Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. При оформлении пенсии, получении кредита, оформлении пособий и в ряде других случаев требуется заверенная копия трудовой книжки, которую принимают в Пенсионный фонд (ПФР) или Пенсионный фонд Украины (ПФУ). В статье подробно описаны все этапы: от создания копии до её сдачи в фонд, а также указаны контакты для обращения.

Содержание

1. Что такое заверенная копия трудовой книжки
2. Законодательная база
3. Как правильно сделать копию трудовой книжки
4. Кто и как может заверить копию
5. Подача копии в Пенсионный фонд
6. Контакты для обращения

Что такое заверенная копия трудовой книжки

Заверенная копия – это точная фотокопия (или скан) оригинального документа, на которой проставлена подпись и печать лица, заверяющего копию, а также указана дата и место заверения. Такая копия считается юридически равной оригиналу в рамках конкретного обращения (например, в ПФР).

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «О пенсионном обеспечении в Российской Федерации» – регламентирует предоставление документов в ПФР.
• Для граждан Украины: Закон Украины «О пенсионном обеспечении» (п. 3) и разъяснения ПФУ, где указано, что штрафов за несвоевременную сдачу сканов не предусмотрено.

Как правильно сделать копию трудовой книжки

Следуйте этим рекомендациям, чтобы копия была принята без замечаний:

1. Подготовка оригинала – убедитесь, что все страницы трудовой книжки заполнены, подписи и печати видны.
2. Сканирование – используйте сканер с разрешением не менее 300 dpi. Если сканера нет, можно сделать чёрно‑белую фотокопию в копировальном центре.
3. Проверка качества – каждый лист должен быть полностью читаемым, без разрывов и теней.
4. Сохранение в формате PDF – объедините все страницы в один файл, назовите его, например, TK_Иванов_И.И.pdf.
5. Резервное копирование – сохраните файл на флеш‑накопителе и в облачном хранилище.

Кто и как может заверить копию

Заверить копию трудовой книжки может:

• Работодатель – в пределах своей компетенции (обычно в отделе кадров). Заверение делается на каждом листе, ставится подпись ответственного лица и печать организации.
• Нотариус – если требуется более официальное заверение. Нотариус ставит свою подпись, печать и указывает: «Копия соответствует оригиналу».
• Уполномоченный орган – в некоторых случаях (например, в государственных учреждениях) заверение может выполнить руководитель отдела кадров.

Образец заверения (работодатель):

____________________________________
(Ф.И.О. руководителя отдела кадров) подпись
М.П. (печать организации) дата
«____» __________ 20____ г.

Образец заверения (нотариус):

Нотариальная контора «_________»
____________________________________
(Ф.И.О. нотариуса) подпись, печать
Подтверждаю, что копия документа полностью соответствует оригиналу.

Подача копии в Пенсионный фонд

5.1 Подача в бумажном виде

1. Подготовьте заверенную копию (каждый лист) и оригинал трудовой книжки.
2. Заполните заявление о предоставлении копии (образец можно скачать на официальном сайте ПФР).
3. Отнесите пакет документов в территориальное отделение ПФР по месту жительства.
4. Получите расписку о приёме документов.

5.2 Подача в электронном виде (через личный кабинет)

С 2021 года ПФР принимает скан‑копии трудовых книжек через Личный кабинет страхователя. Процедура:

1. Перейдите на https://lk.pfrf.ru и авторизуйтесь (ЭЦП, BankID, СМС‑код).
2. В меню слева выберите «Коммуникации с ПФР» → «Сведения о трудовых отношениях».
3. Нажмите кнопку «Добавить документ» и загрузите PDF‑файл с заверенной копией.
4. Укажите цель передачи (например, «Оформление пенсии»).
5. Подтвердите отправку – система автоматически сформирует подтверждение.

После обработки ваш электронный документ будет привязан к вашему личному кабинету, и вы сможете отслеживать статус заявки.

5.3 Сроки и штрафы

• По законодательству РФ штрафов за несвоевременную сдачу копий нет, однако задержка может привести к отсрочке назначения пенсии.
• В Украине, согласно разъяснениям ПФУ, штрафов за позднюю сдачу сканов также не предусмотрено, но рекомендуется подавать документы как можно раньше.

Контакты для обращения

Официальный сайт

www.pfrf.ru – основной портал Пенсионного фонда России.

Для граждан Украины: www.pfu.gov.ua.

Горячая линия

• Россия: 8‑800‑555‑55‑55 (круглосуточно, бесплатный звонок).
• Украина: 0‑800‑300‑300 (служба поддержки ПФУ).

Номера телефонов региональных отделений

Электронный адрес

Для письменных запросов используйте info@pfrf.ru (Россия) или info@pfu.gov.ua (Украина).

Личный кабинет (личный прием)

• Россия: https://lk.pfrf.ru
• Украина: https://cab.pfu.gov.ua

График приёма в отделениях

• Пн‑Пт: 09:00‑18:00
• Сб: 10:00‑14:00
• Вс: выходной

Отделы, отвечающие за трудовые книжки

• Отдел кадров и социальной защиты – приём и проверка копий.
• Отдел расчёта пенсий – проверка стажа.
• Отдел информационных технологий – поддержка электронных заявок.

Руководство (ключевые лица)

Отзывы и обсуждения

Для получения реального опыта от граждан можно посетить:

• Форум «Госуслуги»: forum.gosuslugi.ru – раздел «Пенсия и трудовые книжки».
• Сайт «Отзовик»: otzovik.com – отзывы о работе региональных отделений ПФР.
• Группа в «ВКонтакте» «Пенсионный фонд России – вопросы и ответы» – активные обсуждения и ответы специалистов.

Заверенная копия трудовой книжки – важный документ, без которого невозможно корректно оформить пенсию, получить кредит или воспользоваться социальными льготами. Следуйте рекомендациям, описанным в статье, и используйте указанные контакты, чтобы процесс прошёл быстро и без ошибок.

Если у вас остались вопросы, звоните по горячей линии или пишите в личный кабинет – специалисты помогут вам на каждом этапе.