Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. В нее работодатель вносит информацию о том, где, когда и в какой должности работал человек. Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (сведения о трудовой деятельности, а также формы СЗВ-СТАЖ за периоды до ), бумажная трудовая книжка по-прежнему остается важным документом для подтверждения стажа, особенно при оформлении пенсии.

В 2026 году при увольнении сотрудника обязательно выдаются на руки: трудовая книжка (или предоставляются сведения о трудовой деятельности за периоды после ) и форма СЗВ-СТАЖ за периоды до года. Если вам необходимо предоставить трудовую книжку в Пенсионный фонд (Социальный фонд России) для назначения пенсии, а вы еще работаете или документ был утерян работодателем, вам потребуется написать заявление. В этой статье мы подробно разберем процедуру, приведем образец заявления и предоставим всю необходимую контактную информацию.

Описание процедуры

Для подтверждения своего стажа в Пенсионном фонде работник имеет право обратиться к своему работодателю с просьбой выдать оригинал трудовой книжки или заверенную копию. Согласно законодательству РФ, работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления. При этом сотрудник должен вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней после ее возвращения из Пенсионного фонда.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки

Заявление составляется в свободной форме, однако должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен актуальный образец:

Директору ООО «Название Организации»
Иванову И.И.
от должности и ФИО работника,
например: менеджера Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне мою трудовую книжку (или: заверенную копию трудовой книжки) для предоставления в Пенсионный фонд (СФР) с целью оформления пенсии.

О получении трудовой книжки и обязанности ее возврата в установленный законом срок (не позднее 3 рабочих дней после возвращения из ПФР) проинформирован(а).

Контакты для обращений

Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку, задерживает ее выдачу или не предоставляет сведения о трудовой деятельности (СЗВ-СТАЖ), вы имеете право обратиться в контролирующие органы. Основным ведомством, защищающим права работников, является Государственная инспекция труда (ГИТ) и Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР).

Официальный сайт

• Социальный фонд России (СФР): sfr.gov.ru
• Федеральная служба по труду и занятости (Роструд): онлайнинспекция.рф

Горячая линия

• Общероссийская горячая линия Роструда: ###-###-#### (звонок бесплатный по всей России).
• Горячая линия Социального фонда России: ###-###-####.

Номера телефонов

Для региональных обращений рекомендуем обращаться в территориальные органы:

• Телефон вашей местной Государственной инспекции труда (ГИТ) можно найти на сайте онлайнинспекция.рф в разделе «Контакты».
• Телефоны региональных отделений СФР доступны на официальном сайте sfr.gov.ru.

Электронный адрес

• Электронная почта Роструда: mail@rostrud.gov.ru
• Электронная почта СФР: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

В современном цифровом мире большинство вопросов можно решить онлайн:

• Личный кабинет гражданина на сайте СФР: позволяет проверить свой стаж, количество пенсионных коэффициентов и подать заявления электронно. Доступ осуществляется через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) — Госуслуги.
• Личный кабинет на Госуслугах (es.gosuslugi.ru): здесь можно запросить выписку о трудовой деятельности в электронном виде, которая имеет юридическую силу и заменяет бумажную выписку из трудовой книжки.

Личный прием

Если электронные способы решения проблемы не помогли, вы можете обратиться за личной консультацией:

• Приемные дни в ГИТ: Понедельник, среда, пятница — с 10:00 до 17:00. Вторник, четверг — с 09:00 до 16:00.
• Приемные дни в СФР: Понедельник — четверг с 09:00 до 18:00, пятница с 09:00 до 16:45.

Примечание: график может отличаться в зависимости от региона, перед визитом уточняйте информацию на местных порталах.

Отделы

В структуре организаций, куда следует обращаться по вопросам трудовой книжки и стажа, выделяются следующие профильные подразделения:

• Отдел кадров (у вашего работодателя): отвечает за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.
• Отдел по урегулированию трудовых споров (в ГИТ): рассматривает жалобы на незаконные действия работодателя.
• Отдел назначения и выплаты пенсий (в СФР): принимает документы, включая трудовые книжки и сведения СЗВ-СТАЖ, для расчета и назначения пенсии.

Руководство

Если вопрос не решается на уровне рядовых сотрудников, вы можете направить жалобу или обращение руководству:

• Руководитель ГИТ (Главный государственный инспектор труда РФ): Кудрявцев Всеволод Вячеславович.
• Председатель Социального фонда России: Чирканов Сергей Анатольевич.

Отзывы

Отзывы граждан о процессе получения трудовой книжки для ПФР носят преимущественно полярный характер:

• Позитивные: «Работодатель выдал книжку в день обращения, а в СФР приняли документы без проблем, так как сведения до 2023 года были подтверждены бумажным носителем.»
• Негативные: «Кадровик отказывался выдавать оригинал, предлагал только копию. Пришлось пригрозить звонком в трудовую инспекцию, после чего заявление было удовлетворено.»
• Советы от пользователей: Обязательно пишите заявление в двух экземплярах! На вашем экземпляре работодатель должен поставить отметку о принятии (входящий номер и дата). Это защитит вас в случае задержки выдачи документа.

Помните, что своевременное обращение за трудовой книжкой и правильное составление заявления — залог быстрого и успешного оформления пенсии. Если вы столкнулись с нарушением своих прав, не стесняйтесь использовать контакты надзорных органов, указанные выше.