлений при приеме работника, сроки, штрафы, а также приведем актуальные контакты и структуру Социального фонда для решения возникающих вопросов.

Описание процесса уведомления

При заключении трудового договора с новым сотрудником работодатель обязан передать сведения об этом в СФР. Для этого используется форма ЕФС-1 (Единая форма сведений), которая пришла на смену множеству ранее существовавших отчетов.

• Срок подачи: Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.
• Формат подачи: Для большинства работодателей сдача отчета осуществляется исключительно в электронном виде. На бумаге могут отчитываться только работодатели с численностью сотрудников до 10 человек (однако для кадровых мероприятий рекомендуется использовать ТКС).
• Особые случаи: Верховный Суд РФ разъяснил, что если вы принимаете на работу бывшего сотрудника ПФР, чья должность была включена в специальный Перечень должностей, уведомлять Фонд о приеме такого работника обязательно (ст. 19.29 КоАП РФ за неисполнение данной обязанности предусмотрен штраф).

Сроки сдачи и заполнение ЕФС-1 в 2025-2026 годах

Сроки подачи сведений были сокращены: теперь данные о приеме и увольнении должны поступать в Фонд на следующий же рабочий день после того, как это произошло.

Как исправить ошибки в ЕФС-1

Для исправления ошибок в отчете используется графа 11 подраздела 1.1 раздела 1.

Пример: Работника Кудрявцеву Софию Михайловну приняли не 27.02, а г. Чтобы направить в СФР достоверные сведения, необходимо:

1. В исходной строке с ошибочными данными о кадровом мероприятии в графе 11 поставить знак «Х» (отмена мероприятия).
2. Ниже заполнить новую строку с корректной датой приема на работу .

Штрафы за несвоевременную сдачу

За несвоевременную сдачу сведений о трудовой деятельности в СФР (бывш. ПФР) грозит штраф. Работодатель должен отчитываться не только о приеме и увольнении, но и о переводе на другую постоянную работу. Размер штрафа за опоздание с подачей ЕФС-1 по кадровым мероприятиям составляет 500 рублей за каждого работника, по которому не сданы или просрочены сведения.

Контакты для обращений

По всем вопросам, связанным с заполнением и сдачей уведомлений по форме ЕФС-1, работодатель может обращатся в Социальный фонд России.

Официальный сайт

Актуальная информация, бланки форм и электронные сервисы доступны на официальном сайте Социального фонда России: esfr.sfr.gov.ru (также действует старый адрес sfr.gov.ru).

Горячая линия

Для быстрого решения вопросов работает единый телефон контакт-центра СФР:

• 8 (800) —500-000 (бесплатно по всей России).

Номера телефонов

Для консультаций по специфическим вопросам электронной отчетности (ЕФС-1) можно обращаться по следующим номерам:

• Телефон Единой техподдержки СФР: 8 (495) -86-70-88
• Региональные номера отделений СФР зависят от субъекта РФ (актуальный список доступен на сайте).

Электронный адрес

Общие вопросы можно направлять на электронную почту: info@sfr.gov.ru. Для отправки самой отчетности ЕФС-1 электронная почта не используется — для этого предназначены телекоммуникационные каналы связи (ТКС) через операторов ЭДО (Контур, СБИС, 1С-Отчетность и др.).

Личный кабинет

Уведомления от СФР и взаимодействие с фондом для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц осуществляется через:

• Личный кабинет страхователя на сайте СФР (esfr.sfr.gov.ru); Уведомления СФР направляет ИП в электронном виде (п. 19 Приказа Минтруда от № 768н).
• Единый портал государственных услуг (Gosuslugi.ru) — для получения выписок и проверки состояния расчетов.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц осуществляется в клиентских службах региональных отделений СФР.

• График приема: Понедельник — Четверг с 09:00 до 18:00, Пятница с 09:00 до 16:45. Обеденный перерыв с 13:00 до 13:45.
• Суббота и воскресенье: выходные дни.

Примечание: график работы конкретного отделения может отличаться, рекомендуется уточнять информацию на сайте регионального отделения СФР.

Отделы

В структуре СФР вопросами приема уведомлений о трудоустройстве занимаются следующие подразделения:

1. Отделение персонифицированного учета — отвечает за сбор и обработку сведений о трудовой деятельности (подраздел 1 ЕФС-1).
2. Отделение страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, курирует разделы ЕФС-1, связанные со страховыми взносами и больничными.
3. Клиентская служба (отдел по работе со страхователями) — консультирует по заполнению форм и правилам сдачи отчетности.

Руководство

Структура управления Социального фонда России:

• Председатель СФР, осуществляет общее руководство фондом.
• Заместители председателя, курируют отдельные направления (учет взносов, персонифицированный учет, социальные выплаты).
• Управляющие региональными отделениями, руководят отделениями СФР в субъектах РФ, решают локальные вопросы работодателей.

Отзывы

Отзывы работодателей о процессе подачи уведомлений при приеме на работу в 2025-2026 годах носят преимущественно технический характер:

• Плюсы: Переход на единую форму ЕФС-1 значительно сократил количество отчетов. Электронный документооборот через операторов ЭДО позволяет отправлять уведомления за несколько минут.
• Минусы: Жесткий срок (1 рабочий день) вызывает трудности при оформлении сотрудников в пятницу или перед праздниками. Также пользователи отмечают сложности с исправлением ошибок (необходимость ставить отметку отмены и создавать новую строку), что требует внимательности при заполнении.

Свои отзывы и предложения по работе сервисов СФР страхователи могут оставлять через форму обратной связи в Личном кабинете страхователя.