В процессе трудовой деятельности нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить оригинал трудовой книжки в Социальный фонд России (СФР, правопреемник ПФР) для назначения пенсии или сверки данных. В данной статье мы подробно разберем правовые основания, процедуру выдачи, а также предоставим все необходимые контакты и информацию для обращений по вопросам, связанным с трудовыми книжками и пенсионным обеспечением.
Описание процедуры
Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан хранить трудовые книжки сотрудников и несет за них полную ответственность. Выдача оригинала на руки допустима лишь в двух случаях:
- При увольнении работника (в последний день его работы у работодателя).
- Для предоставления в органы обязательного социального страхования (СФР/ПФР), например, для оформления пенсии или сверки стажа.
Целью выдачи сотруднику оригинала на руки во втором случае считается именно социальное страхование (обеспечение) работника. Закон не предусматривает возможности выдачи трудовой книжки на руки по иным причинам.
Сроки выдачи
Работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления.
Оформление выдачи
Чтобы получить документ, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации и должно содержать:
- Ф.И.О. и должность работника.
- Просьбу выдать трудовую книжку.
- Причину, по которой книжка запрашивается (для предоставления в ПФР/СФР).
Факт получения оригинала трудовой книжки работником обязательно должен быть зафиксирован. Для этого сотрудник пишет расписку о получении трудовой книжки. Чтобы не копить расписки, в отделе кадров можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик, при ее возврате.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее дальнейшее ведение и хранение.
Возврат документа
После того как ПФР (СФР) вернет оригинал трудовой книжки пенсионеру, сотрудник обязан вернуть его работодателю. Если у работодателя возникают сомнения, он может позвонить в территориальный орган СФР и узнать, вернули ли сотруднику трудовую книжку после оформления пенсии.
Контакты для обращений
По всем вопросам, связанным с выдачей трудовой книжки, назначением пенсии и сверкой данных, граждане и работодатели могут обращаться в Социальный фонд России (СФР), который осуществляет функции бывшего Пенсионного фонда РФ (ПФР).
Официальный сайт
СФР (ПФР): sfr.gov.ru
Электронные услуги и личный кабинет: gosuslugi.ru (Единый портал государственных услуг)
Горячая линия
Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-00 (звонок бесплатный по всей России).
Номера телефонов
- Федеральный номер горячей линии: 8 (800) -00-00-00
- Телефон доверия (для сообщений о коррупции и других нарушениях): +7 (495) -87-89-19
- Справочная служба центрального аппарата: +7 (495) -87-89-07
- Региональные телефоны: уточняйте на официальном сайте СФР в разделе вашего региона.
Электронный адрес
Для обращений граждан и организаций: info@sfr.gov.ru
Для вопросов по электронным сервисам: support@sfr.gov.ru
Личный кабинет
Для дистанционной сверки данных о стаже, получения выписок из трудовой книжки (в формате ЭТК) и назначения пенсии используется Личный кабинет гражданина на портале Госуслуг (es.pfrf.ru перенаправляет на Госуслуги). Работодатели используют Электронный кабинет страхователя (lk.sfr.gov.ru) для сдачи отчетности и сверки индивидуальных сведений о сотрудниках.
Личный прием
Личный прием граждан и страхователей ведется в клиентских службах территориальных органов СФР по всей России. При себе необходимо иметь паспорт и СНИЛС. Работодатели могут обращаться в отделы по работе со страхователями.
График приема
Стандартный график работы клиентских служб СФР:
- Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00
- Суббота, Воскресенье: выходной
*В некоторых регионах может быть изменен: например, в среду прием может вестись до 20:00, а в субботу — до 16:00. Уточняйте режим работы вашего отделения на сайте СФР.
Отделы
В структуре СФР вопросами выдачи трудовых книжек и назначения пенсий занимаются следующие подразделения:
- Отдел по работе со страхователями: консультирует работодателей по вопросам ведения, хранения и выдачи трудовых книжек, а также сдачи отчетности.
- Отдел назначения и перерасчета пенсий: рассматривает документы (включая оригиналы трудовых книжек) при выходе сотрудников на пенсию.
- Группа по работе с обращениями граждан: принимает жалобы на работодателей, незаконно удерживающих трудовые книжки.
- Отдел информационных технологий: поддержка по вопросам электронной трудовой книжки (ЭТК).
В организации (у работодателя): за выдачу трудовой книжки отвечает Отдел кадров (или специалист по кадрам), а при его отсутствии — бухгалтерия или непосредственно руководитель.
Руководство
Председатель Социального фонда России: Чирков Сергей Владимирович.
Заместители председателя СФР: отвечают за отдельные направления (назначение пенсий, работа со страхователями, цифровизация).
Руководители территориальных отделений: управляют региональными органами СФР (список доступен на сайте sfr.gov.ru в разделе «Контакты и адреса»).
Отзывы
Процедура выдачи трудовой книжки для ПФР вызывает множество откликов как у работников, так и у кадровиков:
- Работники часто отмечают в отзывах, что работодатели неохотно выдают оригиналы, опасаясь штрафов за утерю. Однако, опираясь на Письмо Роструда от ПГ/25181-6-1, сотрудники успешно отстаивают свое право на получение документа для ПФР.
- Работодатели и кадровики в своих отзывах подчеркивают важность правильного оформления: обязательно брать расписку с сотрудника о получении документа на руки, чтобы снять с себя ответственность на время отсутствия книжки в сейфе.
- Пенсионеры часто жалуются на то, что после проверки в ПФР забывают вернуть трудовую книжку работодателю, из-за чего возникают сложности. Рекомендуется всегда контролировать возврат документа в отдел кадров.