В современных реалиях ведения кадрового документооборота вопрос подтверждения стажа и трудовой деятельности сотрудника часто становится актуальным. Особенно это касается ситуаций переходного периода: одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В таких случаях для устранения расхождений, восстановления утерянных данных или разрешения споров работодателю или самому сотруднику может потребоваться запрос в ПФР о трудовой деятельности работника.

Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Туда работодатель вносит информацию о том, где и когда работал человек, о его переводах и увольнениях. Однако с введением электронных трудовых книжек (ЕФС-1) обязанность по передаче данных легла на работодателей, а ПФР (ныне СФР) выступает единым держателем цифровой базы. Если данные в выписке не сходятся с бумажной версией, запрос в фонд становится необходимостью.

Описание процесса направления запроса

Запрос в ПФР (с 2023 года — Социальный фонд России, СФР) формируется с целью получения сведений о периодов работы у конкретного работодателя или общей выписки из индивидуального лицевого счета (ИЛС). Запрос может быть направлен:

• Работодателем, для сверки данных, предоставленных работником при приеме на работу, с базой СФР.
• Работником — для получения актуальной выписки о своей трудовой деятельности для предъявления новому работодателю или в госорганы.

Для официального запроса работодатель использует сервисы электронного документооборота (ЭДО), подключаясь к системе СФР через операторов (Контур, Тензор, СБИС и др.) или напрямую через Личный кабинет страхователя.

Официальный сайт

Вся актуальная информация, а также сервисы для формирования запросов и отчетности размещены на официальном сайте Социального фонда России: esfr.sfr.gov.ru. Здесь же находится портал электронных услуг, где можно авторизоваться через Госуслуги.

Горячая линия

Для оперативного решения вопросов, связанных с электронными трудовыми книжками, стажем и отправкой запросов, работает единая горячая линия Социального фонда: ###-###-####. Звонок по России бесплатный.

Номера телефонов

Помимо единого контакт-центра, граждане и страхователи могут обращаться по следующим номерам:

• Справочная служба СФР: ###-###-####
• Телефон доверия (для сообщений о фактах коррупции): ###-###-####
• Для страхователей (работодателей) по вопросам сдачи отчетности и ЭДО выделяются отдельные региональные номера, которые можно уточнить на сайте местного управления СФР.

Электронный адрес

Электронная почта для общих вопросов граждан и организаций: info@sfr.gov.ru. Обратите внимание, что отправка персональных данных (включая запросы о трудовой деятельности конкретного работника) по открытой электронной почте не допускается в целях безопасности. Для официальных запросов необходимо использовать ТКС (телекоммуникационные каналы связи) или защищенные сервисы Личного кабинета.

Личный кабинет

Для работы с запросами и данными о трудовой деятельности существуют два основных типа Личного кабинета:

1. Личный кабинет гражданина (доступен на сайте СФР или через Госуслуги). В разделе «Индивидуальный лицевой счет» работник может в пару кликов заказать выписку о своей трудовой деятельности и стаже.
2. Личный кабинет страхователя (работодателя). Функционал позволяет формировать и отправлять запросы в СФР, отслеживать статус их рассмотрения, а также сверять данные ЕФС-1 с базой фонда. Вход осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).

Личный прием

Если электронный запрос не принес результатов или требуется предоставление бумажных документов (например, для исправления ошибок в стаже, допущенных прошлыми работодателями), доступен личный прием. Работодатель или работник может обратиться в клиентскую службу Управления СФР по месту регистрации компании или жительства гражданина. При себе необходимо иметь паспорт, СНИЛС, а работодателю — доверенность и приказы, подтверждающие трудовые отношения.

График приема

Стандартный график работы клиентских служб Социального фонда:

• Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00
• Суббота, Воскресенье: выходной

*Примечание: В некоторых регионах могут быть установлены сокращенные дни (например, работа до 16:45), а также выделены специальные часы для страхователей (работодателей). Рекомендуется уточнять график на сайте регионального отделения.

Отделы

Рассмотрение запросов о трудовой деятельности не происходит в «общем» отделе. В структуре СФР этим занимаются профильные подразделения:

• Отделение персонифицированного учета, отвечает за ведение индивидуальных лицевых счетов, обработку данных ЕФС-1 и исправление ошибок в стаже.
• Отделение информационных технологий и связи, решает технические проблемы, связанные с работой Личного кабинета, ЭДО и отправкой электронных запросов.
• Группа (отдел) по работе со страхователями — консультирует работодателей по вопросам заполнения и сдачи отчетности.

Руководство

Если на уровне профильных отделов проблема с расхождением данных в трудовой книжке и базе СФР не решается, можно обратиться к руководству территориального органа. Жалобы и обращения принимаются на имя:

• Управляющего региональным отделением СФР — по общим вопросам работы фонда в регионе.
• Заместителя управляющего по вопросам персонифицированного учета — по узким вопросам корректировки стажа и ответам на официальные запросы.
• Председателя Правления СФР — в крайних случаях системных нарушений или длительного отсутствия ответа на запрос от регионального отделения.

Отзывы

Анализ отзывов работодателей и граждан о процессе направления запросов в СФР показывает двоякую картину:

• Положительные: Отмечается удобство получения выписок через Личный кабинет гражданина. Процесс занимает несколько минут, в отличие от многодневных ожиданий бумажных справок в прошлом. Работодатели также хвалят автоматизацию сверок через ЭДО.
• Отрицательные: Основная масса негативных отзывов связана с техническими сбоями на стороне СФР в периоды сдачи отчетности, когда Личный кабинет страхователя работает нестабильно. Также часто встречаются жалобы на длительное (до 1-2 месяцев) рассмотрение запросов на корректировку стажа, если данные от прошлого работодателя были переданы с ошибками или не переданы вовсе.

Тем не менее, переход на цифровой формат взаимодействия существенно упростил процедуру подтверждения трудовой деятельности, а бумажная книжка теперь служит лишь резервным источником информации для тех, кто не отказался от ее ведения.