Вопрос выдачи оригинала трудовой книжки на руки работнику без увольнения долгое время оставался одним из самых спорных в кадровом делопроизводстве. Еще несколько лет назад закон прямо запрещал отдавать бланк строгой отчетности сотруднику, так как работодатель нес за него полную ответственность. Однако законодательство не стоит на месте, и сегодня существуют четко регламентированные случаи, когда кадровик обязан выдать документ на руки. Один из таких случаев — предоставление трудовой книжки в Социальный фонд России (СФР, который до 2023 года выполнял функции Пенсионного фонда РФ).

Нормативная база и изменения в законодательстве

Вплоть до конца 2014 года работодатель имел полное право по своему усмотрению отказать в выдаче трудовой книжки на руки работнику без увольнения. Выдавать оригинал было нельзя ни при каких обстоятельствах. Ситуация изменилась с принятием поправок в Трудовой кодекс РФ.

Согласно Части 1 статьи 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). Это связано с тем, что трудовой стаж для назначения пенсии исчисляется в т.ч. в соответствии с записями, внесенными в трудовую книжку, несмотря на то, что исчисляемые взносы фиксируются в сведениях фонда.

Также важным документом является Приказ Роструда от № 253, который утверждает Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства, и разъяснения из Письма Роструда от № ПГ/25181-6-1.

Основания для выдачи оригинала

Выдать трудовую книжку на руки можно только при наличии веской и правильно прописанной причины. К таким причинам относятся:

• Оформление пенсии: работник хочет, чтобы сотрудники фонда подсчитали его трудовой и страховой стаж для назначения пенсии;
• Цели обязательного социального страхования: работодатель может выдавать трудовую книжку на руки в целях обеспечения обязательного социального страхования работника.
• Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК): при подаче работником заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит в бумажную трудовую соответствующую запись и выдает ее на руки работнику, освобождаясь от ответственности за ее хранение.

Стоит отметить, что для других целей (например, для оформления загранпаспорта в органах внутренних дел или получения кредита) выдача оригинала трудовой книжки сотруднику на руки не является обязательной. В Трудовом кодексе не предусмотрена такая возможность, и работодатель вправе отказать, предложив вместо оригинала заверенную копию или справку о стаже.

Сроки: когда выдавать и когда возвращать?

Законодательство устанавливает жесткие сроки, в которые необходимо уложиться как работнику, так и работодателю:

1. Выдача: Кадровик обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня получения от работника соответствующего заявления.
2. Возврат: Те же 3 рабочих дня даются работнику на возврат книжки работодателю. Этот срок отсчитывается с той даты, в которую СФР (бывший ПФР) вернет документ сотруднику.

Как оформить выдачу трудовой книжки?

Процедура выдачи требует строгого документального подтверждения, чтобы обезопасить работодателя:

• Заявление: Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме на имя руководителя организации. В нем обязательно указываются Ф.И.О., должность работника, просьба выдать оригинал трудовой книжки и точная причина (например: «для предоставления в территориальное подразделение Фонда пенсионного и социального страхования для подсчета трудового и страхового стажа»).
• Журнал учета: Факт выдачи оригинала необходимо зафиксировать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где работник поставит свою подпись.
• Обязательство о возврате: Рекомендуется взять с работника расписку или обязательство вернуть трудовую книжку в установленный законом срок (в течение 3 рабочих дней после возврата документа из СФР).

Контакты для обращений и официальная информация

Если у вас остались вопросы по поводу выдачи трудовых книжек, перехода на электронный формат или начисления стажа, вы можете обратиться в Социальный фонд России (СФР) и Роструд.

Социальный фонд России (СФР)

Официальный сайт: sfr.gov.ru

Горячая линия: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России)

Номера телефонов: региональные отделения СФР имеют свои местные номера, уточнить их можно на официальном сайте в разделе «Контакты»;

Электронный адрес: Информация о стаже и электронных трудовых доступна через Личный кабинет гражданина на сайте СФР или Госуслугах.

Личный кабинет

Электронные сведения о трудовой деятельности (выписка из ЭТК) доступны в Личном кабинете гражданина на сайте СФР или на портале Госуслуг (gosuslugi.ru). Для входа необходима подтвержденная учетная запись.

Федеральная служба по труду и занятости (Роструд)

Официальный сайт: rostrud.gov.ru

Горячая линия: 8 (800) -00-23-16 (Консультации по вопросам трудового законодательства)

Электронный адрес: inbox@rostrud.gov.ru (для обращений граждан)

Личный прием граждан

Личный прием граждан ведется специалистами Роструда и Государственных инспекций труда в субъектах РФ.

График приема: Понедельник — Четверг с 09:00 до 18:00, Пятница с 09:00 до 16:45. Перерыв на обед с 13:00 до 13:45. (Время может отличаться в региональных инспекциях, рекомендуется уточнять заранее).

Отделы и руководство

• Отделы: В структуре Роструда вопросы соблюдения трудового законодательства контролирует Управление государственного контроля и надзора за соблюдением законодательства о труде. В СФР за учет стажа отвечает Управление организации персонифицированного учета.
• Руководство: Руководитель Роструда — Михаил Иванович Вольский (актуально на момент публикации). Председатель Правления СФР — Сергей Владимирович Чирков.

Отзывы

Отзывы работников и работодателей о процедуре выдачи трудовых книжек на руки носят преимущественно позитивный характер после внесения изменений в ТК РФ. Граждане отмечают, что возможность взять оригинал для оформления пенсии значительно упрощает процесс, так как сотрудникам СФР часто требуются именно оригинальные записи для подтверждения льготного стажа. Работодатели, в свою очередь, подчеркивают важность правильного оформления заявлений и расписок, чтобы избежать штрафов в случае утери документа работником. Негативные отзывы чаще всего связаны с задержками возврата книжек самими сотрудниками, однако закон четко регулирует этот вопрос — после возврата из фонда у работника есть всего 3 дня на передачу документа в отдел кадров.