В процессе ведения кадрового учета организации нередко сталкиваются с запросами от Социального фонда России (СФР — правопреемника Пенсионного фонда РФ) относительно подтверждения стажа ранее работавших сотрудников. Такие запросы могут поступать при назначении пенсии, восстановлении утерянной трудовой книжки или в рамках проверок. В данной статье мы подробно разберем, как правильно реагировать на запросы СФР, можно ли ответить отказом и какие контакты могут понадобиться для решения вопросов.

Описание ситуации: как и почему запрашивают стаж

Территориальные органы СФР (ранее ПФР) направляют запросы работодателям для подтверждения периодов работы сотрудников. Чаще всего это происходит, если:

• Сотрудник утерял трудовую книжку и желает восстановить стаж через фонд.
• Сведения индивидуального лицевого счета не совпадают с данными, указанными в трудовой книжке.
• Возникли разночтения в отчетности (например, в форме СЗВ-СТАЖ).

Важно помнить: при увольнении работника сведения о его стаже отдельно представлять в СФР не нужно. Форма СЗВ-СТАЖ сдается один раз в год на всех застрахованных лиц по итогам отчетного периода. Однако, если фонд прислал официальный запрос, ответить на него необходимо в установленный срок.

Можно ли ответить, что мы не располагаем информацией?

Частый вопрос кадровиков: «Можно ли ответить на запрос ПФ РФ о подтверждении стажа ранее работавшего работника, что мы не располагаем информацией?»

Ответ зависит от реальной ситуации:

1. Документы утеряны: Если документы, которые могут подтвердить стаж сотрудника и его заработную плату, у вас действительно утеряны (например, из-за пожара, затопления или ликвидации архива), Вам ничего не остается, как официально уведомить СФР о данном факте. Желательно приложить справку из архива или акт об уничтожении документов, если таковые имеются.
2. Сотрудник у вас никогда не работал: Если запрос пришел по человеку, который числился в штате, но данные о нем не сохранились, или если вы уверены, что он у вас не работал, об этом также нужно сообщить фонду.
3. Документы есть, но вы не хотите их предоставлять: Отказ от предоставления имеющихся сведений является неправомерным. К сожалению, территориальные органы ПФР (СФР) иногда неправомерно исключают из стажа периоды, не подтвержденные работодателем, что вредит самому работнику. За непредоставление информации предусмотрена административная ответственность.

Как подтвердить стаж: алгоритм действий

Если ФСС или СФР прислала организации запрос о подтверждении стажа сотрудника с предыдущего места работы, подтвердить это можно следующими документами:

• Копия трудовой книжки (если она хранится у работодателя, например, по совместительству);
• Копии приказов о приеме на работу и увольнении;
• Копии лицевых счетов по начислению заработной платы;
• Копии табелей учета рабочего времени.

Ответ на запрос составляется на официальном бланке организации за подписью руководителя и заверяется печатью (при наличии).

Контакты для обращений

Для оперативного решения вопросов, связанных с подтверждением стажа или уточнением данных, можно использовать следующие каналы связи.

Официальный сайт

С 2023 года Пенсионный фонд РФ объединен с Фондом социального страхования в единый Социальный фонд России (СФР).

• Официальный сайт СФР: sfr.gov.ru
• Портал Госуслуг: gosuslugi.ru (для заказа выписок и подачи обращений)

Горячая линия и номера телефонов

Для консультаций по вопросам пенсионного обеспечения и подтверждения стажа работают следующие телефоны:

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-01 (звонок бесплатный по всей России)
• Телефон доверия (для сообщений о фактах коррупции): 8 (800) -00-05-60
• Региональные отделения: номера телефонов зависят от вашего субъекта РФ. Актуальные контакты можно найти на сайте СФР в разделе «Контакты региональных отделений».

