С 1 января 2020 года в России вступил в силу Федеральный закон, предусматривающий переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в цифровом виде и передаются для хранения в Социальный фонд России (СФР — правопреемник ПФР). Важно понимать, что ЭТК не имеет физического носителя, и вопрос о том, как передать трудовую книжку в ПФР, сводится к правильной подаче отчетности по форме СЗВ-ТД.

Описание процесса передачи сведений

Переход к новому формату добровольный: за работниками сохраняется право оставить бумажную трудовую книжку. Однако для тех, кто выбрал электронный формат, работодатель обязан выдавать бумажную книжку на руки, а в дальнейшем вести учет только в цифровом виде.

Передача данных не требует физической пересылки документов. Алгоритм действий кадровика выглядит так:

1. Получение заявления от сотрудника о выборе формата книжки (электронный или бумажный).
2. Настройка СЗВ-ТД в кадровой программе.
3. Передача сведений в ПФР (СФР) не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (прием на работу, увольнение, перевод, повышение и т.д.).
4. Ведение карточки Т-2 (даже при ЭТК этот документ остается актуальным).
5. Хранение подтверждений отправки отчетов от фонда.

Способы передачи сведений в ПФР

Работодатель (страхователь) может предоставить отчет СЗВ-ТД следующими способами:

• Через Кабинет страхователя на официальном сайте ПФР (СФР).
• Через специализированного оператора связи (ТКС — телекоммуникационные каналы связи). Для этого необходимо отправить по ТКС Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (форма ЗПЭД).
• Обратившись в клиентскую службу территориального органа ПФР (при личном визите).

Контакты для обращений: Пенсионный фонд России (ПФР / СФР)

Официальный сайт

Основной портал Социального фонда России (объединивший ПФР и ФСС): sfr.gov.ru

Информация по ЭТК также доступна на сайте Минтруда РФ: mintrud.gov.ru

Горячая линия и номера телефонов

По вопросам электронных трудовых книжек и сдачи отчетности можно обратиться по следующим номерам:

• Единый контакт-центр СФР: 8 (800) -00-00-00 (бесплатно по всей России).
• Телефон доверия ПФР (для жалоб и предложений): 8 (495) -87-09-19.
• Региональные номера телефонов клиентских служб уточняйте на официальном сайте СФР по вашему региону.

Электронный адрес

Для отправки юридически значимой отчетности по e-mail не используется (требуется ЭДО и ТКС). Однако для общих консультаций можно использовать:

• Электронная приемная на сайте СФР (раздел «Направить обращение»).
• Email для информационных запросов: info@sfr.gov.ru

Личный кабинет

Для работодателей (страхователей) функционирует «Кабинет страхователя», где можно формировать и отправлять СЗВ-ТД, а также получать квитанции и протоколы ошибок. Вход осуществляется через ЕСИА (Госуслуги).

Для работников (застрахованных лиц) сведения из электронной трудовой книжки можно посмотреть дистанционно:

• В Личном кабинете гражданина на сайте ПФР (СФР).
• На портале Госуслуг (gosuslugi.ru).

Для получения выписки из ЭТК достаточно иметь доступ к сети интернет, нет необходимости тратить время на получение сведений у работодателя.

Личный прием и график приема

Личный прием граждан и представителей юридических лиц осуществляется в территориальных органах СФР (бывшие клиентские службы ПФР).

• График приема: Понедельник — Пятница: с 09:00 до 18:00 (в некоторых регионах до 17:00 или без перерыва на обед).
• Суббота, воскресенье: выходной.

Примечание: Перед личным визитом для сдачи отчетности на бумажном носителе (если численность сотрудников менее 25 человек) рекомендуется уточнять часы приема в вашем отделении, так как они могут незначительно отличаться.

Отделы

Вопросы, связанные с электронными трудовыми книжками и отчетом СЗВ-ТД, решаются через следующие структуры фонда:

1. Отдел персонифицированного учета — отвечает за корректность сдачи отчетности, обработку СЗВ-ТД и исправление ошибок (код ошибки 50, 30 и др.).
2. Клиентская служба (отдел обращения граждан) — консультирует по общим вопросам ведения ЭТК и помогает получить выписку.
3. Группа по работе с обращениями страхователей — помогает работодателям подключиться к ЭДО и разобраться с программами отправки отчетов.

Руководство

Управление процессами перехода на ЭТК и приема отчетности осуществляется на федеральном уровне:

• Министерство труда и социальной защиты РФ, нормативное регулирование и разработка правил ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Социальный фонд России (СФР) — непосредственный прием, обработка и хранение сведений. Руководство фонда курирует председатель и его заместители по регионам.

Отзывы

Переход на ЭТК вызвал широкий резонанс. Вот основные мнения пользователей и специалистов:

• Плюсы: Сотрудники отмечают удобство — данные о стаже всегда под рукой в личном кабинете на Госуслугах или сайте ПФР. Кадровики ценят избавление от необходимости хранить огромные архивы бумажных книжек.
• Минусы: Жалобы на технические сбои при отправке СЗВ-ТД (особенно на следующий рабочий день после выходных или праздников, когда нагрузка на серверы ПФР максимальна). Также работодатели отмечают сложность исправления ошибок в уже отправленных отчетах.
• Общий консенсус: Система требует привыкания, но в долгосрочной перспективе делает процесс учета стажа более прозрачным и защищенным от утери или порчи бумажных документов.

Помните, что своевременная и корректная передача сведений по форме СЗВ-ТД — это прямая обязанность работодателя, за нарушение сроков которой предусмотрены штрафы. Вся нужная информация о вашем стаже надежно хранится в базах фонда, а получить ее вы можете в любое удобное время!