Электронный адрес

Направить официальное обращение или скан-копию ответа на запрос можно через электронную приемную на сайте СФР. Прямые email-адреса региональных отделений различаются (формат: info@ro##.sfr.gov.ru, где ## — код региона).

Личный кабинет и электронные сервисы

Для самого работника, желающего узнать свой стаж работы и количество накопленных баллов, предусмотрен удобный дистанционный сервис. Работодатель также может использовать электронные сервисы для сверки данных.

• Личный кабинет гражданина на сайте СФР: для входа используется учетная запись на портале Госуслуг; Здесь можно заказать выписку из лицевого счета. Выписка будет готова в день обращения.
• Личный кабинет страхователя (работодателя): доступен через сайт СФР. Используется для сдачи отчетности (включая СЗВ-СТАЖ) и сверки расчетов.
• Госуслуги: чтобы узнать стаж работы через Госуслуги, необходимо заказать выписку о состоянии лицевого счета (перейти на форму заявки можно из основного меню, раздел «Пенсия, пособия и льготы»).

Примечание: для внесения дополнительных сведений о периодах вашей работы (если вы работник) необходимо обратиться в территориальный орган СФР лично и предоставить подтверждающие факт трудовой деятельности документы.

Личный прием и график работы

Если вопрос требует очного обсуждения (например, необходимо предоставить оригиналы архивных справок), следует обратиться на личный прием в клиентскую службу СФР;

• График приема: Стандартный график работы территориальных органов СФР — с понедельника по пятницу с 09:00 до 17:00 (в некоторых регионах до 18:00 или 20:00). В субботу и воскресенье — выходной. Некоторые отделения работают в субботу в сокращенном режиме.
• Предварительная запись: Рекомендуется записываться на прием через портал Госуслуг или по телефону Единого контакт-центра, чтобы избежать очередей.

Отделы СФР

В структуре Социального фонда России вопросами подтверждения стажа занимаются следующие подразделения:

• Отделение назначения и выплаты пенсий: рассматривает документы при выходе сотрудника на пенсию.
• Отделение персонифицированного учета: отвечает за ведение лицевых счетов, корректировку стажа и обработку отчетности СЗВ-СТАЖ от работодателей.
• Клиентская служба (отдел по работе с обращениями граждан): первичный прием запросов, консультирование.

Руководство

Если вы не согласны с действиями сотрудников фонда (например, фонд неправомерно исключает периоды стажа из-за технической ошибки или отсутствия ответа от бывшего работодателя), вопрос можно поднять на уровне руководства:

• Руководитель территориального отделения СФР: принимает решения по сложным и спорным ситуациям в рамках региона.
• Заместители председателя СФР: курируют отдельные направления (учет, назначение пенсий).
• Председатель Социального фонда России: высшая инстанция для обращений внутри фонда.

Обратиться к руководству можно через форму электронной приемной на сайте СФР или заказным письмом с уведомлением.

Отзывы

Анализ отзывов работодателей и граждан по теме подтверждения стажа показывает неоднозначную картину:

• Положительные отзывы: Многие отмечают удобство получения информации через Госуслуги и Личный кабинет СФР. Выписка формируется быстро, в день обращения, что позволяет оперативно выявить нехватку стажа и начать сбор справок.
• Отрицательные отзывы: Работодатели часто жалуются на дублирование запросов (когда СФР и ФСС одновременно запрашивают одни и те же данные) и на отсутствие четких инструкций в запросах. Граждане в отзывах нередко указывают на проблемы с подтверждением стажа из 1990-х и 2000-х годов, когда предприятия были ликвидированы, а архивы утеряны. В таких случаях фонды часто отказывают во включении периодов в стаж, и гражданам приходится восстанавливать свои права через суд.

Грамотное и своевременное реагирование на запросы СФР о стаже работника — это обязанность работодателя, которая напрямую влияет на будущую пенсию сотрудника. При утрате документов важно честно и официально уведомить об этом фонд, а при наличии сведений — предоставить их в установленный законом срок.